Хотелось бы отметить, что анализ существующих разработок в области автоматизации торговой деятельности, в том числе ориентированных на автоматизацию и учет продажи товаров на оптовом предприятии, показал, что основным программным продуктом, используемым малым и средним бизнесом является программный комплекс фирмы 1С «Управление торговлей». Рассмотрим его более подробно
Итак, программа «Управление торговлей» семейства программ «1С:Предприятие 8.0» - это универсальная система автоматизации деятельности предприятия торгового профиля.
Система универсальна, поскольку она может настраиваться под особенности учета конкретной организации. «Управление торговлей» может применяться для автоматизации следующих участков деятельности предприятия торгового профиля:
- Складской учет;
- Ценообразование;
- Оптовая торговля;
- Розничная торговля;
- Работа с подотчетными лицами;
- Анализ результатов деятельности.
Основной особенностью программы «Управление торговлей», как и любой другой программы семейства 1С, является ее конфигурируемость. Собственно, данные системы представляют собой совокупность механизмов, предназначенных для работы с различными типами объектов предметной области.
«Управление торговлей» системы программ «1С:Предприятие 8.0» - программа (конфигурация), созданная для автоматизации учета на предприятиях торгового профиля.
Используя данную программу, можно лучше организовать такие процессы деятельности торговой организации, как:
- Управление поставками;
- Управление продажами;
- Управление взаимоотношениями с контрагентами;
- Управление торговыми запасами;
- Анализ деятельности и товарооборота вашего предприятия.
Одним из основных достоинств программы «Управление торговлей» по сравнению со своей предшественницей – «Торговля+Склад» («1С:Предприятие 7.7») – это наличие системы поддержки принятия хозяйственных решений, планирования и управления складскими запасами. Эти функции весьма полезны при большом ассортименте, которым управлять вручную порой просто невозможно.
Например, благодаря оптимально спланированному количеству товара, закупленного у поставщиков (а для этого просто необходимо спрогнозировать объем сбыта товара на рынке), можно избежать такого неприятного явления как «затоваривание». Управление запасами позволяет значительно снизить издержки на складское хранение, а, соответственно, и себестоимость товара.
Конфигурация «Управление торговлей» системы программ «1С:Предприятие 8.0» является тиражным решением, позволяющим в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.
Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С:Управление торговлей 8», может быть представлена в виде следующем виде (см. рис. 1.9):
Рисунок 1.9. Автоматизируемая предметная область
Ключевым направлением развития данного решения является реализация мощной функциональности, предназначенной для анализа, планирования и управления эффективностью торговой деятельности:
- управление продажами;
- управление поставками;
- планирование продаж и закупок;
- управление складскими запасами;
- управление заказами;
- управление взаимоотношениями с контрагентами;
- анализ товарооборота предприятия;
- анализ цен и управление ценовой политикой;
- мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.
Подсистема управления продажами позволяет решать задачи оперативного планирования и контроля продаж, как в натуральном, так и в денежном выражении. Она включает в себя блоки:
- Планирование продаж;
- Управление заказами покупателей.
Подсистема содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места на складе.
Для обеспечения управленческого персонала компании информацией не только о фактических, но и о планируемых показателях деятельности, в конфигурации предусмотрена подсистема планирования продаж. Планирование производится как по отдельным видам, так и по группам товаров; конфигурация также позволяет выбрать определенные категории покупателей (по регионам, по видам деятельности и т.п.) и составлять отдельные планы для каждой из этих групп.
Для контроля выполнения разработанных планов в конфигурации предусмотрены развитые средства сравнительного анализа информации о планах и фактических продажах. С помощью них, например, решаются следующие задачи:
- план–фактный анализ продаж за определенный период;
- сравнительный анализ продаж за различные периоды, например за текущий период и аналогичный прошлого года;
- сравнение планов продажи с одинаковой детализацией за различные периоды времени, например, помесячные планы на декабрь текущего и прошлого года;
- сравнение планов с различной детализацией за один и тот же период, например, поквартальные и помесячные планы на первое полугодие текущего года.
При этом данные могут быть представлены в разрезе подразделений, сгруппированы для сравнения по отличительным признакам (свойствам) номенклатуры и покупателей.
Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции. К подсистеме «Управление закупками» относятся:
- оперативное планирование закупок;
- оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
- платежный календарь расхода денежных средств.
Подсистема предназначена для планирования закупок и формирования заказов поставщикам в соответствии с принятой стратегией пополнения складских запасов и работы с заказами покупателей. Подсистема позволяет автоматизировать такие операции, как:
- оформление заказов поставщикам на основе заказов, поступивших от покупателей;
- контроль оплаты и поставки товаров по заказам;
- корректировка и закрытие заказов поставщикам.
Подсистема управления заказами покупателей позволяет реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей, например, стратегию минимизации необходимого для обслуживания заказов складского остатка. Возможности по управлению заказами покупателей рассчитаны на торговые предприятия, использующие схемы работы:
- работа со склада;
- работа под заказ;
- совмещение стратегий.
Возможности механизма ценообразования конфигурации позволяют регистрировать и сравнивать цены поставщиков, выбирать оптимального поставщика, минимизировать затраты на пополнение товарных запасов. Для удобного отслеживания изменений цен реализован механизм автоматического обновления цен поставщиков при регистрации очередных поставок. Есть возможность автоматического перерасчета отпускных цен на основании новых цен поставщиков и заданной торговой наценки.
В конфигурации реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов – поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п.
Конфигурация позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках). Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.
Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в информационной базе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).
Конфигурация позволяет подразделениям компании (складам, торговым точкам) заказывать товары у других подразделений для пополнения собственных торговых запасов (внутренние заказы). Этот режим предназначен в основном для формирования розничными торговыми точками (складами) заказов на поставку необходимого ассортимента товара, но может использоваться и оптовыми торговыми точками или просто складами для обеспечения ассортимента на складе. При планировании продаж и закупок внутренние заказы обслуживаются наравне с заказами покупателей по тем же алгоритмам. Исполнением внутреннего заказа считается оприходование товара на указанный склад.
В конфигурации предусмотрен учет различных видов накладных расходов - затрат на транспортировку, хранение, оплаты пошлин и акцизов, услуг как собственных, так и сторонних организаций и т.д. Эти расходы могут быть отнесены на себестоимость товаров. В зависимости от характера накладных расходов их распределение по товарным позициям может производиться пропорционально стоимости поступивших товаров, их весу или количеству. Накладные расходы могут быть зафиксированы до поступления товаров (по конкретному договору или заказу).
В конфигурации «Управление торговлей» реализована система универсальных отчетов, представляющих собой мощное и гибкое средство для анализа практически всех аспектов торговой деятельности и товарооборота предприятия. Пользователь может получить информацию по состоянию складских запасов, заказов, продаж, взаиморасчетов - в любых аналитических разрезах с требуемой детализацией (например, данные о продажах по регионам товаров той или иной группы) и в динамике (например, отследить динамику продаж за период с детализацией по дням).
Для менеджеров, которым необходимо оперативно получать в компактном, легко читаемом виде, информацию о текущем состоянии дел на фирме и тенденциях их изменения, в конфигурации предусмотрен отчет «Монитор основных показателей». Отчет содержит ключевую информацию о текущем запасе оборотного капитала фирмы (денежные средства, взаиморасчеты с подотчетными лицами и контрагентами, остатки товаров), объеме продаж, движении денежных средств, планируемых поступлениях и платежах, просроченных заказах и поставках и т.п.
В качестве ключевых показателей, используемых для ежедневного анализа ситуации, могут быть следующие:
- остатки денежных средств;
- состояние расчетов с подотчетными лицами;
- состояние расчетов с контрагентами;
- остатки товаров;
- движение денежных средств;
- продажи товаров и наценка при продаже товаров;
- планируемые поступления и платежи;
- просроченные заказы покупателей и поставщикам.
Состав, порядок вывода и периодичность обновления информации задается пользователем, что позволяет каждому менеджеру определять тот объем и частоту обновления данных, которые именно ему необходимы для контроля ситуации. При необходимости любой показатель отчета можно расшифровать для детального анализа его составляющих.
Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач. Такие индивидуальные настройки (фактически - созданные пользователем специализированные отчеты) могут быть сохранены для дальнейшего использования.
Конфигурация позволяет автоматизировать задачи контроля и анализа торговых операций в комплексе со смежными задачами управленческого учета:
- планирование продаж и планирование закупок;
- управление отношениями с клиентами (CRM);
- управление поставками и запасами;
- управление взаиморасчетами с контрагентами и др.
Тем самым обеспечивается эффективное управление торговым бизнесом современного предприятия. Конфигурация поддерживает следующие разновидности торговли:
- оптовую;
- розничную;
- комиссионную торговлю (включая субкомиссию);
- прием товаров на комиссию;
- продажу в кредит;
- торговлю по заказам.
Выполнение заказов точно в сроки и прозрачность хода выполнения каждого заказа становится все более важным аспектом деятельности предприятий. Функционал управления заказами, реализованный в конфигурации, позволяет оптимальным образом размещать заказы покупателей и отражать их в планах подразделений предприятия в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и схемами работы (работа со склада, под заказ). При регистрации заказа необходимые товары будут автоматически зарезервированы на складах предприятия, а при отсутствии нужного количества товаров может быть сформирован заказ поставщику.
Эффективность торговли зависит от политики ценообразования, для управления которой предназначена отдельная подсистема. Механизмы ценообразования позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении на рынке.
Автоматизирован учет операций поступления и реализации товаров и услуг, включая:
- оптовую;
- комиссионную;
- розничную торговлю.
Все операции по оптовой и комиссионной торговле учитываются в разрезе договоров с покупателями и поставщиками. При продаже товаров выписываются счета на оплату, оформляются накладные и счета-фактуры. Для импортных товаров учитываются данные о стране происхождения и номере грузовой таможенной декларации. Автоматизировано отражение возвратов товаров от покупателя и поставщику.
Ведется учет возвратной многооборотной тары с возможностью контроля лимитов возвратной тары при передаче тары покупателю.
Таким образом, нам удалось провести анализ существующих разработок для автоматизации задачи, выявить среди них абсолютного лидера, а именно программный продукт фирмы 1С «Управление торговлей», а также в достаточном объеме охарактеризовать его.
В процессе осуществления основной деятельности в ООО «РОСС» используется ряд программных продуктов, а именно:
- «1С:Бухгалтерия 8»;
- MS Office;
- пользовательские ОС семейства Windows (Windows XP);
- серверная ОС семейства Windows (Windows Server 2003);
- справочная правовая система «КонсультантПлюс»;
- ряд других программных продуктов.
Отметим, однако, что нынешнее состояние используемых в деятельности организации программных продуктов не позволяет вести рациональный автоматизированный способ процесса продажи товаров.
Проведенный нами анализ рынка программного обеспечения показал, что программного продукта, полностью подходящего под нужды ООО «РОСС» и отличающегося своей доступностью нет, но максимально приближенным к этому, однако отличающимся излишним для автоматизации данной задачи функционалом, является программный комплекс фирмы 1С «Управление торговлей».
Таким образом, данные обстоятельства указывают нам на проведение разработки собственного программного продукта, позволяющего автоматизировать процесс продажи товаров на примере исследуемого нами объекта.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
На данный момент существует достаточное количество разнообразных стратегий автоматизации различных задач. Опираясь на их анализ, а также на собственное видение данного вопроса, постараемся разработать оптимальный, по нашему мнению, подход к формированию стратегии автоматизации и учета продажи товаров на оптовом предприятии ООО «РОСС».
Разработка стратегии реализации любого проекта, в том числе и автоматизации выделенной нами задачи, предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий – этапов, на каждом из которых решается определенная задача.
Относительно рассматриваемого нами случая хотелось бы выделить следующие основные этапы (см. рис. 1.10):
Рисунок 1.10. Основные этапы автоматизации исследуемого бизнес-процесса
На первом этапе планируется произвести анализ сложившейся в организации ситуации по поводу необходимости автоматизации и учета продажи товаров, выявить основные аспекты необходимости проведения данных работ.
На втором этапе планируется определить стратегические свойства проектируемой информационной системы. Здесь необходимо будет привязать основные свойства информационной системы к общей стратегии организации.
Третий этап можно назвать одним из самых важных, т.к. именно в рамках него будут проводиться работы по формированию требований к функционалу проектируемой части информационной системы.
Выбор стратегии автоматизации предполагает определить характер и степень автоматизации.
С выбором способа приобретения нам уже удалось определиться в пользу самостоятельной разработки информационной системы.
Определение архитектуры и методов разработки проектируемой информационной системы позволит дать четкое представление о реализации основных стратегических и функциональных свойств, определенных ранее, для проектируемой информационной системы, определить основные необходимые для ее написания инструменты.
Логическим завершением является составление бизнес-плана и технического задания, в которых будут описаны все основные организационные, функциональные, методические, инструментальные, финансовые и другие моменты, позволяющие создать общую картину о проектируемой информационной системе.
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
Отметим, что приобретение необходимой для автоматизации и учета продажи товаров на оптовом предприятии ООО «РОСС» информационной системы может произойти путем покупки готового программного продукта либо разработки необходимого автоматизированного комплекса непосредственно под требования компании. Мы остановили свой выбор на втором варианте. Во-первых, не удалось обнаружить готовой ИС, удовлетворяющей всем основным требованиям организации. Во-вторых, покупка и внедрение новой информационной системы является совершенно неоправданной, в том числе и с экономической точки зрения. В-третьих, данный подход способствует уменьшению ряда затрат, связанных с подготовкой реализуемого нами автоматизированного комплекса.
Также необходимо учесть, что разработка необходимого программного продукта может быть организована двумя способами:
- заказ разработки необходимого ПО специализированной ИТ-организации;
- разработка ПО силами специалистов самой организации.
И в том и в другом случае можно выявить основные преимущества и недостатки, но мы все же предлагаем остановиться на втором варианте, т.к. он, во-первых, является более выгодным, а во-вторых, данный подход будет более продуктивным, т.к. никто кроме самих работников не может так хорошо знать свою фирму и ее основные бизнес-процессы.
Разработкой собственного программного обеспечения, как правило, занимаются большие компании. Исторически это было продиктовано тем, что в середине 90-х годов просто не существовало отечественных программных продуктов, которые могли бы успешно справляться с задачей управления. А западные продукты – не адаптированы к специфике российского рынка. Таким образом, изначально созданием собственных программ компании начали заниматься от безысходности.
Для того, чтобы организации самостоятельно сделать работающее программное решение, ему необходимо привлечь массу специалистов:
- во-первых, для постановки задач необходимо мнение и опыт специалистов, вовлеченных в разные стороны процесса управления исследуемым объектом;
- во-вторых, необходимо привлечение специалистов по консалтингу для структурирования основных задач автоматизации бизнес-процесса в самодостаточное грамотное техническое задание;
- в-третьих, при отсутствии у организации собственных программистов, нужно привлекать IT-специалистов со стороны.
Но, все же, финансовый и, что более важно, кадровый потенциал рассматриваемой нами организации может позволить себе такого рода разработку. Причем данный вариант является весьма оптимальным и из-за экономических соображений.
|
обратная связь
