Обычно систематизировано документирование операций по учету доходов и расходов в рекламных компаниях, которое включает формы первичных документов, обоснование необходимости их использования с отражением порядка оформления этих документов и предлагаемую форму унифицированного графика их документооборота. Данный график предусматривает, в частности, использование как действующих форм первичных документов для учета указанных операций, так и разработанных по результатам исследования.
Для оформления операций связанных с отражением процесса производства рекламы ООО «Нижний Новгород» предложена форма заявки на заказ, которая позволяет зафиксировать основные параметры рекламной продукции, необходимые для ее создания. В частности этот документ используется для единообразного восприятия рекламопроизводителем и рекламодателем наиболее сложного вида рекламной продукции - рекламного продукта. Данный вид продукции является в большинстве случаев имиджевым роликом, который в последующем может служить брэндом заказчика.
Использование графика размещения рекламы позволяет производить ежемесячный расчет стоимости распространения рекламы на телеканале и радиостанции. График служит основанием для составления счета на оплату рекламодателю и одновременно для контроля над достоверностью размещения рекламы в эфире.
Эфирная справка - это документ, предназначенный для оформления объема и стоимости размещения рекламы. В наряде на оплату агентского вознаграждения указывается стоимость рекламной кампании, возмещаемой рекламодателем, процент, предусмотренный трудовым соглашением от стоимости рекламы, и сумма, причитающаяся к выплате рекламным агентам. Составление сметного расчета необходимо для обоснования стоимости производства и распространения рекламы для рекламодателя при осуществлении рекламной кампании. Использование данного документа способствует возникновению доверия между контрагентами и развитию долгосрочных отношений в рекламном процессе.
По результатам исследования предложено использование в бухгалтерском учете ООО «Нижний Новгород» натуральных измерителей, выраженных в единицах времени для отражения объема информации, распространяемой как на материальных носителях, так и в теле и радиоэфире.
Результаты обобщения наиболее типичных операций, связанных с производством и распространением рекламы, анализа их первичного учета позволили автору исследования разработать унифицированный график документооборота, фрагмент которого представлен в таблице 3.1.
Таблица 3.1. Фрагмент унифицированного графика документооборота для учета доходов и расходов по производству и распространению рекламы ООО «Нижний Новгород»
Наименование документа Регистрация
операции Создание документа Обработка
документа
Ответственное лицо Срок исполнения Ответствен. Срок исполнения
Раздел 1. Оформление экономических отношений с рекламодателем
Договор возмездного оказания услуг, агентский договор Заключение договоров с рекламодателем
Начальник отдела по работе с клиентами
В течение 3-х дней Бухгал-терия По окончании отчетного периода
Авторский договор Передача исключительного права на рекламный продукт -//- В течение 3-х дней -//- По оконч отчетн.
периода
Заявка-заказ Отражение параметров производства рекламы -//- Перед началом производства -//- По оконч. отчетного периода
График размещения рекламы Разбивка выходов рекламы по дням -//- Перед началом распространения рекламы -//- По оконч отчетн.
периода
Смета на заказ Определение стоимости рекламы Менеджер по рекламе Перед началом рекламной кампании -//- Ежедневно
Эфирная справка Отражение факта распространения рекламы -//- По окончании рекламной кампании -//- По оконч отчетн.
периода
Раздел 2. Учет процесса производства и распространения рекламы
Договор на эфирное время Приобретение эфирного времени Зам.
директора по пр-ву В течение 3-х дней Бухгалтерия По оконч отчетн.
периода
Договор на аренду щитов Приобретение места для рекламы -//- В течение 3-х дней -//- По оконч отчетн.
периода
Договор с печатными изданиями Приобретение места в газете для рекламы -//- В течение 3-х дней -//- По оконч отчетн.
периода
Трудовое соглашение с рекл. агентами Оформление трудовых отношений Начальник отдела по работе с клиентами Перед началом трудовой деятельности Гл. бухгалтер По оконч отчетн.
периода
Паспорт средства наружной рекламы Техническая документация на заказ Зам.
директора по пр-ву Перед оформлением разрешения на распростр. рекламы Отдел по работе с клиентами Ежедневно
Наряд на агентское вознаграждение Начисление вознаграждения рекламному агенту Начальник отдела по работе с клиентами После заключения договора с рекламодателем -//- По оконч отчетн.
периода
Предлагаемый график документооборота ООО «Нижний Новгород» учитывает характерные особенности технологического процесса в рекламных компаниях. Это относится, в частности, к отражению параметров производства рекламной продукции, ежедневной разбивке выходов рекламы на телеканале, специфике создания проекта рекламы, практике покупки эфирного времени и места в печатных изданиях и на щитах для распространения рекламы; оформлению технической документации на заказ и др.
Наиболее материалоемким производством в рекламной деятельности является создание наружной рекламы, наиболее трудоемким - видео- и аудио рекламы. Поэтому наиболее сложным участком учета является именно учет материальных расходов.
Для оптимизации учета и калькулирования стоимости заказа на рекламу, а также для сокращения трудозатрат на данном участке учета в работе предложено в ООО «Нижний Новгород» ведение партионного способа учета основных материалов. При приобретении партии основных материалов целесообразно учитывать потребности в них на каждый конкретный заказ.
Одним из средств управленческого учета в рекламных компаниях является внедрение системы бюджетирования на основе применения учетных регистров. Первым этапом данного процесса в управленческом учете рекламных компаний, также как и в других отраслях, является составление бюджета продаж. Основная его особенность заключается в определении объема реализации от произведенной рекламной продукции и доходов от распространения рекламы. В составе операционных бюджетов, отражающих расходы на производство и распространение рекламы, рекомендуется составление бюджетов: прямых расходов на основные материалы, затрат на оплату плату производственного персонала, управленческих расходов.
При организации управленческого учета доходов и расходов в рекламных компаниях ООО «Нижний Новгород» в качестве центров затрат предлагается выделить следующие ее подразделения: цех наружной рекламы, отдел видеопроизводства, отдел аудиопроизводства. Расходы указанных центров ответственности рекомендуется отражать по предлагаемым ранее статьям калькуляции. Исходной информацией для этой цели являются сметы расчетов, составляемые при оформлении заказов.
К центрам доходов отнесены такие подразделения, как отдел по работе с клиентами и отдел по специальным проектам. Основными их функциями является координация взаимодействия с рекламодателями, системность отношений с которыми зависит во многом от профессионализма сотрудников этих отделов. Центром прибыли рекламной компании является аппарат бухгалтерии предприятия.
Учетная система современной организации находится под влиянием постоянно меняющихся факторов окружающей среды (рис. 3.3). Изменения, происходящие во внутренней и внешней среде, оказывают соответствующее воздействие на функционирование организации в целом и ее системы бюджетирования в частности. При этом возникает необходимость адаптации системы бюджетирования к изменяющимся условиям внутренней и внешней среды.
Рис. 3.3. Влияние внешней и внутренней среды на систему управления предприятия
Подвергаясь влиянию изменений, происходящих во внутренней и внешней среде, организационная структура системы бюджетирования, ее задачи и применяемые инструменты и методы также подлежат периодическому пересмотру и изменению .
Обеспечить адаптацию системы бюджетирования к быстро меняющимся требованиям рыночной экономики возможно путем постоянного ее совершенствования. Мероприятия, составляющие алгоритм повышения результативности функционирования бюджетной системы, рассмотрены на
рис. 3.4.
Рис. 3.4. Мероприятия по повышению результативности системы бюджетирования
Процесс повышения результативности уже имеющейся бюджетной системы следует начинать с определения места и роли бюджетирования в системе управления предприятием. Для этого периодически бухгалтером-менеджером проводится опрос руководителей различных уровней управления. Предметом такого опроса выступают требования к желаемой системе бюджетирования. После чего определяются направления функционирования системы, которые будут подвержены изменениям.
Следующий этап – это анализ и оценка выбранных направлений реформирования системы бюджетирования. Бухгалтер-менеджер производит примерный расчет затрат на создание и внедрение инновационных продуктов и услуг, позволяющих модернизировать систему бюджетирования. Далее определяет степень удовлетворенности внутренних пользователей и дает оценку результативности применения разработанных им продуктов и услуг. После того как были определены все мероприятия по повышению результативности функционирования системы бюджетирования, переходим к этапу реализации намеченных изменений. Бухгалтер-менеджер разрабатывает форму и содержание бюджетов, устанавливает сроки и порядок осуществления контроля .
Проведение регулярной модернизации системы бюджетирования будет способствовать ее эффективному функционированию, что позволит формировать более качественную информационную базу системы управления.
Важным моментом обеспечения эффективной работы системы бюджетирования в ООО «Нижний Новгород» является рациональное распределение функций и задач бюджетирования. По мнению экспертов, существенным недостатком современной организационной структуры системы бюджетирования является то, что более 50 % рабочего времени бухгалтеру-менеджеру требуется только на осуществление контроля исполнения бюджетов. И в этом случае бухгалтер-менеджер все в большей степени выполняет не аналитическую, а регистрационную функцию, что противоречит его роли «навигатора» в системе управления предприятием. Решение данной проблемы нам видится в перераспределении задач бухгалтера-менеджера, т.е. делегировании части его полномочий руководителям структурных подразделений. Наиболее оптимальный вариант перераспределения задач бюджетирования представлен нами на рис. 3.5.
В процессе перераспределении задач бюджетирования важно найти «золотую середину» между максимальной приближенностью к месту событий и способностью обеспечить единство и сквозной характер выстраиваемой системы.
Рис. 3.5. Рекомендуемый вариант перераспределения задач системы бюджетирования в ООО «Реклама – Нижний Новгород»
Перераспределение задач является первым шагом по направлению к развитию новых тенденций системы бюджетирования – самоуправления и самоконтроля.
В основе самоуправления лежит передача части функций, связанных с процессом информационного обеспечения, планирования и контроля, от бухгалтера-менеджера в обязанности руководителей подразделений. Учитывая тот факт, что руководители хорошо знают специфику своих участков, данное направление развития вполне перспективно. Бухгалтер-менеджер будет выполнять функции консультирования, координации и содействия руководителям в процессе их самоуправления. В аспекте такого направления развития, как самоуправление, следует рассмотреть идею самоконтроля.
Реализация функции самоконтроля предполагает предоставление руководителям подразделений ООО «Нижний Новгород» необходимой свободы действий и права самостоятельного принятия решений. Предпосылкой успешной реализации самоконтроля является решение вопроса о том, какие задачи бюджетирования должен взять на себя руководитель подразделения и в какой форме бухгалтер-менеджер будет оказывать ему поддержку. Нам представляется неразумным, если руководитель будет проводить сравнения бюджетных и фактических показателей, устанавливать по ним отклонения, не имея при этом возможности повлиять на них посредством принятия оперативных решений.
Преимущество самоконтроля состоит прежде всего в существенном сокращении времени на адекватное реагирование при возникновении отклонений от заданных показателей работы. Развитие функций самоуправления и самоконтроля ведет к изменению задач бухгалтера-менеджера. Его основными задачами будет: обучение, координация и консультирование персонала в процессе составления и контроля исполнения бюджетов, мотивация руководителей подразделений, а также разработка новых направлений развития системы бюджетирования .
Проведенные исследования вопросов повышения результативности и современных тенденций развития системы бюджетирования позволили сделать вывод о том, что бюджетирование должно иметь место в системе управления предприятием, так как позволяет руководству планировать производственно-финансовую деятельность, проводить оперативный анализ ее результатов и принимать эффективные управленческие решения .
Система бюджетирования нуждается в регулярном совершенствовании, адаптации к постоянно меняющимся условиям внешней и внутренней среды. Для этого нами разработаны мероприятия по повышению результативности ее функционирования. Реализация данных мероприятий позволит обеспечить стабильность развития организации и получение максимальной прибыли при минимальных затратах. |
обратная связь
