Расчеты с поставщиками и подрядчиками - раздел учета, где наряду с проверкой отражения операций в системе бухгалтерского учета немаловажное значение приобретает оценка системы первичного учета. Связано это в первую очередь с тем, что практически все документы, оформляющие операции данного раздела, поступают в организацию извне. Рассматриваемому участку учета свойственны определенные факторы риска, обусловленные следующими причинами:
отсутствие многократного контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки (как это происходит с документацией, создаваемой на предприятии);
сложность восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов;
большая вероятность несвоевременного поступления подтверждающих документов;
отсутствие унификации значительной части первичных документов, подтверждающих совершение этих операций (особенно операций, связанных с расчетами за оказанные услуги). Отсюда риск того, что первичная документация может быть не признана в качестве подтверждающей, если будут какие-либо сомнения в правильности оформления документов и их комплектности.
Факторы риска, а также возможность разного рода злоупотреблений обусловливают необходимость предварительного исследования системы первичного учета на участке расчетов с поставщиками и подрядчиками. Такой анализ позволит аудитору более подготовлено подойти к проведению основных аудиторских процедур по данному разделу учета, а также обоснованно определить объемы выборки и способы отбора элементов в проверяемую совокупность. Кроме того, предварительный анализ системы первичного учета даст возможность оценить качество первичной учетной документации, которая будет использоваться аудитором в качестве аудиторских доказательств.
Исследование системы первичного учета строится по следующей схеме.
1. Определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних (организационная структура, философия управления и стиль работы руководителей, методы распределения полномочий и ответственности, информационное и кадровое обеспечение, техническая оснащенность) и внешних (требования законодательства, принадлежность организации, специфика отрасли, размеры производства, местоположение, используемые ресурсы) факторов.
2. Оцениваются величины внутрихозяйственного и контрольного рисков системы первичного учета на данном участке с помощью проведения тестов (табл. 3.1 и 3.2). Ответив на поставленные в тестах вопросы, аудитор формулирует свои выводы.
Таблица 3.1. Оценка состояния системы первичного учета
┌──────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐
│ Возможные вопросы │ Возможный круг респондентов │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│1. Всегда ли в организации пер-│Главный бухгалтер, заместитель глав-│
│вичный документ составляется в мо-│ного бухгалтера, бухгалтер кассовых│
│мент совершения хозяйственной опе-│операций и операций с подотчетными│
│рации или сразу по ее окончании │лицами, заведующие складами │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│2. Всегда ли в организации исполь-│Главный бухгалтер, заместитель глав-│
│зуются унифицированные формы доку-│ного бухгалтера, руководители всех│
│ментов │участков бухгалтерии │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│3. Существует ли в организации│Главный бухгалтер, заведующие скла-│
│действующий (работающий) график│дами │
│документооборота │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│4. Существует ли в организации ар-│Главный бухгалтер, начальник отдела│
│хивная служба или лицо, ответст-│по делопроизводству или архивного│
│венное за ведение архива │отдела │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│5. Прописаны ли в графиках доку-│Главный бухгалтер, начальник отдела│
│ментооборота ответственные лица и│по делопроизводству или архивного│
│сроки сдачи документов в архив │отдела │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│6. Определены ли в приказе по до-│Главный бухгалтер, начальник отдела│
│кументообороту или ином внутреннем│по делопроизводству или архивного│
│распорядительном документе сроки│отдела │
│хранения первичной учетной доку-│ │
│ментации │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│7. Составляются ли на документы с│Главный бухгалтер, начальник отдела│
│истекшим сроком хранения или не│по делопроизводству или архивного│
│подлежащим хранению акты о выделе-│отдела │
│нии документов к уничтожению │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│8. Оформлены ли дела с первичной│Главный бухгалтер, начальник отдела│
│документацией должным образом│по делопроизводству или архивного│
│(касается тех документов, которые│отдела │
│в соответствии с законодательством│ │
│должны быть переплетены и подоб-│ │
│раны в хронологическом порядке,│ │
│например кассовые, банковские до-│ │
│кументы, авансовые отчеты) │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│9. Какова периодичность проведения│Руководитель, главный бухгалтер,│
│проверок соблюдения кассовой дис-│бухгалтер по учету кассовых операций│
│циплины кредитными учреждениями│ │
│или органами ИМНС. Когда в послед-│ │
│ний раз проводилась такая проверка│ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│10. Существует ли практика визиро-│Руководитель, главный бухгалтер,│
│вания договоров и иных юридических│начальник юридической службы или│
│документов главным бухгалтером│договорного отдела │
│или иным ответственным работником│ │
│бухгалтерии │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│11. Присутствует ли в должностных│Руководитель, главный бухгалтер, на-│
│инструкциях работников, занятых│чальник отдела кадров │
│оформлением первичных учетных до-│ │
│кументов, запись об ответственнос-│ │
│ти за несоблюдение правил оформле-│ │
│ния документации │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│12. Своевременно ли главный бух-│Главный бухгалтер или иное ответст-│
│галтер или иное ответственное лицо│венное лицо, работники, отвечающие│
│подписывают первичные документы,│за создание и оформление документов │
│требующие их визы │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│13. Определены ли в графиках доку-│Главный бухгалтер │
│ментооборота или иной распоряди-│ │
│тельной документации лица, ответс-│ │
│твенные за оформление того или│ │
│иного первичного документа на кон-│ │
│кретном участке совершения хозяй-│ │
│ственной операции │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│14. Существует ли практика заклю-│Руководитель, главный бухгалтер, ру-│
│чения договоров материальной от-│ководитель договорного отдела │
│ветственности на участках учета│ │
│кассовых операций и участках учета│ │
│ТМЦ │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│15. Организуются ли главным бух-│Руководитель, главный бухгалтер, на-│
│галтером или внутренней аудиторс-│чальник ревизионной службы (при на-│
│кой службой в организации про-│личии таковой) │
│верки с целью определения на-│ │
│личия и комплектности первичных│ │
│документов и с целью выявления на-│ │
│рушений при оформлении документов │ │
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│16. Каков примерный процент авто-│Главный бухгалтер, начальник отдела│
│матизации при создании первичных│автоматизации (или иного аналогично-│
│учетных документов │го подразделения), лица, ответствен-│
│ │ные за создание первичных документов│
├──────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤
│17. Каким образом созданные пер-│Главный бухгалтер, начальник отдела│
│вичные документы попадают в бух-│автоматизации (или иного аналогично-│
│галтерию для дальнейшей обработки │го подразделения), лица, ответствен-│
│ │ные за создание первичных документов│
└──────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘
Таблица 3.2. Оценка состояния внутреннего контроля (ВК) в системе первичного учета
┌────────────┬──────────────────────┬───────────────────────────────────┐
│Наименование│ Конечные задачи │ Возможные методы проведения │
│ процедуры │ процедуры контроля │ процедуры контроля в организации │
│ контроля │ │ │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│1. Контроль │1) Все хозяйственные│Систематическая проверка первичной│
│законности │операции совершаются и│документации на наличие необходимых│
│совершения │соответственно фикси-│подписей службой ВК │
│операции и │руются в СОПУ с пись-├───────────────────────────────────┤
│создания │менного разрешения ру-│Отказ в принятии документа в обра-│
│первичного │ководства или уполно-│ботку работниками бухгалтерии без│
│документа │моченных на то лиц │соответствующих подписей │
│ │ ├───────────────────────────────────┤
│ │ │Отказ конкретных исполнителей в ис-│
│ │ │полнении хозяйственной операции без│
│ │ │соответствующих письменных распоря-│
│ │ │жений │
│ ├──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│ │2) Все хозяйственные│Проверка службой ВК соответствия│
│ │операции совершаются в│произведенных и зафиксированных на│
│ │строгом соответствии с│носителе операций хозяйственным до-│
│ │заключенными договора-│говорам и действующему законода-│
│ │ми и действующим зако-│тельству │
│ │нодательством ├───────────────────────────────────┤
│ │ │Визирование договоров и прочих│
│ │ │юридических актов главным бухгалте-│
│ │ │ром или другим уполномоченным ра-│
│ │ │ботником бухгалтерии │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│2.Формальная│3) Весь массив первич-│Систематическая проверка службой ВК│
│проверка до-│ных документов в части│наличия всех обязательных реквизи-│
│кументации │наличия необходимых│тов в документах │
│на наличие│реквизитов отвечает├───────────────────────────────────┤
│всех обяза- │требованиям законода-│Контроль со стороны работников│
│тельных │тельства о бухгалтерс-│бухгалтерии, обрабатывающих конк-│
│реквизитов │ком учете │ретные документы, за правильностью│
│ │ │оформления документов │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│3. Соответс-│4) Достижение уверен-│Проведение систематических инвента-│
│твие первич-│ности в том, что на│ризаций на соответствие фактических│
│ной докумен-│каждую операцию сос-│остатков активов и пассивов органи-│
│тации регис-│тавлен документ, вер-│зации их учетным значениям службой│
│трируемым │но зафиксировавший со-│ВК │
│оперативным │вершенный оперативный├───────────────────────────────────┤
│фактам │факт │Арифметический и логический конт-│
│ │ │роль со стороны работников бухгал-│
│ │ │терии, обрабатывающих документацию,│
│ │ │за соответствием совершенной опера-│
│ │ │ции оформленному оправдательному│
│ │ │документу │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│4. Контроль │5) Достижение уверен-│Проверка службой ВК полноты регист-│
│полноты ре-│ности, что все первич-│рации документов в учетных регист-│
│гистрации │ные документы в орга-│рах │
│первичных │низации будут введены ├───────────────────────────────────┤
│документов │и обработаны │Контроль со стороны бухгалтерии за│
│ │ │отклонениями в нумерации докумен-│
│ │ │тов, ведение журналов регистрации│
│ │ │первичных учетных документов, еди-│
│ │ │ная нумерация первичной документа-│
│ │ │ции │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│5. Контроль │6) Точный количествен-│Автоматический ввод бухгалтерской│
│точности │ный и качественный│проводки с документа с помощью│
│регистрации │перенос данных из до-│соответствующих программных продук-│
│и обработки │кумента в систему уче-│тов │
│первичных │та ├───────────────────────────────────┤
│документов │ │Проверка службой ВК соответствия│
│ │ │занесения данных из первичного до-│
│ │ │кумента в систему бухгалтерского│
│ │ │учета │
│ │ ├───────────────────────────────────┤
│ │ │Обязательная контировка первичных│
│ │ │документов бухгалтером, производя-│
│ │ │щим их обработку │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│6. Контроль │7) Достижение уверен-│Проверка службой ВК соответствия│
│своевремен- │ности в том, что прин-│даты документа дате его регистрации│
│ности регис-│цип временной опреде-│в учетном регистре │
│трации и об-│ленности в организации├───────────────────────────────────┤
│работки пер-│соблюден │Проведение инвентаризации активов│
│вичных доку-│ │и сверок расчетов с целью установ-│
│ментов │ │ления реальности числящихся в учете│
│ │ │сумм на определенную дату │
│ │ ├───────────────────────────────────┤
│ │ │Система поощрений и наказаний за│
│ │ │выполнение бухгалтером-исполнителем│
│ │ │своих обязанностей, в том числе за│
│ │ │своевременность регистрации доку-│
│ │ │ментов │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│7. Контроль │8) Достижение уверен-│Проверка службой ВК исполнения фун-│
│документопо-│ности в том, что в ор-│кций персонала, задействованного в│
│токов │ганизации исполняются│системе документооборота в соответ│
│ │действующие графики│ствии с действующими графиками │
│ │документооборота ├───────────────────────────────────┤
│ │ │Контроль со стороны бухгалтерии за│
│ │ │сроками оборота документов │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│8. Контроль │9) Достижение уверен-│Проверка службой ВК организации│
│организации │ности в том, что в│хранения документов в процессе те-│
│обработки и │процессе регистрации и│кущей деятельности │
│регистрации │обработки информации├───────────────────────────────────┤
│документов │вся первичная докумен-│Определение круга лиц, имеющих пра-│
│(с точки │тация будет защищена│во доступа к той или иной докумен-│
│зрения за- │от несанкционированно-│тации, контроль со стороны работни-│
│щиты инфор- │го доступа │ков бухгалтерии за документами,│
│мации) │ │находящимися у них на обработке │
│ │ ├───────────────────────────────────┤
├────────────┤ │Практика введения паролей на АРМах,│
│9. Контроль │ │установление системным оператором│
│системы за- │ │определенного порядка доступа к ин-│
│щиты инфор- │ │формации с другого АРМа │
│мации в ус- │ │ │
│ловиях КОД │ │ │
├────────────┼──────────────────────┼───────────────────────────────────┤
│10. Контроль│10) Достижение уверен-│Проверка службой ВК соблюдения│
│организации │ности в том, что в│требований нормативных актов в│
│архивной │системе хранения доку-│части организации архивной службы │
│службы │ментов не будет допу-├───────────────────────────────────┤
│ │щено утери или исправ-│Контроль со стороны бухгалтерии│
│ │ления первичной доку-│за соблюдением сроков сдачи доку-│
│ │ментации на протяжении│ментации в архив и сроков хранения│
│ |
обратная связь
