Основную деятельность любой организации, в том числе занимающейся оптовой торговлей, как ООО «РОСС», можно охарактеризовать основными потоками, воздействующими на саму организации и поступающими из внешней среды.
Итак, все основные потоки, характеризующие комплекс задач ООО «РОСС», можно представить в следующем виде (см. рис. 1.3):
Рисунок 1.3. Основные потоки, характеризующие комплекс задач автоматизации ООО «РОСС»
Отметим, что обострение конкуренции между рыночными институтами влечет за собой необходимость применения новых информационных технологий.
В настоящее время торговые организации в основном используют автоматизированные информационные системы (АИС), которые дают возможность своевременного доступа к полной и достоверной информации, представленной в удобном для руководства, работников и аналитиков виде, а также, в отдельных составляющих.
Внедрение электронных систем обработки и передачи информации приобретает универсальный и всеобщий характер, охватив все направления торговой деятельности. Современные информационные технологии позволяют координировать деятельность подразделений торговых организаций, расширить связи, и, пожалуй, самое главное, позволяют максимизировать удобство и оперативность взаимодействия с клиентами.
Автоматизация информационных и других технологий организации оптовой торговли содействует решению стратегических задач, что само по себе воздействует на конкурентную позицию организации, влечет за собой уменьшение издержек и увеличение качества обслуживания.
Достижения электронной техники и технологии предложили принципиально новый вид услуг – систему автоматизированного управления и учета продажи товаров на оптовом предприятии. Эта система дает оперативную информацию, позволяет:
- регулировать и прогнозировать движение товаров;
- уменьшить трудоемкость работ с обрабатываемой информацией;
- переходить на безбумажную технологию.
Положительные аспекты безбумажной технологии:
- практически мгновенная пересылка данных;
- уникальность хранения;
- улучшенная защищенность;
- резкое уменьшение трудоемкости обработки документов.
Теперь перейдем к анализу существующих бизнес-процессов, для некоторой части которых мы и собираемся спроектировать автоматизированную систему управления.
В последние десятилетия на предприятиях всех отраслей по всему миру все чаще используется процессный подход к организации управления, доказавший свою эффективность на множестве примеров. В основе этого подхода лежит представление о бизнес-процессе, интуитивно понимаемое и вполне верное, как последовательность действий, шагов, предпринимаемых для достижения целей предприятия. Практически всю деятельность любой организации, включая и торговую, можно представить в виде совокупности бизнес-процессов.
Для начала определимся в существующей терминологии:
- Определение бизнес-процесса в стандарте ISO 9001:2000: устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
- Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, управляет его выполнением и несет ответственность за его результаты и эффективность.
- Модель бизнес-процесса – графическое, табличное, текстовое, символьное описание бизнес-процесса либо их взаимосвязанная совокупность.
- Потребитель бизнес-процесса:
а) внутренний – то есть находящийся в организации и, в ходе своей деятельности, использующий результаты (выходы) предыдущего бизнес-процесса;
б) внешний – то есть находящийся за пределами организации и использующий или потребляющий результат деятельности (выход) организации.
- Регламент бизнес-процесса – документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и порядок принятия решений по его улучшениям.
- Функция бизнес-процесса – направление деятельности элемента организационной структуры, представляющее собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе.
Описание бизнес-процесса - определение для каждого бизнес-процесса всех перечисленных составляющих.
Управление любой организации представимо как управление бизнес-процессами (по англ. BPM – business process management). Соответствующий подход к организации управления называется процессным или процессно-ориентированным.
Процессный подход может использоваться для организации как оперативного, так и стратегического управления торговой компанией. На этом подходе основаны многие современные методики и инструменты стратегического управления с применением ключевых показателей эффективности (КПЭ или KPI – Key Performance Indicators), включая системы сбалансированных показателей (ССП или BSC – Balanced Scorecard).
Качество продуктов и услуг предприятий определяется качеством процессов, результатом которых они являются.
Разнообразие бизнес-процессов способствовало разработке их классификации. Один из наиболее естественных подходов для классификации бизнес-процессов заключается в определении глобальных целей деятельности организации, а затем, исходя из целей, в определении типов этих процессов.
Очевидным образом все цели деятельности ООО «РОСС» можно определить так:
- получение дохода в результате основной деятельности организации;
- обеспечения условиями и ресурсами основной деятельности организации;
- управление деятельностью организации.
Этим целям соответствуют три класса бизнес-процессов:
- основные бизнес-процессы (или просто бизнес-процессы) – это процессы, в результате которых организация получает доход, то есть процессы его оптово-торговой деятельности;
- обеспечивающие процессы – обеспечение деятельности организации всеми необходимыми ресурсами и условиями;
- процессы управления – процессы, направленные на повышение эффективности первых двух типов процессов.
Всю деятельность ООО «РОСС» можно представить как совокупность взаимосвязанных процессов этих трех типов, которые можно детализировать.
Рассмотрим на примере, как связаны основной и обеспечивающий процессы в ООО «РОСС». Основной бизнес-процесс организации нацелен на предоставление клиенту некоторой конечной ценности. Основной бизнес-процесс не продолжится, пока не выполниться обеспечивающий процесс, результат которого является входом для него (см. рис. 1.4).
Рисунок 1.4. Информационные потоки и последовательность шагов банковских процессов
Функциональный подход к управлению оптимален для предприятий с простой организационной структурой, когда весь бизнес-процесс (или его значительная часть) сосредоточен в рамках одной структурной единицы. В целом этот подход больше всего подходит предприятиям со стабильными бизнес-процессами, что присуще, например, предприятиям, действующим на рынках с низким уровнем конкуренции.
Но для современных предприятий характерна сложная организационная структура, в рамках которой ответственность за выпуск конечного продукта или услуги распределяется между многими структурными единицами. И в этом случае преимущества процессного подхода становятся очевидны, особенно для предприятий, которым приходится часто изменять свои бизнес-процессы, что характерно для рынков с высоким уровнем конкуренции, участником которого является ООО «РОСС». Но оба подхода к управлению не исключают друг друга и могут вполне сочетаться при матричной структуре управления, да и в целом при функциональном подходе можно использовать явно определенные бизнес-процессы.
В результате работы аналитиков и технологов организации можно получить описание деятельности ООО «РОСС» и его управления как совокупности описаний формализованных существующих («как есть») бизнес-процессов и анализ этих описаний позволяет усовершенствовать, оптимизировать эти процессы («как должно быть»). Даже бумажное, без применения информационных технологий использование процессного подхода дает некоторый положительный эффект, но в полной мере этот эффект проявляется при поддержке процессного подхода со стороны информационных технологий.
В целом же процессный подход в значительно большей степени, чем функциональный, нуждается в поддержке со стороны информационных технологий, в случае ООО «РОСС» прежде всего со стороны его автоматизированной информационной системы (АИС). Успешное применение процессного подхода в принципе невозможно без такой поддержки. Эта поддержка выражается прежде всего в интеграции в рамках бизнес-процессов ранее разобщенных приложений, которые эти бизнес-процессы обслуживают (процессная интеграция). А такая ситуация особенно характерна для сквозных (end-to-end) бизнес-процессов, которые выполняются различными организационными единицами Общества и выполнение которых в основном тормозится при переходах процессов между подразделениями.
Отметим, что внедрение поддержки процессного подхода со стороны информационных технологий возможно в двух вариантах. Первый, его еще называют тактический BPM, заключается в выделении ряда, как правило, наиболее важных процессов, которые формализуются, описываются и автоматизируются благодаря использованию основных технологий автоматизации и интеграции соответствующих приложений существующей АИС.
Итак, подытожим, указав, что при автоматизации учета продажи товаров на оптовом предприятии ООО «РОСС» будим использовать процессный подход.
Обобщив вышесказанное, отметим, что нам удалось рассмотреть понятие бизнес-процессов в общем и относительно торговой деятельности в частности, а также проанализировать существующие подходы к их организации. Теперь определим основные бизнес-процессы, протекающие непосредственно в ООО «РОСС».
Итак, схему комплекса существующих в ООО «РОСС» бизнес-процессов, а также последовательность их выполнения, можно представить следующим образом (см. рис. 1.5):
Рисунок 1.5. Основные бизнес-процессы ООО «РОСС»
Отметим, что данная схема несет в себе не только информацию о структуре системы основных бизнес-процессов организации, но и отражает основные функции и задачи каждого из них и компании в общем.
В качестве основной задачи, исследуемой в процессе нашего исследования, явилась область деятельности в сфере учета продажи товаров. Постараемся более детально рассмотреть основные задачи, относящиеся к исследуемой деятельности (см. рис. 1.6):
Рисунок 1.6. Основные задачи, относящиеся к учету продажи товаров
На основании полученных знаний об основных бизнес-процессах деятельности организации разработаем комплекс задач по их автоматизации в рамках установленного предмета проводимого нами исследования. Итак, в комплекс задач по автоматизации учета продаж товаров на оптовом предприятии ООО «РОСС» предлагаем включить следующие:
- автоматизация сбора информации о клиенте;
- анализ остатков товара на складе;
- автоматизации анализа совершенных операций;
- организация выбора необходимых товаров;
- автоматизация проведения торговой операции;
- автоматизация анализа операций после проведенной транзакции и др.
После проведенного исследования основных бизнес-процессов, характерных ООО «РОСС», и разработки комплекса задач автоматизации, перейдем к определению места проектируемой нами задачи в общем комплексе задач, стоящих перед организацией.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
В рамках предыдущего параграфа нам удалось рассмотреть основные бизнес-процессы, протекающие в ООО «РОСС». На основании этой информации, а также опираясь на проведенный нами анализ состояния автоматизации основных задач, решаемых организацией, постараемся выделить конкретную проблемную область, нуждающуюся в доработке с позиции ее автоматизации.
Итак, таким «проблемным» моментом в автоматизации деятельности ООО «РОСС» является учет продажи товаров. Осветим немного содержание данного процесса.
Процесс продажи товара начинается с обработки заказа контрагента на покупку определенного товара в определенном количестве. Здесь необходимо указать как можно более полную информацию о контрагенте и о покупаемом товаре. Далее следует оформление покупки и выставление счета контрагенту. Вместе с тем происходит изменение данных о наличие товара на складе.
Схематично данный процесс можно представить следующим образом (см. рис. 1.7):
Рисунок 1.7. Схема проведения продажи товаров
Из этой схемы видно, что сам процесс достаточно трудоемок. Это, несомненно, подразумевает необходимость его автоматизации на каждом из представленных уровней.
Теперь постараемся раскрыть процесс продажи товаров именно с позиции необходимости его автоматизации, для этого считаем целесообразным выделить:
- все входные информационные потоки;
- все выходные информационные потоки;
- границы рассматриваемой задачи;
- взаимосвязи с другими задачами и комплексами задач;
- важность задачи в целом для предприятия;
- задействованных в решении специалистов.
Итак, основной входной информацией являются данные о:
- наименовании контрагента;
- банковских реквизитах контрагента;
- группах товаров;
- номенклатурной характеристике;
- наименовании товаров;
- количестве товаров;
- состоянии товара на складе;
- стоимости товаров и др.
Выходные потоки данных содержат в себе информацию о проведенной сделке, с привязкой ко всем перечисленным данным.
Для более полного освещения входных и выходных информационных потоков, а также основных элементов управления рассматриваемым бизнес-процессом, прибегнем к их отражению в следующей схеме (см. рис. 1.8):
Рисунок 1.8. Элементы управления процессом продажи товаров
Итак, охарактеризовать данный процесс можно следующим образом:
1. Назначение процесса.
Данный процесс предназначен для проведения продажи товара на склад и отражения в информационной системе факта продажи товара.
2. Вход процесса:
- Товар на складе.
3. Выход процесса:
- Товар, проданный контрагенту.
4. Управление процессом:
- Информация о заказе.
- Договоры с контрагентами.
Граница рассматриваемой задачи очерчивается рамками конкретного бизнес-процесса, т.е. непосредственной продажи товаров и ее учета.
Отметим, что задача автоматизации продажи товаров и ее учета находится в тесной взаимосвязи с другими задачами, стоящими перед организацией. Среди основных таких задач можно выделить следующие:
- приемка товаров;
- регистрация товаров в ИС;
- размещение товаров;
- учет движения товаров;
- поиск клиентов и др.
Отметим, что сам процесс имеет огромное экономическое значение для любой организации. Так как, именно оптовая продажа товаров является основным видом деятельности ООО «РОСС» и, соответственно, основным источником прибыли данной организации.
Как нами уже было указано, в процессе продажи товаров и учета этих операций будет задействовано множество сотрудник из подавляющего большинства всех структурных единиц ООО «РОСС».
Отметим, что в непосредственной реализации проектируемого нами нововведения автоматизации примут участие специалисты отдела информационных технологий, а при необходимости будут задействованы специалисты ИТ-организаций.
Таким образом, нам удалось определить место проектируемой задачи, а также провести ее характеристику.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
Характеризуя существующую обстановку в плане проведения процесса оптовой продажи товаров в ООО «РОСС», можно отметить, что в данный момент организация прибегает преимущественно к способу обработки информации «вручную». Автоматизированный труд в основном связан с обработкой документов и проведения финансовых и бухгалтерских операций в существующей информационной системе. Однако сам процесс оптовой продажи товара и учета совершенных трансакций нельзя назвать идеально автоматизированным. В связи с чем и возникает потребность в разработки нового подхода к комплексной автоматизации процесса продажи товара и анализа полученных в ходе него данных.
Экономическую целесообразность этого подтверждает значение самой процедуры, а также большие трудозатраты, возникающие в процессе ее проведения. Нельзя не отметить и огромное количество информации, получаемой в ходе проведения сделки. Случаи неоднократных ошибок персонала при осуществлении данной процедуры, а в связи с этим и ряд экономически негативных последствий, подталкивают организацию к внедрению комплекса мер по автоматизации процесса продажи товара.
Подтвердим свою позицию радом фактов. Для начала обрисуем схему документооборота при продаже товара, для чего обозначим основные используемые при этом документы:
- накладные;
- счета-фактуры;
- сертифицирующие документы;
- сопроводительные экспедиторские документы;
- график поставки;
- график доставки;
- бланки заказов;
- информационные листы с реквизитами контрагентов;
- распределительные документы;
- межскладские накладные;
- схемы распределения товаров на складе и др.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что документооборот, обеспечивающий проведение продажи товаров и анализ ее результатов, весьма сложен и нуждается в автоматизации.
В пользу использования вычислительной техники для решения задачи говорит и количество обрабатываемой информации. Так, в организацию одновременно может поступать несколько десятков, а то и сотен заявок от разных контрагентов.
Подводя итог сказанному, отметим, что в качестве основных недостатков, устранение которых предполагается осуществить путем автоматизации процесса, выступают следующие обстоятельства:
- трудности в подготовке необходимых документов «вручную»;
- невозможность расчета показателей, необходимых для управления объектом из-за большого объема информации;
- высокая трудоемкость обработки информации;
- низкая оперативность, снижающая качество управления объектом;
- невысокая достоверность полученных данных;
- несовершенство сбора и регистрации необходимой информации и др.
|
обратная связь
