Бухгалтерский учет начисления заработной платы на предприятии

Главный бухгалтер должен располагать полной информацией о кадровом составе сотрудников на предприятии. Он должен иметь документы, в которых зафиксировано, кто и на каких условиях работает на данном предприятии. Один экземпляр всех документов по кадровому составу должен поступать в распоряжение главного бухгалтера. Указанные документы могут быть в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя предприятия.
Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы организации используют унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01. 2006 г. № 1.
Основанием для приема на работу в ООО «ТехПромСервис» является приказ (распоряжение)  руководителя предприятия (Приложение 6).    
Приказ составляется в одном экземпляре на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием работников. На оборотной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать работник, указывает, в качестве кого может быть использован работник, его разряд, оклад, испытательный срок. После этого приказ визируется в соответствующей службе с целью подтверждения оклада и его соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят  работника под его расписку. Приказ о приеме на работу передается в бухгалтерию организации, где открывается лицевой счет на вновь принятого работника.
На каждого работника ООО «ТехПромСервис» заполняется форма № Т-2 «Личная карточка» (Приложение 7), в которой содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, сведения о назначении и перемещении, отпуске.
На основе личных карточек составляются сводные данные о численности и составе работников предприятия.
Форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику» применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. Приказ заполняется в двух экземплярах (один - в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию), подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации и самим работником. В бухгалтерии в этом документе указываются выплаты, произведенные работнику за период, предшествующий отпуску.
Форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» оформляется при увольнении работника и заполняется в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации. Делается отметка о полученных, но не сданных материальных ценностях. Непосредственно в приказе рассчитывается зарплата увольняемого работника.
Для учета использования  рабочего времени в ООО «ТехПромСервис» применяют следующие формы учета:
Форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета зарплаты» применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени персонала организации, получения данных об отработанном времени, расчета зарплаты. Табельный учет ведется табельщиком (бригадиром, мастером и т.п.) и подписывается начальником структурного подразделения. Данные табельного учета используют при составлении статистической отчетности и начислении зарплаты. На основании этого документа начисляется зарплата за отработанное время работникам с повременной оплатой труда и с окладом по штатному расписанию.
Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» используется для контроля и регистрации своевременной явки на работу и ухода с работы, выявления причин опозданий и неявок на работу, а также регистрация часов простоя и часов сверхурочной работы, учета  отработанного времени. Данные формы № Т-13 используются для начисления зарплаты по видам и направлениям затрат (Приложение 8).
К документам учета заработной платы относятся: форма № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», форма № Т-51 «Расчетная ведомость», форма  № Т-53 «Платежная ведомость», форма № 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» и форма № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица и едином социальном налоге» (См. Приложение 9,10,11)
Форма № Т-54 «Лицевой счет» заводится отдельно на каждого работника организации на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу и используется для отражения расчетов по оплате труда. В лицевом счете указываются фамилия, имя и отчество работника, структурное подразделение, табельный номер, семейное положение, количество детей и иждивенцев, другие сведения о работнике, его перемещение в организации, об использовании отпуска и т. д. Ежемесячно в лицевом счете приводятся данные о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый. Основанием для заполнения лицевых счетов являются первичные документы: табель учета использования рабочего времени  для расчета повременной оплаты труда и по окладам; листки нетрудоспособности; приказы о выплате премий, оказания материальной помощи; расчеты по оплате отпусков; решения судебных органов на удержание по исполнительным листам и т.д.
На основании данных лицевых счетов исчисляется средний заработок при расчете оплаты за отпуск, пособий по временной нетрудоспособности, они также используются при начислении пенсий. Результаты произведенных в лицевых счетах расчетов сумм заработной платы, подлежащих выдаче работникам, переносятся затем в расчетно-платежную ведомость, в налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ) и в справки о доходах физических лиц и едином социальном налоге (форма № 2-НДФЛ).
На предприятии также применяется форма № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», в которой отражается начисление и выплата заработной платы, пособий, отпускных и премий работникам организации. Заполняется ведомость непосредственно по данным лицевых счетов работников. Она составляется в бухгалтерии и оформляется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Для каждого сотрудника предприятия в ведомости отводится одна строка. Расчетно-платежная ведомость является не только регистром аналитического учета расчетов с работниками, но и выполняет функцию расчетного и платежного документа. При получении денег работники расписываются в ведомости. После выплаты зарплаты в ней указываются выплаченная и депонированная суммы, а также кто произвел выплату (должность, подпись и расшифровка подписи).
Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций - расчетного документа, платежного документа - и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.
Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации дополнительно на каждого работника открывают лицевые счета (формы N Т-54 и N Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.
Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме N Т-51.
Учет расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «ТехПромСервис» включает следующие операции:
    учет отработанного и неотработанного времени;
    расчет заработной платы и других выплат;
    распределение зарплаты по направлениям затрат;
    расчет удержаний;
    погашение задолженности перед персоналом.
Начисление заработной платы  по окладно - премиальной системе оплаты труда рассмотрим на следующем примере:
Согласно штатному расписанию (Приложение 6) и трудового договора (Приложение 3) Григорьеву Ивану Александровичу назначена заработная плата в размере 3500 рублей.
В августе 2008г. Ивановым И.А. было отработано 23 дня из 23 дней рабочих, таким образом, заработная плата за август Иванову И.А. составляет 3500 рублей, что отражается в Расчетно-платежной ведомости за август (Приложение 9).
При сдельной оплате труда заработная плата рассчитывается исходя из количества выполненной работы и сдельной расценки за каждую выполненную работу.
Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и начисления заработной платы при сдельной оплате труда применяют наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и акты о приемке выполненных работ.
В связи с особенностями производственного процесса в ООО «ТехПромСервис» часто возникают ситуации сверхурочной работы персонала предприятия.
Сверхурочная работа - работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
В соответствии со ст. 152 Трудового кодекса РФ сверхурочная работа в ООО «ТехПромСервис» оплачивается за первые 2 часа работы в полуторном размере, а за последующие часы - в двойном размере.
Так, по приказу руководителя организации работник Косарев В.В. отработал сверхурочно 20 июня 2008 г. 4 часа сверхурочно. Часовая ставка Косарева В. В. составляет - 80 руб./ч. В июне месяце 2008 г. - 21 рабочий день, или 168 часов. Косарев В. В. отработал июнь месяц полностью.
Произведем расчет заработной платы работника, в том числе и оплаты сверхурочных часов:
1) основная заработная плата работника за июнь месяц 2008 г. составила:
168 часов х 80 руб./ч = 13 440 руб.;
2) доплата за первые 2 часа сверхурочных работ составит:
2 часа х 80 руб./ч х 1,5 = 240 руб.;
3) доплата за последующие 2 часа сверхурочных работ составит:
2 часа х 80 руб./ч х 2,0 = 320 руб.
Общая сумма заработной платы Косарева В.В. за июнь месяц 2008 г. с учетом доплаты за сверхурочную работу составила - 14 000 руб. (13 440 руб. + 240 руб.+ 320 руб.).
Также в процессе деятельности ООО «ТехПромСервис» часто возникают ситуации, когда работнику предприятия приходится исполнять обязанности временно отсутствующего сотрудника. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ работнику, выполняющему у одного и того же работодателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или исполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) временно отсутствующего работника.
При совмещении должностей в ООО «ТехПромСервис» установлены следующие виды доплат:
1) в размере 30% от должностного оклада замещаемой должности.
Так, на работника организации с 1 июня 2008 г. приказом руководителя возложены дополнительные обязанности по совмещению. Согласно приказу, а также коллективному договору доплата за совмещение профессий производится в размере 30% от должностного оклада замещаемой должности.
По штатному расписанию должностной оклад по замещаемой должности составляет - 8000 руб., а оклад работника - 9000 руб.
В июне месяце 2008 г. работник отработал месяц полностью.
Расчет заработной платы с учетом доплаты за совмещение должностей производится следующим образом:
1. Сумма доплаты за июнь месяц 2008 г. составит 1600 руб. (8000 руб. х 20%).
2. Общая сумма заработной платы работника за июнь месяц 2008 г. с учетом доплаты за совмещение 10 600 руб. (9000 руб. + 1600 руб.).
Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям) осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.
Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, на производственных предприятиях оформляют следующей бухгалтерской записью:
Дебет счета 20 «Основное производство» - оплата труда основного производственного персонала;
Дебет счета 23 «Вспомогательное производство» - оплата труда вспомогательного производственного персонала;
Дебет счета 29 «Обслуживающее производство» - оплата труда обслуживающего  производственного персонала;
Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» - оплата труда управленческого персонала организации;
Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на всю сумму начисленной оплаты труда.
Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают по дебету счетов 07, 08, 10, 11, 15 и кредиту счета 70.