Кассовые операции связаны практически со всеми разделами бюджетного бухгалтерского учета, например с расчетами по доходам, с подотчетными лицами, поставщиками, прочими дебиторами и др. Учитывая важность сохранности, правильности и целевого использования наличных денежных средств, методика проверки кассовых операций приобретает существенную роль .
Целью проверки является контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении бюджетным учреждением операций с наличными денежными средствами (кассовых операций), их обоснованностью и сохранностью наличных денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе.
Источниками информации при проверке служат нормативные документы и документы хозяйствующего субъекта.
В число нормативных документов входят:
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
- Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные Приказом Минфина России от 24.08.2007 N 74н;
- Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России 148н;
- Формы регистров бюджетного учета, утвержденные Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н;
- Приказ Минфина России от 21.09.2004 N 85н "О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации";
- Приказ Минфина России от 24.08.2007 N 72н "Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации";
- Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденное советом директоров Банка России от 09.10.2002 N 199-П (далее - Положение N 199-П);
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Советом директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок);
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Советом директоров Банка России от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение N 14-П);
- Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".
В число документов хозяйствующего объекта входят :
- кассовые заявки;
- заявления на получение денежных чековых книжек;
- денежные чеки;
- заявки на получение наличных денежных средств;
- карточки учета лимитов бюджетных обязательств;
- книга учета выданных раздатчикам средств на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий;
- приходные кассовые ордера;
- расходные кассовые ордера;
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- расчет лимита наличия денежных средств в кассе;
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов;
- инвентаризационные описи наличных денежных средств;
- ведомость на выдачу денежных средств из кассы;
- платежные ведомости;
- кассовая книга;
- журнал операций по счету 201.04 "Касса";
- журнал по прочим операциям;
- баланс главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета.
Ревизуя кассовые операции, необходимо проверить, как соблюдаются отдельные положения Порядка ведения кассовых операций и кассовая дисциплина, достоверны ли, законны и целесообразны совершенные операции с наличными денежными средствами.
Основными направлениями проверки являются:
- условия хранения и сохранность наличных денежных средств и других ценностей в кассе или при доставке их из банка;
- порядок хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денежных средств;
- документальное оформление операций, связанных с получением и выдачей наличных денежных средств;
- лимит наличных денежных средств в кассе;
- своевременность и полнота оприходования полученных из банка наличных денежных средств и выручки;
- своевременность и полнота сдачи денежных средств в банк (органы Федерального казначейства);
- учет кассовых операций, ведение кассовой книги и книг аналитического учета денежных документов;
- предельный размер расчетов наличными денежными средствами.
Остановимся на этих направлениях подробнее.
После предъявления полномочий на право проведения ревизии руководителю учреждения член ревизионной группы (ревизор), проверяющий кассовые операции, приступает к инвентаризации наличных денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе . Инвентаризация проводится при участии кассира и главного бухгалтера (или заместителя главного бухгалтера). Если по болезни или другим уважительным причинам кассир не может присутствовать при проверке кассовой наличности, то необходимо назначить специальную комиссию в составе руководителя, главного бухгалтера (либо лиц, их заменяющих), временно исполняющего обязанности кассира, представителя коллектива, не связанного с бюджетным бухгалтерским учетом .
До пересчета кассовой наличности кассир в присутствии ревизора составляет на момент ревизии отчет об операциях кассы. В отчет включаются данные из имеющихся в кассе надлежаще оформленных приходных и расходных кассовых ордеров и других документов. Кассир дает расписку, в которой указывается, что все приходные и расходные документы включены в отчет и к моменту ревизии не оприходованных и не списанных в расход денежных средств не имеется. Составленный кассиром отчет после проверки ревизором передается в бухгалтерию для отражения его данных на счетах бюджетного бухгалтерского учета.
Аналогичные записи производятся также в книгах аналитического учета денежных документов и бланков строгой отчетности, хранящихся в кассе, определяются их соответствующие остатки на момент инвентаризации.
После этого кассир предъявляет имеющиеся у него в наличии средства, денежные документы и бланки строгой отчетности для пересчета и проверки. Заявления кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих учреждению, во внимание не принимаются. При подсчете фактического наличия денежных средств никакие расписки и неоформленные документы в остаток наличности не принимаются. В виде исключения разрешается зачитывать как наличность выплаченные суммы по платежным ведомостям, по которым выплата еще не закончена. Все предъявленные кассиром частные расписки и другие незаконные документы перечисляются в акте (справке) с указанием, когда, кому, для какой цели, в каком размере и т.д. выданы денежные средства.
Закончив пересчет наличных средств, ревизор проверяет, имеются ли в кассе денежные документы, а также бланки строгой отчетности. Фактические остатки средств, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бюджетного бухгалтерского учета. Если при проверке выявлены недостача или излишек, то у кассира следует взять письменное объяснение причин выявленных расхождений. Ревизор обязан тщательно проверить достоверность представленных объяснений и принять меры к взысканию с кассира недостачи.
Согласно ст. 238 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой ущерб, под которым понимается реальное уменьшение или ухудшение наличного имущества работодателя, а также необходимость для него произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества или на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. К прямому действительному ущербу может быть отнесена и недостача денежных средств в кассе .
ТК РФ предусматривает два вида материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю: ограниченную и полную материальную ответственность. Ограниченная материальная ответственность заключается в обязанности работника возместить причиненный прямой действительный ущерб, но не свыше установленного законом максимального предела (согласно ст. 241 ТК РФ - средний месячный заработок работника). Перечень случаев полной материальной ответственности работников установлен ст. 243 ТК РФ.
Таким образом, в соответствии с действующим законодательством кассир несет материальную ответственность за сохранность всех ценностей, находящихся в кассе, и ущерб, причиненный учреждению. Поэтому сумма недостачи списывается за счет кассира, а сумма излишка приходуется.
Далее ревизор проверяет, как соблюдаются условия, обеспечивающие сохранность денежных средств.
В Приложении N 3 к Порядку даны Единые требования для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещений касс. В частности, помещение кассы должно:
- быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;
- иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;
- закрываться на две двери (внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы);
- оборудоваться специальным окошком для выдачи денежных средств;
- располагать исправным огнетушителем;
- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денежных средств и ценностей, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами; ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты; учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий; не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем учреждения, результаты которой фиксируются в акте.
В Приложении N 2 к Порядку даны Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке. Руководителям предприятий при приеме на работу и назначении на должность, связанную с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств, либо при периодическом привлечении лиц к указанным работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах. Руководитель должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или в них и в случае необходимости транспортное средство.
При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю запрещается :
- разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
- допускать в салон транспортного средства лиц, не предназначенных руководителем предприятия для их доставки;
- следовать пешком, попутным или общественным транспортом;
- посещать магазины, рынки и др. места;
- выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставления денежных средств и ценностей по назначению.
Требования к порядку хранения чековых книжек, выписки чеков и получения по ним денег установлены Положением N 199-П:
- все записи в чеке производятся от руки чернилами либо шариковой ручкой черного или синего цвета;
- сумма, представленная в денежном чеке цифрами, должна совпадать с суммой, указанной прописью;
- на денежном чеке должны быть роспись лица, на имя которого выдан чек, в получении средств и данные документа, удостоверяющего личность.
Наличные денежные средства, полученные учреждением, должны расходоваться строго на цели, указанные в чеке. Поправки в тексте чека не допускаются. Если допущена ошибка при составлении чека, то его перечеркивают и на нем делают надпись "аннулирован". Испорченный чек остается в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек. Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки учреждение-чекодатель обязано хранить не менее трех лет.
В случае закрытия лицевых счетов, открытых учреждению в органах казначейства (расчетного счета в банке), учреждение обязано возвратить в казначейство или банк полученные им ранее чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными чеками. При этом составляется заявление в произвольной форме, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных чеков (Приказ N 85н).
При проверке необходимо убедиться, что все кассовые приходные и расходные ордера и другие документы заполнены чернилами четко, ясно, без помарок (никакие подчистки и исправления в этих документах не допускаются), погашены путем наложения штампов "получено" или "оплачено" с указанием даты и подписаны кассиром.
Кассовые приходные и расходные документы имеют раздельную порядковую нумерацию. Пропуск номеров, обнаруженный при проверке, может свидетельствовать о случаях уничтожения документов с целью сокрытия злоупотреблений, поэтому каждый такой случай подлежит тщательной проверке. Эти факты также можно выявить по данным журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, в которых бухгалтерия регистрирует выписанные и переданные для исполнения в кассу документы. При выдаче денежных средств по доверенности проверяется, есть ли в ведомости соответствующая запись, приложена ли к ведомости сама доверенность. Особенно внимательно необходимо проверять достоверность подписей руководителя, кассира и получателей средств.
Если по истечении трех дней заработная плата, пособия, стипендии из кассы не выплачены, необходимо проверить правильность депонирования таких денежных средств. В платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий сотрудников, не получивших денежных средств, должен стоять штамп (либо написано от руки) "депонировано". Далее ревизор проверяет наличие составленного реестра депонированных сумм и надписи в конце ведомости о фактически выплаченных и депонированных суммах. Необходимо убедиться, что депонированные суммы сданы в обслуживающий банк.
Все поступления и выдачи наличных денежных средств учреждения учитываются в кассовой книге. Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения.
Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копированную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера учреждения или лица, его заменяющего. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
В современных условиях кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Оба документа должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
В процессе ревизии нужно проверить, не совмещали ли выполнение обязанностей кассира бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, осуществляющие учет кассовых и банковских операций или связанные с учетом расчетов с рабочими и служащими, разными дебиторами и кредиторами и др.
При проверке достоверности проведенных денежных операций встречаются, например, такие злоупотребления:
- оплачены фиктивные счета или документы, изъятые из архива прошлых периодов, и использованы вторично;
- подделаны подписи получателей денежных средств;
- изменен текст документов, оттисков печати, штампа;
- включены в платежные документы вымышленные лица;
- увеличена сумма по ведомостям на выплату заработной платы, отпускных, премий;
- не оприходованы денежные средства, полученные кассиром по чекам в банке, выручка от продажи материалов, оплата оказанных услуг и т.п.
Следует выборочно проверить, все ли внесенные в платежные ведомости лица являются работниками ревизуемого учреждения, нет ли среди них подставных лиц. Такие факты можно обнаружить, сопоставляя фамилии лиц, внесенных в ведомости, с данными учета личного состава, табелей и других документов.
Правильность сумм, выплачиваемых отдельным лицам, и итога по платежной ведомости в целом проверяется путем сличения этих данных с соответствующими данными расчетной ведомости. Если в расчетной ведомости указан общий итог без подразделения по платежным ведомостям, то анализируется общая сумма всех платежных ведомостей за период. Правильность суммы итогов платежных ведомостей определяют путем прямого подсчета, а затем сверяют ее с итогом графы расчетной ведомости "К выдаче". При проверке обращают внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам (особенно депонентам) и достоверность их подписей, дописанные суммы, подчистки, незаверенные исправления, некачественно оформленные доверенности и т.п. Если у ревизора возникли сомнения, то нужно провести соответствующие встречные проверки, получить по интересующим вопросам объяснения у должностных лиц.
Учреждение имеет право хранить в кассе наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных обслуживающими банками (органами казначейства). Лимит остатка кассы определяется ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты (Положение N 14-П). Для установления лимита в учреждение банка представляется "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денежных средств из выручки, поступающей в его кассу".
Лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы в этом случае представляется органами Федерального казначейства с учетом распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства в установленном порядке.
Превышение установленного лимита допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, пособий, стипендий и т.д. Если учреждение не представило расчета на установление лимита остатка денежных средств в кассе, он считается равным нулю.
При выявлении случаев превышения лимита к учреждению могут быть применены штрафные санкции согласно КоАП РФ.
Контроль за полнотой и своевременностью оприходования наличных денежных средств, полученных из банка, осуществляется путем сверки сумм по каждому чеку. Идентичные суммы записаны в корешках чеков и выписках банка (казначейства) с указанием кода бюджетной классификации. При обнаружении случаев неоприходования средств или разрыва между датой их получения согласно выписке банка (казначейства) и датой оприходования по отчету кассира ревизор выясняет причины этого и устанавливает виновных лиц, у которых он берет письменное объяснение.
Денежные средства в кассу учреждений могут поступать с бюджетных (лицевых) счетов, от подотчетных лиц (при возврате ими неиспользованных подотчетных сумм), в результате возмещения причинного ущерба, от покупателей и заказчиков. Необходимо проверить полноту оприходования выручки от продажи продукции, выполнения работ и оказания услуг. Для этого сверяются записи в приходных кассовых ордерах, кассовой книге с договорами на продажу, накладными, счетами.
Прием в кассу денежных средств от физических лиц может производиться по бланкам строгой отчетности - квитанциям без применения контрольно-кассовой техники (далее - ККТ) либо приходными кассовыми ордерами с чеками ККТ (Приказ N 25н). ККТ, используемая учреждениями, должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета, исправна, опломбирована в установленном порядке, а также должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме. Учреждения, использующие ККТ для учета выручки, должны вести книгу кассира-операциониста. В ней фиксируются показания счетчика контрольно-кассовой машины на начало и конец рабочего дня и сумма поступившей за день выручки. Для проверки полноты оприходования выручки в данном случае ревизор проверяет идентичность сумм контрольной ленты, книги кассира-операциониста и кассовой книги.
Проверяя движения денежных средств в кассе, ревизор должен просчитать правильность оборотов по приходу и расходу средств по отчетам кассира и выведенных остатков. Обороты по кассовой книге следует сопоставить с оборотами за соответствующие дни в журнале операций по счету 201.04 "Касса".
Все организации независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в банках на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы учреждений, подлежат сдаче в банки для последующего зачисления на их счета.
Денежная наличность сдается непосредственно в кассы банков или предприятиям Госкомсвязи России для перевода на соответствующие счета в банки. Наличные денежные средства могут сдаваться учреждениями на договорных условиях через инкассаторские службы банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей (Положение N 14-П).
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими подразделениями банков каждому учреждению по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости средств и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.
Своевременность и полнота сдачи денежных средств проверяются путем сопоставления даты и суммы квитанций банка о приеме средств и выписок банка по счетам с датой окончания массовых выплат, указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, суммой депонированной заработной платы, пособий и стипендий, других невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходованных средств в кассу по прочим поступлениям. Все эти суммы должны быть внесены в банк (органы Федерального казначейства) на следующий после приема средств день.
Контроль проводится на протяжении всей ревизии при рассмотрении первичных кассовых документов и регистров, где указывается корреспонденция счетов. Убедившись в правильности схемы записей, ревизор проверяет произведенную по отчету кассира группировку сумм, относимых на соответствующие счета перед записью в учетных регистрах. Изучение этого вопроса заканчивается встречной проверкой, а именно:
- суммы, отраженные по дебету счета 201.04, сопоставляются с записями по кредиту корреспондирующих счетов в соответствующих учетных регистрах - операций с безналичными денежными средствами (счета 201.01 "Денежные средства учреждения на банковских счетах", 304.05 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов", 201.02 "Денежные средства учреждения во временном распоряжении"); расчетов с подотчетными лицами (счет 208.00 "Расчеты с подотчетными лицами") и с дебиторами по доходам (счета 205.03 "Расчеты с дебиторами по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг", 205.09 "Расчеты с дебиторами по доходам от реализации активов", 205.10 "Расчеты с дебиторами по прочим доходам" и др.);
- суммы, отраженные по кредиту счета 201.04, сопоставляются с записями по дебету корреспондирующих счетов - 201.01, 304.05, 201.02, 208.00, 302.01.
В Российской Федерации расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. (Указание N 1843-У). Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные работы и оказанные услуги, а также страховые премии на заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, выплату страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.
Соблюдение действующих правил расчетов наличными проверяется при анализе содержания кассовых операций по оправдательным документам для таких расходов: счетам специализированных магазинов, копиям товарных чеков, выдаваемым магазинами, а также документам на оприходование приобретенных подотчетными лицами нефинансовых активов при принятии их в эксплуатацию. |
обратная связь
