Для решения задач проектируемой системы автоматизации учета оптовой продажи товаров ООО «РОСС» необходимо описать следующие информационные сущности:
- Контрагенты;
- Товары;
- Склады;
- Банки.
Контрагенты – данная сущность содержит информацию, позволяющую охарактеризовать всех контрагентов фирмы «РОСС» реквизитами, необходимыми для функционирования автоматизации бизнес-процесса оптовой торговли.
Это следующий набор реквизитов информации:
- Наименование контрагента;
- Расчетный счет контрагента.
Товары – данная сущность содержит информацию, позволяющую охарактеризовать товары, реализуемые фирмой «РОСС». Данная информационная сущность предназначена для хранения типизированной информации описывающей товары, такой как:
- Наименование;
- Количество;
- Цена.
Склады – сущность предназначена для хранения информации о имеющихся у фирмы складах. Данная сущность описывается всего одним атрибутом – наименование склада.
Банки – сущность описывает банки, клиентами которых являются контрагентами компании. Данная сущность имеет важное значение, так как используется на завершающей фазе бизнес-процесса автоматизации оптовой торговли. Реквизиты данной сущность должны соответствовать реквизитам, необходимым для выписки платежных документов:
- Счетов;
- Счетов фактур;
- Товарных накладных.
Эти реквизиты обязательно должны включать:
- БИК банка;
- Наименование банка или его сокращенная форма согласно правоустанавливающим документам;
- ИНН банка;
- Корреспондентский счет банка.
Для хранения данной информации используются таблицы базы данных, размещенные на носителе информации, удовлетворяющем требованиям совместного доступа к записям несколькими пользователя с использованием распределенной компьютерной системы.
В качестве источников получения первичной информации выступают:
- Учредительные документы организаций контрагентов;
- Товарно-транспортные накладные;
- Банковские документы;
- Информация со складов;
- Информация о продажах товаров с разных складов.
Вся хранимая информационной системой информация находится в таблицах реляционной базы данных. Непосредственно база данных может иметь как клиент-, так и файл-серверную архитектуру.
Информационная модель проектируемой системы автоматизации представлена на рисунке 2.8:
Рисунок 2.8 Информационная модель разрабатываемой ИС
2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования
Под классификаторами понимается система условных обозначений.
Классификатор, или классификационная схема (от лат. classis — разряд и facere - делать) - систематизированный перечень наименований объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код. Классификация объектов производится согласно правилам распределения заданного множества объектов на подмножества (классификационные группировки) в соответствии с установленными признаками их различия или сходства. Применяется в автоматизированных системах управления и обработке информации. Классификатор является стандартным кодовым языком документов, финансовых отчетов и автоматизированных систем.
Классификаторы разрабатываются как на уровне отдельных предприятий, так и на уровне государств. Существуют следующие уровни классификаторов:
- международные - стандартные классификаторы, используемые по всему миру;
- межгосударственные - классификаторы, используемые в рамках экономических союзов и других межгосударственных объединений: например, классификаторы используемые в ЕС, СНГ и т. д.
- национальные, или межотраслевые - классификаторы, используемые в пределах государства. Не должны противоречить международным классификаторам;
- отраслевые - классификаторы, используемые в рамках одной отрасли;
- системные - классификаторы, принятые отдельным предприятием (организацией) для применения в рамках своей автоматизированной системы. Они содержат информацию, необходимую для решения задач в конкретной АС и отсутствующую в национальном или отраслевом классификаторе.
В исследуемом бизнес-процессе предприятия применяется иерархическая система классификации. Под иерархическим методом классификации понимается метод, при котором заданное множество последовательно делится на подчиненные подмножества, постепенно конкретизируя объект классификации. При этом основанием деления служит некоторый выбранный признак. Совокупность получившихся группировок при этом образует иерархическую древовидную структуру в виде ветвящегося графа, узлами которого являются группировки.
Выбор последовательности признаков зависит, прежде всего, от характера информации. При построении классификации выбор последовательности признаков зависит от вероятности обращения к тому или иному признаку. При этом наиболее вероятным обращениям должны соответствовать высшие уровни классификации.
Основными требованием, предъявляемым к классификатору, построенному на иерархическом методе классификации являются следующие:
- классификационные группировки, расположенные на одной ступени классификатора, не должны пересекаться, то есть не должны включать в себя аналогичных понятий;
- на каждой ступени классификатора для разделения вышестоящей группировки должен использоваться только один признак;
- сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов; не должна оставаться часть объектов, не вошедших в состав классификационной группировки.
Основными преимуществами иерархического метода является большая информационная емкость, традиционность и привычность применения, возможность создания для объектов классификации мнемонических кодов, несущих смысловую нагрузку.
Значительным недостатком иерархической классификации является слабая гибкость структуры, обусловленная фиксированным основанием деления и заранее установленным порядком следования, не допускающим включение новых объектов и классификационных группировок. Таким образом, при изменении состава объектов классификации и характеристик с помощью классификационных задач, требуется коренная переработка всей классификационной схемы.
Под кодированием понимается присвоение кода классификационной группировке или объекту классификации. Кодирование предназначено для формализованного описания наименований различных аспектов данных. Обычно кодирование представляет собой процесс обозначения исходного множества объектов или сообщений набором символов заданного алфавита на основе совокупности определенных правил.
Порядковый метод - каждый из объектов множества кодируется с помощью текущего номера по порядку. Обеспечивает простоту добавления новых объектов и краткость кода, однако такой код не несёт никакой информации об объекте. Используется в случаях, когда не требуется сложного деления на множества, например, в классификаторе валют.
Серийно-порядковый метод - кодами служат числа натурального ряда с закрепленной отдельной серией этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Чаще всего используется для идентификации объектов в сочетании с классификационным методом (классификатор должностей и служащих).
Последовательный метод - в кодовом обозначении знаки на каждой ступени деления зависят от результатов разбиения на предыдущих ступенях. В результате кодовое обозначение группировки дает информацию о последовательности признаков, характеризующих эту группировку. Наиболее подходит иерархическому методу классификации.
Параллельный метод - признаки классификации кодируются независимо друг от друга определенными разрядами или группой разрядов кодового обозначения. Метод параллельного кодирования чаще всего используется при фасетной классификации, но применяется также и в иерархической классификации. При этом либо соподчиненные признаки, обладая полной однородностью, располагаются параллельно во всех звеньях иерархической цепи, либо несоподчиненные параллельные признаки искусственно устанавливаются в определенной последовательности.
Характеристику классификаторов разрабатываемой нами ИС можно представить следующим образом (см. рис. 2.9):
Рисунок 2.9. Характеристика используемых классификаторов
Так же разрабатываемая нами информационная система использует следующие классификаторы:
- БИК - это сокращение от слов «Банковский Идентификационный Код». БИК является элементом банковских реквизитов предприятия и представляет собой код, в котором зафиксировано территориальное расположение банка.
- ИНН - цифровой код, упорядочивающий учёт налогоплательщиков в Российской Федерации. Присваивается как юридическим, так и физическим лицам. Организациям присваивается с 1993 года, индивидуальным предпринимателям - с 1997 года, прочим физическим лицам - с 1999 года (с начала действия первой части Налогового кодекса Российской Федерации). Существуют следующие виды ИНН:
- ИНН физического лица является последовательностью из 12 арабских цифр, из которых первые две представляют собой код субъекта Российской Федерации согласно 65 статье Конституции, следующие две - номер местной налоговой инспекции, следующие шесть - номер налоговой записи налогоплательщика и последние две - так называемые «контрольные цифры» для проверки правильности записи.
- ИНН индивидуального предпринимателя присваивается при регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, если данное лицо ранее его не имело. В ином случае используется имеющийся ИНН.
- ИНН юридического лица является последовательностью из 10 арабских цифр, из которых первые две представляют собой код субъекта Российской Федерации согласно 65 статье Конституции (или 99 для межрегиональной инспекции ФНС), следующие две - номер местной налоговой инспекции, следующие пять - номер налоговой записи налогоплательщика в территориальном разделе ЕГРН и последняя - контрольная цифра. ИНН вместе с КПП позволяют определить каждое обособленное подразделение юридического лица поэтому часто оба этих кода отображаются и используются вместе, например, при указании платежных реквизитов организаций.
- ИНН иностранного юридического лица c 1 января 2005 года всегда равен 9909, следующие 5 цифр соответствуют Коду Иностранной Организации, последняя - контрольная цифра.
- КПП - в банковских реквизитах - это код причины постановки на учет. КПП является дополнением к ИНН в связи с постановкой на учет в разных налоговых органах по основаниям, предусмотренным НК РФ. КПП присваивается при постановке на учет как по месту нахождения организации, так и по месту нахождения обособленных подразделений при наличии соответствующих документов.
2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
Входной информацией информационной системы является:
- Информация о заказе товара со склада;
- Набор условно постоянной информации.
Информация о заказе со склада вводится в систему автоматизации с использованием следующей модели (см. рис. 2.10):
Рисунок 2.10. Модель ввода первичной информации
В данном случае, производится заполнение таблицы «Заказы» оперативной информацией с использованием условно-постоянной информацией из имеющихся справочников. Однако, как видно из схемы, в процессе заполнения формы возможно изменение таблицы справочника «Товары».
Сама экранная форма ввода информации в ИС выглядит следующим образом (см. рис. 2.11):
Рисунок 2.11. Экранная форма ввода заказа
Данная форма содержит все необходимые описанные реквизиты информации и информационной модели АРМ. Реквизитами оперативной информации в данной форме будут поля ввода «количество», «дата» и маркер «подтвержден».
Данный документ заполняется постоянно при внесении нового заказа клиента в базу данных информационной системы.
Еще одной формой с оперативной информацией является форма заполнения наличия товара на складах компании.
Данная форма обеспечивает поддержку актуализации информации и имеющихся на ее складах единицах того или иного товара. Макет данной экранной формы выглядит так (см. рис. 2.12):
Рисунок 2.12. Экранная форма ввода информации
Данная форма содержит следующие реквизиты:
- Склад – наименование склада из справочника «Склады»;
- Продукция – наименование продукции из справочника «Товары»;
- Количество – актуальная информация о количестве товара на складе;
- Стоимость – стоимость единицы товара.
Для заполнения условно-постоянной информации в базе данных существуют формы ввода, привязанные к соответствующим таблицам.
Для ввода информации о банках существует форма «Банки» (см. рис. 2.13):
Рисунок 2.13. Экранная форма ввода информации о банках
Данная форма содержит следующие реквизиты:
- Наименование – установленное организационными документами наименование банка;
- БИК – уникальный идентификатор банка;
- ИНН – ИНН код банка;
- КПП – КПП банка;
- Кор. счет – корреспондентский счет банка.
Данная информация заполняется по предоставленным клиентами реквизитам банка или банков, расчетные счета которых он желает использовать при оформлении платежных документов, выписанных ему компанией «РОСС».
Форма «Контрагенты» предназначена для ввода информации о контрагентах компании «РОСС». Экранная форма ввода данной информации имеет следующий вид (см. рис. 2.14):
Рисунок 2.14. Экранная форма ввода информации о контрагенте
Данная форма содержит всего один реквизит информации – «Наименование контрагента».
Данный реквизит вводится с использованием одного поля ввода – «Наименование».
Справочник «Расчетные счета» содержит информацию по расчетным счетам контрагентов. Макет экранной формы данного справочника выглядит так (см. рис. 2.15):
Рисунок 2.15. Экранная форма ввода информации о расчетных счетах контрагентов
Данная форма предназначена для ввода реквизита «Номер счета клиента» в банке.
Формы «склады» и «товары» имеют идентичную структуру макета данных. Данные формы представлены ниже (см. рис. 2.16):
Рисунок 2.16. Экранная форма ввода первичной информации
Здесь вводится реквизит «наименование» склада или «наименование» товара.
Вся информация по имеющимся в системе справочникам приведена в таблице 3:
Таблица 3. Используемые справочники
Название Ответственный Частота актуализации
Банки Оператор АРМ По мере необходимости
Контрагенты Оператор АРМ По мере необходимости
Склады Администратор По мере необходимости
Товары Оператор Еженедельно
Наличие товара Оператор АРМ 2 раза в неделю
Расчетные счета Оператор АРМ По мере необходимости
2.2.4 Характеристика результатной информации
Результатной информацией данной информационной системы является ведомость заказов продукции в компании «РОСС».
Данная ведомость содержит следующий набор реквизитов информации:
- Наименование продукции;
- Расчетный счет клиента;
- Лицевой счет клиента;
- Банк;
- Наименование клиента;
- Склад с которого сделан заказ;
- Количество единиц заказа;
- Дата заказа;
- Статус заказа.
Данная ведомость является показателем работы компании в определенный период времени. Она является статистическим инструментом и инструментом принятия организационных решений.
Данные в ведомости могут быть выбраны по следующим критериям:
- Временной интервал продаж;
- Покупатель;
- Продукция;
- Величина заказа продукции и т.д.
Все это позволяет получать руководству предприятия статистическую информацию по продажам и влиять на протекание основных бизнес-процессов путем концентрации внимания на определенном виде товара или торговле с определенного склада. |
обратная связь
