Одним из важнейших условий стабильного финансового положения любого предприятия в современных условиях является четкая организация расчетов с партнерами. Отсутствие должного внимания к задолженности покупателей и заказчиков может спровоцировать нехватку средств для погашения своей задолженности перед поставщиками, бюджетом, сотрудниками. Управление дебиторской задолженностью по товарным операциям – это часть общей политики организации по выбору условий реализации продукции на определенный период времени, оптимизации общего размера дебиторской задолженности и по обеспечению ее своевременной инкассации для достижения заданного уровня финансовой устойчивости организации.
В системе управления дебиторской задолженностью в АК «Трансаэро», как и в любой другой системе, выделяют управляющую и управляемую подсистемы, которые соответственно представлены субъектами и объектами управления. К объектам управления следует отнести непосредственно расчеты с дебиторами по товарным операциям. Субъекты управления — службы и органы управления, которые используют единые приемы, характерные для управленческой деятельности в целом, и специфические методы целенаправленного воздействия на объект.
Стратегия управления дебиторской задолженностью по товарным операциям подразумевает общее направление развития ситуации с объектом и пороговые значения (правила и ограничения) по его величине и структуре, которые бы гарантировали достижение приемлемого уровня финансовой устойчивости на данном этапе развития организации. Управление дебиторской задолженностью по товарным операциям предполагает решение следующего комплекса задач (рис. 3.2).
Функции Задачи
Рис. 3.2. Взаимосвязь функций и задач управления дебиторской задолженностью
Тактика управления дебиторской задолженностью по операциям — это конкретные методы и приемы достижения заданного уровня финансовой устойчивости организации в определенной ситуации и в определенный момент времени. Задача тактики управления — выбор наиболее оптимального решения и способов его воплощения в сложившейся ситуации.
Применительно к расчетам с дебиторами, на наш взгляд, равноправное положение среди вышеприведенных занимают функции учета и анализа (рис. 3.3)
Рис. 3.2 Взаимосвязь функций и задач управления дебиторской задолженностью
Для того чтобы руководство и административные работники могли влиять на процесс управления дебиторской задолженностью организации, они должны иметь полную информацию о ходе всех хозяйственных процессов. Основную информационную нагрузку выполняют три функции управления расчетами: учет, анализ и контроль. Задача максимального использования экономической информации для принятия оптимальных управленческих решений не может быть решена только в рамках учета, поскольку такая информация характеризует расчеты с дебиторами с количественной стороны, не позволяя принимать эффективные тактические и стратегические решения. В этих условиях следует положительно расценивать процесс взаимодействия учета, анализа и контроля, который находит свое отражение в формировании учетно-аналитической информации управленческой деятельности. Процесс и результаты такого взаимодействия реализуются в рамках механизма мониторинга.
Цель мониторинга – объективная, очищенная от эмоций оценка состояния объекта мониторинга, происходящих с ним изменений и их причин на каждом этапе его жизненного цикла, как основа для корректирующих воздействий .
Само понятие мониторинга стало использоваться в экономической науке сравнительно недавно, лишь в последние несколько лет, поэтому четкого определения экономического мониторинга на сегодняшний день не сформулировано. Сложность формулировки понятия мониторинг связана также с принадлежностью его как к сфере науки, так и к сфере практики. Он может рассматриваться и как способ исследования реальности, используемый в различных науках, и как способ обеспечения сферы управления различными видами деятельности посредством представления своевременной и качественной информации.
Английское слово monitoring означает “наблюдение, процесс отслеживания происходящего, фиксация увиденного”. В общем виде мониторинг определяют как «постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или исходному положению» .
Экономический мониторинг обычно проводится для поиска тенденций и закономерностей, характерных для определенного периода деятельности организации, ситуации на рынках сбыта, технологического процесса. Мониторинг в хозяйственной деятельности любой коммерческой организации необходим, поскольку он позволяет выявить, насколько часто происходят нарушения в той или иной области. Для достижения достоверных результатов следует проводить наблюдение в течение длительного периода времени. Только в том случае, когда закономерности выявлены, возможен их анализ.
Специфика расчетов с дебиторами, разнообразие договорных отношений, а также значимость этого участка учета обуславливают необходимость выделения в едином механизме управления хозяйственной деятельностью организации особого операционного сегмента – мониторинга расчетов с дебиторами по товарным операциям (МРДТ). Сравнительный анализ литературы по вопросам мониторинга позволил сформулировать понятие МРДТ, под которым мы понимаем систему комплексного непрерывного наблюдения, анализа и предоставления информации о количественных и качественных параметрах дебиторской задолженности, которая обеспечивает возможность оперативной подготовки достоверных прогнозов, а также позволяет посредством своевременных управленческих решений придавать дебиторской задолженности желаемые параметры.
Объектом этого мониторинга является вся совокупность реализуемых конкретным хозяйствующим субъектом взаимоотношений с покупателями и заказчиками. Данный объект можно отнести к категории сложных в силу большой подверженности влиянию внешних факторов и неоднородности этой группы дебиторов. Причем не ясно, какой из факторов спровоцировал изменение, поэтому отличительной особенностью МРДТ является его комплексный характер, так как отслеживается не только величина, но и структура, динамика, качественные характеристики объекта мониторинга, их взаимосвязь и т.д.
Объект МРДТ поддается измерению либо напрямую – с использованием системы общепринятых критериев или индикаторов, либо опосредованно с привлечением технологий научного исследования. Поэтому для реализации задач мониторинга важная роль отводится обеспечению высокого качества инструментария, разработке критериев оценивания, индикаторов и показателей, процессу измерения, статистической обработке результатов и их адекватной интерпретации. Риск дебиторской задолженности, ее качество – это субъективные понятия, которые необходимо оценить количественно. Методики же, позволяющей дать достоверные результаты, пока не выработано.
Для того, чтобы МРДТ успешно мог применяться в практике отечественных предприятий, необходимо разработать механизм мониторинга. По аналогии с финансовым механизмом можно выделить следующие элементы механизма мониторинга расчетов с дебиторами:
1. нормативно-правовое обеспечение (законы, указы Президента, постановления Правительства, Приказы и письма министерств и ведомств…) .
2. информационное обеспечение (включает как учетные, так и внеучетные данные о дебиторах и расчетах с ними)
3. ресурсное обеспечение: субъекты МРДТ (планово-экономический отдел, бухгалтерия, юридическая служба, отдел маркетинга и ценообразования, служба сбыта, служба внутреннего аудита, руководство); техническое обеспечение (компьютерное и программное) и финансовое обеспечение.
4. организационно-экономическое обеспечение:
- методическое: принципы учета расчетов, приемы обработки информации, методики анализа дебиторской задолженности, методы прогнозирования, способы контроля и т.д.;
- инструментальное: формы расчетов, виды сделок (факторинг, цессия…), рабочий план счетов, графики документооборота, должностные инструкции, порядок взаимодействия субъектов, процедуры контроля, система показателей оценки дебиторской задолженности и т.д.
Изучение понятия МРДТ позволяет выделить его функции.
1. Познавательная или информационная функция. МРДТ позволяет получить документированные знания о состоянии задолженности дебиторов и произошедших в нем изменениях, путем сбора, накопления, систематизации и обработки информации в рамках хозяйственного учета.
2. Контрольная функция. В ходе мониторинга проводится комплексный контроль за соблюдением действующего законодательства, работой конкретного подразделения или службы организации, а также совместной работой всех отделов. МРДТ призван обеспечить правильную оценку ситуации. В рамках реализации этой функции в организации должна быть разработана и внедрена система раннего обнаружения отклонений в ходе хозяйственных процессов и выполнения управленческих решений, а также созданы методики проведения мероприятий, направленных на корректировку неблагоприятных явлений.
3. Аналитическая функция. С помощью МРДТ можно выявить влияние отдельных хозяйственных операций на финансовое благополучие организации, провести глубокую и всестороннюю оценку результатов деятельности и предупредить финансовые риски. За осуществление этой функции отвечает анализ дебиторской задолженности.
Перечень этих функций может быть расширен, но наиболее значимыми, отражающими фундаментальные свойства системы являются вышеобозначенные. Взаимосвязь охарактеризованных функций МРДТ с содержанием информации и задачами мониторинга представлена на рис.3.3.
4
1 1
2
4
Мониторинг
3
5
Рис. 3.3. Взаимосвязь функций МРДТ с его задачами
1 – учетная информация по запросам;
2 – проверка достоверности учетной информации и соответствия хозяйственной деятельности и ее учета нормам бухгалтерского законодательства и хозяйственного права;
3 – сигналы об отклонениях от норм, планов или о негативной динамике показателей;
4 – выявление причин, вызвавших отклонения, оценка влияния факторов на сложившиеся показатели; выявление тенденций развития и резервов улучшения показателей;
5 – определение контрольных точек для оперативного контроля.
Учет является поставщиком преимущественно количественной информации для анализа и контроля. Взаимодействие учета и контроля позволяет выявить отклонения от плановых параметров ДЗ; взаимодействие анализа и учета способно вскрыть причины этих отклонений. На основе этого можно заключить, что анализ и контроль вырабатывают не столько количественную информацию, сколько качественную.
Таким образом, мониторинг представляет собой более высокую организационную систему по отношению к учету, анализу и контролю, которые сами по себе носят дискретный характер, а мониторинг предполагает непрерывность, возможность прогнозирования, нацеленность на предупреждение негативных изменений на основе оперативного отслеживания состояния объекта, что становится возможным только в результате взаимодействия учета, анализа и контроля во времени.
С другой стороны мониторинг является частью системы управления, способствующей принятию эффективных и своевременных управленческих решений (Рис. 3.4).
Предварительное управление Оперативное управление
(до появления ДЗ) (после совершения операций
и возникновения ДЗ)
1
6
Мониторинг
2 3
5 4
Рис.3. 4 Взаимосвязь функций МРДТ с другими функциями управления ДЗ
Где 1 – проектная документация, бизнес-планы, штатное расписание, должностные инструкции и т.д.
2 – нормативно-плановая информация;
3 – информация оперативного учета и сигналы об отклонениях от плана и нормативов;
4 – оперативные управленческие решения корректирующего характера по сигнальным точкам;
5 – учетно-аналитическая информация, которая может являться базой для принятия тактических и стратегических решений;
6 – внесение изменений по результатам ретроспективного анализа и контроля.
Субъектам управления нужен не сами по себе учет, анализ и контроль, а конечный их результат в виде данных о вариантах совершения корректирующих действий. Таким образом, мониторинг осуществляет прямую и обратную связь предварительного управления расчетами с дебиторами с оперативным . Сам по себе МРДТ не может напрямую воздействовать на объект управления, хотя обладает достаточной для этого информацией, его влияние на объект управления проявляется опосредованно, через функции организации, мотивации, координации и планирования, т.е. в процессе управления мониторинг не только завершает весь процесс, начатый выработкой цели, но и дает начало новым управленческим решениям.
Создание механизма МРДТ для решения задач управления организацией не означает ослабление содержания самостоятельных функций учета, контроля и анализа, а более четко отражает наличие тесных информационных связей между всеми функциями управления и является дополнительным средством защиты интересов собственников и инвесторов.
Несмотря на изученность каждой составляющей механизма МРДТ, вопросам взаимодействия учета, анализа и контроля в рамках единой системы уделяется недостаточное внимание. Результатом чего является отсутствие единой информационной базы по расчетам с дебиторами, т.е. наряду с дублированием одной информации наблюдается, дефицит другой. Особенно это проявляется в период сближения российского бухгалтерского учета с МСФО.
Все вышеперечисленное вызывает необходимость обратиться к содержанию, составу и совершенствованию учетно-аналитического обеспечения процесса управления коммерческой организацией в рамках мониторинга.
3.3. Разработка предложений по совершенствованию управления дебиторской задолженностью
В современных условиях одной из ключевых проблем хозяйствующих субъектов является рост дебиторской задолженности, обусловленный как объективными, так и субъективными факторами. Это во многом определяет значимость анализа состояния расчетов с дебиторами . Так например, в работах Ковалева В.В. представлена общая схема контроля и анализа дебиторской задолженности, которая включает в себя несколько этапов. На первом этапе задается критический уровень дебиторской задолженности; все расчетные документы, относящиеся к задолженности, превышающей критический уровень, подвергаются проверке в обязательном порядке. На втором этапе из оставшихся расчетных документов делается контрольная выборка. Для этого применяются различные способы. Одним из самых распространенных является n-процентный тест (так, при n = 10% проверяют каждый десятый документ, отбираемый по какому-либо признаку, например по времени возникновения обязательства). На третьем этапе проверяется реальность сумм дебиторской задолженности в отобранных расчетных документах. В частности, могут направляться письма контрагентам с просьбой подтвердить реальность проставленной в документе или проходящей в учете суммы. На заключительном этапе оценивается существенность выявленных ошибок.
Одни авторы, выделяют следующие этапы проведения анализа дебиторской задолженности:
1) оценка величины дебиторской задолженности и ее динамики за ряд предшествующих отчетных периодов;
2) определение среднего периода инкассации дебиторской задолженности и количество ее оборотов в отчетном периоде;
3) оценка состава дебиторской задолженности предприятия по срокам ее инкассации, т.е. построения реестра старения дебиторской задолженности;
4) определение состава просроченной дебиторской задолженности и величины сомнительной и безнадежной задолженности;
5) оценка эффективности отвлечения средств в дебиторскую задолженность.
Другие авторы рекомендуют проводить аналитические процедуры по анализу дебиторской задолженности с оценки возрастного состава задолженности (возраст и качество задолженностей, соблюдение сроков, условий кредитной политики, выполнение планов и бюджетов продаж, анализ тенденций изменения задолженности и пр.); далее необходимо произвести расчет прогнозной величины дебиторской задолженности; на следующем этапе анализа дебиторской задолженности, является анализ условий расчетов за продукцию; затем осуществляется анализ соотношения дебиторской и кредиторской задолженности; на заключительном этапе проводить анализ экономической эффективности дебиторской задолженности.
Действительно, можно согласиться с мнением о необходимости разграничения этапов проведения анализа дебиторской задолженности. Во-первых, это необходимо для эффективной организации анализа. Во-вторых, разграничение этапов проведения анализа дебиторской задолженности способствует лучшей структуризации информационных потоков в процессе анализа. И в третьих, это позволяет проводить анализ дебиторской задолженности на регулярной основе, т. к. в основном на практике сложилось так, что дебиторской задолженностью начинают заниматься только тогда, когда ее уровень зашкаливает больших размеров, что, в свою очередь негативно отражается на финансовом состоянии организации.
В зависимости от цели и задач аудита организация анализа по дебиторской задолженности значительно различается. Практика свидетельствует, что, при обязательном аудите наибольшее применение имеют следующие процедуры по анализу дебиторской задолженности: оценка величины дебиторской задолженности и ее динамики; анализ сроков возникновения задолженности.
Вследствии разнообразия и широты задач, стоящих перед аудитором при инициативном аудите, а также при осуществлении сопутствующих аудиту услуг анализ дебиторской задолженности усложняется, и это дает дополнительные возможности совершенствования его организации.
При инициативном аудите последовательность анализа дебиторской задолженности определяется его целями и задачами. На практике в качестве главных задач выделяется: оценка состояния дебиторской задолженности, ее состава и структуры; оценка влияния дебиторской задолженности на результаты финансово-хозяйственной деятельности и ее финансовое состояние; формирование аналитической информации, позволяющей прогнозировать дебиторскую задолженность; выработка основных направлений и возможности управления дебиторской задолженностью; разработка политики расчетов и обоснование условий предоставления кредита отдельным покупателям; определение реальной стоимости дебиторской задолженности в условиях меняющейся покупательной способности; контроль за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности.
С целью минимизации затрат на аудит и повышение ее результативности целесообразно выделить следующие этапы проведения анализа дебиторской задолженности: подготовительный, информационный, исследовательский (аналитический), рекомендательный.
Для обеспечения требуемой организованности анализа дебиторской задолженности АК «Трансэро», необходимо учитывать ее многогранность, постоянные поиски различных путей снижения уровня дебиторской задолженности на всех участках работы хозяйствующего субъекта. Это, в свою очередь, требует четкого распределения работ, определения их последовательности, взаимосвязи исполнителей.
Ответственным моментом подготовительного этапа является составление плана аналитической работы. В этом плане указываются цель, содержание работы и круг вопросов, подлежащих исследованию. Наряду с планом составляется календарный график, в котором определяются сроки начала и окончания отдельных частей аналитической работы, устанавливается состав участников предполагаемой работы и их обязанности, определяются источники информации и методы ее сбора, разрабатываются макеты таблиц и способы определения результатов анализа.
В план анализа дебиторской задолженности организации на год целесообразно включить следующие разделы:
1. Разработка календарного плана, подбор исполнителей и их расстановка;
2. Общее ознакомление с основными показателями дебиторской задолженности;
3. Подбор информации и счетная проверка;
4. Разработка рабочих документов (макетов аналитических таблиц и методических указаний по их заполнению), а также способов графического оформления материалов и результатов анализа;
5. Обобщение результатов анализа и разработка выводов и предложений по результатам анализа дебиторской задолженности;
6. Обсуждение результатов анализа на оперативном совещании организации.
Основную часть информационного этапа составляет отбор и проверка информации в соответствии с планом анализа.
На этой стадии осуществляется подбор основной и дополнительной информации для анализа, проверка достоверности и сопоставимости анализируемых показателей, а также предварительная аналитическая обработка информации (арифметическая проверка, подведение итогов). В процессе отбора используются различные учетные, отчетные, плановые и внеучетные источники информации.
Информационное обеспечение анализа должно отражать все множество одновременно или последовательно выполняемых операций, которые вызывают изменения отдельных показателей по дебиторской задолженности, и определить результаты по работе с ней.
По своей роли в процессе управления дебиторской задолженностью информация подразделяется на планово-нормативную, учетную и внеучетную (рис. 3.5).
Рис. 3.5. Информационная база для анализа дебиторской задолженности АК «Трансэро»
При анализе дебиторской задолженности используются данные трех видов учета: оперативный, статистический и бухгалтерский.
Оперативный учет используется для повседневного контроля за дебиторской задолженностью. Данные оперативного учета отражают ежедневный объем продаж и их оплату, другие сведения по дебиторской задолженности. Оперативный учет должен вестись таким образом, чтобы обеспечить оперативное руководство за движением дебиторской задолженности.
Статистический учет обобщает хозяйственные процессы и отражает их количественную характеристику в неразрывной связи с качественной стороной. С помощью статистического учета получают сведения о величине дебиторской задолженности за различные периоды времени. Статистический учет использует сведения бухгалтерского и оперативного учета.
Бухгалтерский учет охватывает все операции, отражающие движение дебиторской задолженности. Для учета хозяйственных операций в бухгалтерском учете кроме натуральных измерителей используется денежная оценка, позволяющая получить обобщенные данные о состоянии, движении и использовании хозяйственных средств. Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете записываются в форме документов. Бухгалтерские документы являются доказательством совершения операций и имеют юридическую силу.
Планово-нормативная документация включает, прежде всего, бизнес план, текущие годовые, квартальные, месячные планы, договора предприятия по работе с дебиторской задолженностью. В основе составления планов по дебиторской задолженности предприятия должны лежать нормативы (среднеотраслевые или разработанные применительно к данному предприятию).
Учетная информация по дебиторской задолженности содержится в документах первичного учета. Документация позволяет организовать постоянное наблюдение и контроль за движением дебиторской задолженности и отдельными исполнителями. При помощи учетных документов устанавливают ответственность исполнителей за порученную им работу и материально-ответственных лиц за переданные им хозяйственные ценности. Основными первичными документами по учету дебиторской задолженности являются: счета-фактуры; акты, накладные, свидетельствующие об отгрузке товаров, выполнении работ и оказании услуг; платежные документы; акты сверки взаимной задолженности, подтверждение налоговой инспекции, где на учете состоит должник, акты встречных проверок и т. п. по каждому должнику; другие документы, имеющие значение для учета дебиторской задолженности.
Кроме планово-нормативной и учетной информации для анализа дебиторской задолженности могут быть использованы различные внеучетные материалы: статьи и заметки в периодической печати; протоколы оперативных совещаний, сведения кредитных органов и т.п. Сведения внеучетного характера отражают отдельные стороны по работе с дебиторской задолженностью. Значение внеучетных данных состоит в том, что они, сигнализируя об отдельных фактах, указывают целесообразный путь анализа и нередко служат материалом для более глубокого изучения работы с дебиторской задолженностью.
Наиболее удобная и целесообразная последовательность использования различных источников информации при анализе дебиторской задолженности следующая: вначале изучают и анализируют данные отчетности и планово-нормативную документацию; при дальнейшем более детальном анализе дебиторской задолженности привлекаются внеучетные данные, а также сведения первичного учета, которые нельзя получить непосредственно из отчетности. При этом преобладающее значение имеют данные учета.
От качества источников информации зависит достоверность результатов анализа, поэтому используемые показатели и данные по дебиторской задолженности должны подвергаться всесторонней критической оценке. При этом проверяются: правильность оформления источников (отчетов, документов); полнота состава (охвата) анализируемых показателей; соответствие показателей плановым и нормативным; согласованность показателей; преемственность показателей; методическое единство формирования плановых (нормативных и учетных) показателей; взаимная согласованность величин, содержащихся в разных источниках и другие вопросы.
Источники информации анализа по дебиторской задолженности должны быть подвергнуты также счетной проверке. Составным элементом аналитической работы является также упрощение числовых значений показателей, данных и преобразование их в удобный для анализа вид. К наиболее распространенным приемам относятся округление чисел, замена абсолютных показателей относительными и др.
Существенное значение при подготовке материалов для анализа имеет аналитическая обработка и изучение отобранной информации для того, чтобы в полной мере вскрыть внутренние закономерности в экономике организации. Главной целью аналитической обработки данных является выявление причинной связи между показателями и установление количественной характеристики влияния факторов на тот или иной показатель. Для этого исходные материалы необходимо привести в сопоставимый вид. Аналитическая обработка показателей осуществляется с помощью разных методов (математических, статистических и др.).
После подготовки информации начинается наиболее трудоемкий этап анализа исследовательский (аналитический).
Исследовательский этап следует начать с определения круга показателей характеризующих дебиторскую задолженность. Выбор и расчет показателей дебиторской задолженности нужно проводить с помощью абсолютных и относительных показателей в динамике за ряд кварталов или лет, также необходимо знать методику исчисления показателей, определить логическую последовательность обработки данных, разработать формы таблиц, графики движения аналитической информации в процессе обработке и обеспечить комплекс работ на данном этапе.
Основными показателями из них являются:
- показатели динамики и структуры дебиторской задолженности;
- сроки возникновения дебиторской задолженности;
- возраст дебиторской задолженности;
- показатели движения дебиторской задолженности;
- коэффициент инкассации;
- коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности;
- период погашения дебиторской задолженности;
- коэффициент погашаемости дебиторской задолженности;
- доля сомнительной задолженности (со сроком погашения более 12 месяцев) в общем объеме дебиторской задолженности;
- доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов;
- коэффициент соотношения между дебиторской и кредиторской задолженностью за расчетный период.
Заключительный рекомендательный этап начинается с обобщения и оформления результатов анализа дебиторской задолженности.
Обобщение результатов анализа дебиторской задолженности производится для оценки деятельности организации за отчетный период и выявления разнообразных причин, как положительно, так и отрицательно влияющих на общие результаты. После анализа важно выделить главные причины и на их основе разработать и обосновать выводы и предложения по результатам анализа дебиторской задолженности. Главным итогом в обобщении результатов анализа являются рекомендации по улучшению работы с дебиторской задолженностью.
|
обратная связь
