Анализ и управление дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса и инфляции имеет особое значение, так как подобная иммобилизация оборотных средств становится особенно невыгодной. Однако в то же время в экономической ситуации сегодняшнего дня при существующем уровне конкуренции очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит).
Одним из видов ликвидных оборотных активов является дебиторская задолженность, поэтому многие предприятия в первую очередь начали работу по оптимизации управления дебиторской задолженностью.
Сейчас основными проблемами, с которыми сталкиваются предприятия при возникновении дебиторской задолженности, являются:
1) отсутствие достоверной информации о сроках погашения обязательств, в том числе о величине затрат, связанных с изменением размера дебиторской задолженности и времени ее инкассации;
2) отсутствие контроля просроченной и сомнительной задолженности;
3) распределение функций ответственности между разными подразделениями за аккумулирование (сбор) денежных средств, анализ дебиторской задолженности и принятие решения о предоставлении кредита.
Бухгалтерия в системе управления дебиторской задолженностью. Система управления дебиторской задолженностью - это процесс, в который вовлечены разные звенья менеджмента компании. Нередко за продажи и взыскание задолженности отвечают разные подразделения организации, поэтому необходимо четкое распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами.
Распределение функций при этом выглядит следующим образом:
1. Бухгалтер по учету дебиторов и кредиторов ежедневно регистрирует поступающие платежи, проверяет работу базы данных на предмет начисления штрафов и пеней и формирует "Отчет о списании дебиторской задолженности" (табл. 1) и "Реестр старения дебиторской задолженности" (табл. 2) и направляет их вместе с "Уведомлением о нарушении срока оплаты и сумме начисляемых пеней" менеджеру по продажам, финансовому менеджеру и главному бухгалтеру по электронной почте.
2. Финансовый менеджер ежемесячно ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно условий отгрузки и оплаты) финансовый менеджер направляет менеджеру по продажам "Оповещение об изменении статуса клиента" и при необходимости - "Распоряжение о прекращении отгрузок данному клиенту".
3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, оплата векселем). Кроме того, необходимо составить акт сверки (в двух экземплярах).
4. Юридический отдел в случае неудачного завершения переговоров с клиентом на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.
5. Финансовый директор в случае, если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга, или же обращается в суд.
6. Главный бухгалтер несет ответственность за проведение инвентаризации дебиторской задолженности, формирование резервов по сомнительным долгам и документальное оформление списания безнадежных долгов с баланса организации.
Информация, необходимая для формирования эффективной системы антикризисного управления дебиторской задолженностью. Основой формирования системы антикризисного управления дебиторской задолженностью является финансовая информация. Однако отчеты, которые в настоящее время составляются, включают в себя информацию лишь о выставленных счетах-фактурах и полученных платежных поручениях, сопоставив которые, можно определить только суммарный остаток дебиторской задолженности покупателя.
Для создания системы управления дебиторской задолженностью в условиях финансового кризиса необходимо в первую очередь сформировать базу данных, которая включала бы следующую информацию о:
1) выставленных покупателям счетах, неоплаченных на текущий момент;
2) периодах просрочки платежа (в днях) по каждому из выставленных счетов;
3) размере безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности;
4) статистике платежной дисциплины каждого покупателя (средний период просрочки, средняя сумма предоставленного кредита).
Эту информацию целесообразно систематизировать в двух формах: в форме отчета о списании дебиторской задолженности покупателей (табл. 1) и в форме реестра старения дебиторской задолженности (табл. 2).
Отчет о списании дебиторской задолженности ведется по каждому дебитору и имеет цель контроля за поступлением платежей и ведения статистики платежной дисциплины. Так, например, по счету, максимальный срок оплаты по которому наступает 15.02.09, покупатель погашает дебиторскую задолженность четырьмя платежными поручениями. В графе 6 указывается период просрочки по каждому платежному поручению.
Такая форма представления информации позволяет рассчитать величину затрат, вызванных просрочкой платежа по каждому выставленному счету, она будет определяться по формуле:
где r - банковская ставка процента (дневная); - дебиторская задолженность на текущую дату (графа 5 табл. 1); - период просроченной дебиторской задолженности.
Таблица 1
Отчет о списании дебиторской задолженности
┌────────────────────────────┬────────────────────────────────┬───────────────────┬──────────────┐
│ Счета-фактуры выставленные │ Платежные поручения полученные │ Величина │ Период │
├─────┬──────────────────────┼───────────────┬────────────────┤ дебиторской │ просрочки, │
│ N │ Максимальный срок │ Дата │ Сумма, руб. │ задолженности на │ дней │
│ │ оплаты по │ │ │ дату │ │
│ │ выставленному счету │ │ │ поступления │ │
│ │ │ │ │ платежного │ │
│ │ │ │ │ поручения, руб. │ │
├─────┼──────────────────────┼───────────────┼────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │
├─────┼──────────────────────┼───────────────┼────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│ 1 │ 15.02.09 │ 18.02.09 │ 50000 │ 350000 │ 3 │
│ │ ├───────────────┼────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│ │ │ 20.02.09 │ 70000 │ 300000 │ 5 │
│ │ ├───────────────┼────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│ │ │ 23.02.09 │ 150000 │ 230000 │ 8 │
│ │ ├───────────────┼────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│ │ │ 25.02.09 │ 80000 │ 80000 │ 10 │
├─────┼──────────────────────┼───────────────┼────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│ 2 │ ... │ │ │ │ │
│ ├──────────────────────┼───────────────┼────────────────┼───────────────────┼──────────────┤
│ │ ... │ │ │ │ │
└─────┴──────────────────────┴───────────────┴────────────────┴───────────────────┴──────────────┘
Пример 1
При средней ставке 15% годовых (0,04% в день), по которой предприятие "Альфа" привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа по счету 1, составят 2 076 руб. (0,04% (350 тыс. руб. х 3 дн. + 300 тыс. руб. х 5 дн. + 230 тыс. руб. х 8 дн. + 80 тыс. руб. х 10 дн.)
Информация о затратах, связанных с обслуживанием просроченной дебиторской задолженности, может быть использована при определении величины процентов, связанных с просрочкой платежа, включаемых в договор, что будет являться одной из самых действенных мер стимулирования платежа в условиях кризиса.
Обобщающим отчетом, позволяющим аккумулировать информацию для осуществления контроля за дебиторской задолженностью, является реестр старения (инкассации) дебиторской задолженности. Он представляет таблицу, в которой дебиторская задолженность классифицируется на группы в зависимости от сроков возникновения (табл. 2). Количество групп определяется политикой организации в области кредитования клиентов.
Реестр старения дебиторской задолженности упрощает также работу бухгалтера при формировании резервов по сомнительным долгам, так как позволяет оперативно контролировать переход просроченной дебиторской задолженности из одной группы в другую.
Согласно нормам Налогового кодекса РФ в резерв включается просроченная задолженность покупателей (заказчиков) и поставщиков (подрядчиков) со сроком возникновения не менее 45 дней, долги в пределах 90 дней учитываются в половинном размере (п. 1 и п. 4 ст. 266 НК РФ), при этом сумма создаваемого резерва не может превышать 10% выручки за отчетный период (п. 4 ст. 266 НК РФ).
В условиях финансового кризиса периоды старения дебиторской задолженности необходимо уменьшить в связи с ростом рисков неплатежей (так, например, создавать резервы по сомнительным долгам с 100%-ным включением уже по дебиторской задолженности со сроками возникновения от 45-90 дней). Поэтому необходимо подвергать тщательному анализу изменение возрастной структуры дебиторской задолженности (стр. 5 табл. 2) в динамике.
Информация, содержащаяся в резерве старения дебиторской задолженности, периодически подвергается перекрестной сверке с результатами проведенной инвентаризации.
Таблица 2
Реестр старения дебиторской задолженности
┌─────────────────────┬────────────────┬──────────────┬────────────┬───────────────────────────────────────────────────────┐
│ Номер счета-фактуры │ Сумма │ Максимальный │ Дата │ Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб. │
│ │ счета-фактуры, │ срок оплаты │поступления ├────────┬──────────┬──────────┬──────────┬─────────────┤
│ │ тыс. руб. │ │ платежа │ 0 дн. │ до 7 дн. │до 45 дн. │до 90 дн. │свыше 90 дн. │
├─────────────────────┼────────────────┼──────────────┼────────────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │
├─────────────────────┼────────────────┼──────────────┼────────────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ 1 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────┼────────────────┼──────────────┼────────────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ 2 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────┼────────────────┼──────────────┼────────────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│ 3 │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────┼────────────────┼──────────────┼────────────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│4 Итого │ │ │ │ │ │ │ │ │
├─────────────────────┼────────────────┼──────────────┼────────────┼────────┼──────────┼──────────┼──────────┼─────────────┤
│5 Структура │ 100% │ │ │ │ │ │ │ │
│дебиторской │ │ │ │ │ │ │ │ │
│задолженности, % │ │ │ │ │ │ │ │ │
└─────────────────────┴────────────────┴──────────────┴────────────┴────────┴──────────┴──────────┴──────────┴─────────────┘
На дату проведения инвентаризации бухгалтерии необходимо составить справку о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности фирмы, которую нужно приложить к "Акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (ф. ИНВ-17). Она должна содержать подробные сведения о каждом дебиторе, сумме задолженности и причине ее возникновения. Здесь же указываются документы, которые подтверждают задолженность (прежде всего, это платежные и отгрузочные документы). В ф. ИНВ-17 предусмотрены графы для выделения подтвержденного и неподтвержденного дебиторами долга. Помимо этого, в ней отдельно указывают обязательства, срок исковой давности по которым подошел к концу. Однако в акте нет графы для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее, посчитали нереальной для взыскания. Эту графу было бы целесообразно включить в документ, в противном случае сумма безнадежных долгов сольется с "просроченными" обязательствами.
На основании составленного акта руководитель организации издает приказ о списании безнадежной задолженности. Документально обосновать списание должны следующие документы, свидетельствующие о безнадежности долга:
1) документы, подтверждающие выполнение работ, оказание услуг и поставку товаров, по которым так и не поступила оплата (например, накладные, договоры, акты о выполненных работах);
2) свидетельства об оплате аванса поставщику, который не выполнил договорных обязательств (платежное поручение, расходный кассовый ордер и др.);
3) акты сверок задолженности, подписанные сторонами-участниками сделки.
Нереальность взыскания подтверждают следующие документы:
1) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц о том, что организация-должник ликвидирована;
2) определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации фирмы-дебитора;
3) акт судебного пристава-исполнителя о невозможности взыскания долга с компании-должника.
Подготовка реестра старения дебиторской задолженности помогает менеджеру оперативно отслеживать изменения ее структуры и выявлять причины возникновения безнадежных долгов.
Формирование кредитной политики. С целью минимизации рисков возникновения сомнительной и безнадежной дебиторской задолженности в условиях финансового кризиса необходимо предпринять комплекс мер, направленных на принятие решения об условиях предоставления кредита. Одной из таких мер является формирование кредитной политики. В ее основе лежит сравнение потенциальных выгод от увеличения объема продаж за счет реализации в кредит со стоимостью обслуживания этого кредита.
Основными элементами кредитной политики являются: формирование кредитного рейтинга клиентов и выработка условий коммерческого кредитования.
Формирование кредитного рейтинга клиентов заключается в распределении покупателей по группам риска непогашения дебиторской задолженности. В основу распределения могут быть заложены такие показатели, как: общее время работы с данным покупателем, объем продаж, приходящийся на данного покупателя, объемы и сроки просроченной задолженности по данному покупателю, показатели оборачиваемости дебиторской задолженности, а также качественная оценка значимости клиента с позиции работающего с ним менеджера.
Кредитный рейтинг необходимо перевести в числовое значение. С этой целью все упомянутые выше показатели переводятся в 100-балльную шкалу измерения, в которой нулю соответствует - наименее, а ста - наиболее предпочтительное значение. Возможные значения этих показателей приводятся в табл. 3. Они устанавливаются экспертным путем и зависят от сферы деятельности организации, специфики ее продукции и т.п. Затем каждому показателю присваивается весовое значение значимости, и тогда кредитный рейтинг конкретного клиента определяется как сумма взвешенных оценок.
Веса значимости (графа 6) определяются на основании анализа опыта работы с покупателями за прошлые отчетные периоды. Для этого необходимо оценить влияние каждого показателя на скорость погашения дебиторской задолженности с помощью коэффициентов корреляции.
Таблица 3
Шкала оценки показателей надежности клиента
┌───────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┬────────┬────────────┐
│ Показатель │ Балльная оценка │ Вес │ Взвешенная │
│ ├─────────────┬─────────────┬──────────┬────────────┤ │ оценка │
│ │ 25 │ 50 │ 75 │ 100 │ │ │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│1 Средний за период объем │ Менее 10 │ 10-15 │ 15-20 │ Более 20 │ │ │
│продаж в процентах от общего │ │ │ │ │ │ │
│объема продаж │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│2 Оборачиваемость дебиторской │ Более 30 │ 20-30 │ 10-20 │ Менее 10 │ │ │
│задолженности, дней │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│3 Объем просроченной │ Более 50 │ 20-50 │ 5-20 │ Менее 5 │ │ │
│задолженности, в процентах от │ │ │ │ │ │ │
│объема продаж │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│4 Сроки просроченной │ До 30 │ 30-60 │ 60-90 │ Свыше 90 │ │ │
│задолженности, в днях │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│5 Период работы с клиентом, в │ Менее 1 │ 1-2 │ 2-5 │ Более 5 │ │ │
│годах │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│6 Качественная оценка клиента │ │ │ │ │ │ │
├───────────────────────────────┼─────────────┼─────────────┼──────────┼────────────┼────────┼────────────┤
│Итого │ │ │ │ │ 1 │ │
└───────────────────────────────┴─────────────┴─────────────┴──────────┴────────────┴────────┴────────────┘
По этой шкале всех клиентов можно разделить на несколько групп по уровню надежности: 1) группа клиентов повышенного риска, 2) группа клиентов особого внимания, 3) группа надежных клиентов и 4) группа "золотых" клиентов. Подобная классификация позволяет оценить риски и расставить приоритеты при разработке политики кредитования. В зависимости от кредитоспособности покупателя выбираются условия предоставления кредита: длительность отсрочки платежа, размер и условия предоставления скидок; форма штрафных санкций и т.д.
Внутрифирменные стандарты предоставления кредита могут базироваться на следующих допущениях:
1) клиент набирает менее 50 баллов по шкале надежности, тогда кредит не предоставляется, расчеты ведутся по предоплате или по факту;
2) клиент набирает от 50 до 70 баллов - ему предоставляется ограниченное кредитование;
3) клиент, набравший более 70 баллов, имеет право на получение кредита на стандартных условиях.
Наиболее объективным способом формирования кредитного рейтинга клиентов является выделение группы VIР-клиентов, обеспечивающих компании наибольший объем продаж. Предоставление клиенту товарного кредита эффективно тогда, когда его доля в товарообороте превышает его долю в совокупной дебиторской задолженности. При решении этих вопросов на помощь приходит АВС-XYZ анализ. Рассмотрим его методику на примере.
Возможно также проведение XYZ-анализа дебиторской задолженности. С помощью этого анализа выявляются тенденции изменения взаимоотношений с отдельными клиентами. Клиенты классифицируются по стабильности осуществляемых ими закупок, т.е. по значению коэффициента вариации выбранного показателя (например, объема реализации).
Определим коэффициент вариации объема реализации по каждому клиенту по формуле:
┌──────────────────────────┐
│┌─ ─┐
││ 6 ─ 2 │
││ Сумма (Bi - B) │ : 6
││ i = 1 │
│└─ ─┘
Vj = ────────────────────────────── х 100%
─
B
где vj - коэффициент вариации для j-го клиента; Вi - товарооборот j-го
клиента за соответствующий месяц I полугодия 2008 г.; B - среднее
─
значение товарооборота за период; B - расчетный период, в мес.
Ключевым является определение оптимального срока кредитования(периода инкассации) дебиторской задолженности. При этом в условиях кризиса важна не столько сама продолжительность оборота дебиторской задолженности, столько то, чтобы она не оказалась более длительной, чем оборот кредиторской задолженности.
При формировании условий коммерческого кредитования стоит понимать, что даже в условиях финансового кризиса предприятие не должно полностью отказываться от реализации продукции в рассрочку, так как это, скорее всего, вызовет резкое сокращение объемов продаж.
┌────────────────────────────────┬─────────────────────────────────┬────────────────────────────────┐
│AX │AY │AZ │
│Клиент N 1 (высокая доля в │Клиент N 3 (высокая доля в │Клиент N 2 (высокая доля в │
│товарообороте, высокая степень │товарообороте, средняя степень │товарообороте, низкая степень │
│стабильности закупок) │стабильности закупок) │стабильности закупок) │
├────────────────────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│BX │BY │BZ │
│(средняя доля в товарообороте, │(средняя доля в товарообороте, │Клиент N 4 Клиент N 5 (средняя │
│высокая степень стабильности │средняя степень стабильности │доля в товарообороте, низкая │
│закупок) │закупок) │степень стабильности закупок) │
├────────────────────────────────┼─────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤
│CX │CY │CZ │
│(низкая доля в товарообороте, │(низкая доля в товарообороте, │Клиент N 6 (низкая доля в │
│высокая степень стабильности │средняя степень стабильности │товарообороте, низкая степень │
│закупок) │закупок) │стабильности закупок) │
└───────────────γ |
обратная связь
