Теоретические аспекты внутреннего контроля

Внутренний контроль (ВК) необходим для того, чтобы своевременно располагать информацией об отклонениях в организации, превышающих допустимый масштаб.
Внутренний контроль – это наблюдение, обследование и (или) проверка соответствия процесса функционирования объекта контроля законам, стандартам, планам, нормам, правилам, приказам, другим принятым управленческим решениям. Выявляя отклонения и устанавливая причины их возникновения, контроль позволяет оперативно разработать и реализовать на практике мероприятия, нацеленные на оптимальное функционирование проверенного объекта, повышение эффективности его работы.
Цели внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета:
1. Система бухгалтерского учета должна отражать только  санкционированные операции.
2. Точная входящая информация.
3. Точная разноска по регистрам бухгалтерского учета.
4. Должна быть обеспечена сохранность учетных документов.
5. Предотвращение злоупотреблений работников предприятия.
6. Обеспечение оперативной управленческой информации.
7. Выявление необычных фактов и отклонений.
Для достижения целей необходимо выполнять следующие задачи:
1. Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры):
- исключительный доступ для ограниченного круга пользователей;
- контроль за взаимосвязанными операциями;
- документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей;
- проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер;
- разделение обязанностей между подготовкой первичных документов, санкционированием хозяйственных операций и разноской по счетам бухгалтерского учета.
2. Внутренняя проверка на начальной стадии:
- выборочные проверки суммирования расчетов
- использование внутрифирменных должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор;
- регулярные проверки качества выполненного анализа;
- анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования.
3. Регулярная сверка счетов:
  - регулярное составление пробного баланса;
  - использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами;
 - сверка выписок банка и кассовой книги;
 - контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами.
4. Создание надежных копий банка данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации:
- ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала;
- обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых данных;
- дублируемое электропитание на случай сбоев в сети.
5. Разделение обязанностей:
- ротация обязанностей;
- обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников;
- своевременная регистрация документов, активов;
- регулярная сверка счетов бухгалтерского учета;
- достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды.
6. Использование предельных сроков представления внутренней отчетности:
- регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации.
7. Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени:
- регулярный анализ существенных отклонений.
Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей. К другим функциям внутреннего контролер относятся должностные обязанности, перечисленные в Приложении 1.
Методы, используемые при осуществлении внутреннего контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:
- бухгалтерский финансовый учет (счета и двойная запись, инвентаризация и документация, балансовое обобщение);
- бухгалтерский управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек);
- ревизия, контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов, проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация, устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);
- экономический анализ.
Внутренний контроль осуществляется на следующих этапах:
- предварительный контроль, например, контроль состава и качества документов, необходимых для организации коммерческой деятельности;
- текущий контроль - контроль в процессе коммерческой деятельности;
- последующий контроль, включающий в себя, в частности, контроль конечных результатов коммерческой деятельности.
Система бухгалтерского учета должна обеспечить внутрихозяйственный бухгалтерский контроль на следующих стадиях учета [33, с. 6].
- рассмотрения первичных документов, поступивших главному бухгалтеру на подпись, а также при визировании договоров, приказов и других документов, связанных с расходованием денежных и материальных средств;
- в ходе учетной регистрации хозяйственных операций и инвентаризации товарно-материальных и других ценностей;
- при обобщении учетной и отчетной информации, а также в ходе проводимых с другими функциональными службами проверок в отдельных хозяйственных подразделениях.
Особое значение для внутреннего контроля имеет установление ответственности должностных лиц за соблюдение порядка приемки, хранения, расходования и списания товарно-материальных и других ценностей, а также за достоверность первичных учетных документов. От качества внутреннего контроля зависят результаты внешнего контроля.
Особое внимание со стороны внешних контролирующих органов уделяется торговле, так как торговых организациях наблюдается наличие наибольшего удельного веса налогоплательщиков с риском сокрытия заработной платы, занижения налогов и выявления неучтенного товара.
Как правило, неучтенный товар выявляется в результате ревизий, проверок и иных мероприятий, проводимых налоговыми и иными контролирующими органами (имеются ввиду случаи, отличные от проведения инвентаризаций и проверок собственными силами, а также силами созданных в организации ревизионных комиссий и иных подобных органов) [19].
Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по:
- документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организации;
- правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности;
- законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных лиц, на которых установлена ответственность за их осуществление.
В ходе проверки при необходимости проверяющие могут проводить инвентаризацию имущества, а также производить осмотр (обследование) производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых предприятиями торговли и общественного питания для извлечения дохода, либо связанных с содержанием объектов налогообложения.
Инвентаризация -  это проверка наличия и состояния материальных ценностей (основных и оборотных фондов) в натуре, а также денежных средств, остатков средств на счёте в банке и остальных расчётов с дебиторами и кредиторами. Инвентаризация - один из важнейших приёмов внутреннего контроля сохранности имущества предприятия, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского хозяйства и текущего учёта.
Порядок проведения инвентаризации имущества налогоплательщиков при налоговой проверке утвержден совместным приказом Минфина России и МНС России от 10 марта 1999 г. № 20н, ГБ-3-04/39.
Итоговые данные об излишках материальных и иных ценностях отражаются в «Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией» (Приложение 2).
Именно при проведении инвентаризации и осмотра (обследования) могут быть выявлены неучтенные товары, а также иные имущественные и денежные ценности, что в ряде случаев дает основания для доначисления проверяющими сумм соответствующих налогов и сборов, оказывающих негативное влияние на финансовые результаты предприятия.
В случае выявленного налоговыми органами неучтенного товара, он подлежит принятию на бухгалтерский (налоговый) учет с оценкой по установленным соответствующим законодательством правилам (как правило, по рыночным ценам).
Отдельные проверки, в том числе по соблюдению правил торговли, порядку применения цен на определенные виды товаров, качества и безопасности реализуемых предприятиями товаров, в соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации «О Государственной инспекции по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации» вправе также проводить органы торговой инспекции.
Для выполнения своих функций сотрудники торговых инспекций вправе совершать контрольные закупки с целью определения правильности расчетов с покупателями, изымать образцы товаров для определения их качества, требовать у предприятия представления документов, подтверждающих соответствие товаров установленным действующим законодательством требованиям, а также ряд иных действий. Эти органы вправе инициировать рассмотрение административных дел, связанных с нарушением торговой деятельности, и выносить по ним решения (в пределах предоставленных полномочий). Свои проверки органы торговой инспекции осуществляют в порядке, установленном Федеральным законом «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».
Если говорить о конфискации каких-либо товарно-материальных ценностей предприятий торговли и общественного питания, то она в соответствии с положениями действующего законодательства (статьи 235 и 243 ГК РФ) может осуществляться в случаях, специально предусмотренных законами. При этом конфискация осуществляется по решению суда в виде санкции за совершение преступления или иного правонарушения, или же в административном порядке. Ряд положений о конфискации имущества закреплены в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ).
Для предотвращения возникновения отрицательных последствий по результатам проверок внешними контролирующими органами необходимо поддерживать и совершенствовать систему внутреннего контроля. Одной из наиболее эффективных форм внутреннего контроля является инвентаризация.
Первый этап инвентаризации, подготовительный, включает в себя следующие мероприятия: подготовку приказа о проведении инвентаризации; формирование инвентаризационной комиссии; определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества; получение расписок от материально ответственных лиц и т.д. Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей (Приложение 3). Третий этап – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений. Четвертый, заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Товары, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц, недостачу товаров и его порчу в пределах или сверх норм естественной убыли относят на расходы на продажу, на виновных лиц или на финансовые результаты (табл. 1.4).
Таблица 1.4
Бухгалтерские проводки по результатам инвентаризации

Содержание хозяйственной операции    Дебет    Кредит
При инвентаризации выявлены излишки товаров     41    91
При инвентаризации выявлены недостачи и потери     94    41
Недостачи и потери в пределах норм естественной убыли отнесены на расходы на продажу    44    94
Недостача товаров, а также их порча сверх естественной убыли отнесена на виновных лиц    73    94
Убытки от недостачи товаров и их порчи списываются на финансовые результаты организации    94    99

Примеры бухгалтерских проводок по результатам инвентаризации  с поставщиками представлены в  таблице (табл. 1.5).

Таблица 1.5
Синтетический учет результатов инвентаризации за ноябрь 2008 г.
руб.
№ п/п
   
Содержание хозяйственной операции   
Сумма,
руб.    Корреспонденция счетов
            Дебет    Кредит
1    Возврат некачественного товара поставщику    30000    76    41-1
2    Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету    5400    19    68-3
3    Учтена недостача товаров в кладовой  №1    2620    94    41
4    Восстановлен НДС, ранее принятый к вычету    472    19    68-3
5    Недостача без НДС отнесена на виновное лицо и удержана из зарплаты (Приложение 3)    2620    73    94

Таким образом, правильная организация учета товаров и товарных операций в соответствии с требованиями современного бухгалтерского и налогового законодательства – успешное решение задач бухгалтерского учета этих операций.
Качественное проведение инвентаризации товаров и материальных ценностей, как одной из эффективных форм внутреннего контроля,  является актуальным как для маленького продуктового магазинчика площадью в 100 квадратных метров, так и для крупной розничной сети гипермаркетов с площадью каждого из них 7000 кв.м. Проведение инвентаризаций - это не только способ наладить постоянный корректный учет товарно-материальных ценностей, но еще и избавление от внутреннего воровства и оздоровление коллектива и его лояльности по отношению к компании.
На основании всего вышесказанного, можно сделать вывод, что цели и задачи внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета направлены на выявление отклонений от стандартов, предотвращение злоупотреблений, обеспечение оперативной управленческой информации и др. Важнейшей функцией внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия своих должностных обязанностей.