Предприятие имеет счета в банках и предполагает действия на основе законодательства РФ, Устава и Учредительного договора. Бухгалтерский учет ведется в системе 1С 7.7. Кассовая книга ведется в электронном виде и на бумажном носителе. Для осуществления расчетов наличными деньгами предприятие имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.
Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы все поступления и выдача наличных денежных средств отражались в кассовой книге (форма N КО-4).
Организация вправе вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана (п. 23 Порядка). В ней фиксируются суммы наличных денег, ежедневно принятые и выданные организацией, и указывается остаток наличных денег в кассе на начало и на конец дня.
При этом никаких исключений для организаций, имеющих структурные подразделения, законом не предусмотрено. Книгу заводят на определенный период: год, квартал, месяц - в зависимости от количества кассовых операций у организации. Изначально кассовая книга должна быть опечатана, все ее листы должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последней странице делается запись: "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов". Эта запись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
В конце дня заполненный лист кассовой книги подписывают кассир и бухгалтер, а отрывной лист отрезают. Документы, по которым были получены (выданы) деньги (приходный и расходный кассовые ордера, платежные ведомости и т.п.), подшивают по порядку вместе с отрывным листом кассовой книги.
Наличные деньги, внесенные в кассу организации, должны быть сданы в банк. В кассах предприятий могут храниться только деньги в сумме, не превышающей установленный банком лимит . Сверх установленных лимитов могут храниться деньги только для выдачи заработной платы, выплат социального характера и стипендий, но не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка.
По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличности возвращаются в банк.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. На предприятии ведется только одна кассовая книга, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверены подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия. Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам. Приходные и расходные документы регистрируются в журналах и присваиваются номера (Приложение 2).
Ежедневно в конце рабочего дня кассир составляет отчет и передает его для проверки в бухгалтерию. Для получении денег из банка выписывается чек на имя кассира, визируется подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Чеки передаются в обслуживающий банк. При получении больших сумм из банка, деньги доставляет инкассация, с которой заключен договор.
Для текущих хозяйственных расходов часть денежных средств может храниться в кассе организации. Основные правила ведения кассовых операций следующие .
Основными первичными документами по движению денежных средств в кассе являются приходные и расходные кассовые ордера.
Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1), который подписывается главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей:
— ордер;
— квитанция к ордеру.
Вторая часть приходного кассового ордера — квитанция — является его отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу. Поэтому квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером, заверена печатью (штампом). Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги для подтверждения.
Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2), который подписывается главным бухгалтером и руководителем организации. При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность получателя денег. Данные паспорта вносятся в расходный кассовый ордер, и получатель должен сделать отметку в приеме денежных средств (указать сумму, дату, сделать подпись) .
После получения или выдачи денег по кассовым ордерам их подписывает кассир, а приложенные к ордерам документы погашаются штампом или подписью «Получено» или «Оплачено».
Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3).
Для учета денежных средств, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу, а также для возврата этих средств и кассовых документов по произведенным операциям ведется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Эту книгу ведет старший кассир.
Заработная плата, пенсии, пособия по временной нетрудо-способности, премии, стипендии работникам выдаются по рас-четно-платежным либо платежным ведомостям.
Сдача денег из кассы в банк производится по объявлению на взнос наличными. Документ состоит из трех частей:
— объявление;
— квитанция;
— ордер.
Для получения денег с расчетного счета банк на основании специального заявления организации выдает чековую книжку. Каждый лист чековой книжки состоит из двух частей:
— собственно чека;
— корешка чека.
Заполняются они одновременно в организации от руки, указывается основание — на какие цели. Корешок чека остается в чековой книжке организации, являясь подтверждением использования чека на определенную сумму. Заполненный чек передается получателем (кассиром) наличных работнику операционного отдела банка, который вырезает контрольную марку и передает ее клиенту. Клиент предъявляет марку кассиру банка и получает наличные.
Каждый лист кассовой книги, состоящий из двух частей, сгибается с вложением внутрь листа копировальной бумаги и заполняется шариковой ручкой. Одна часть листа (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и в дальнейшем остается в кассе. Вторая часть листа (без горизонтальной линовки) вместе с приложенными к ней оправдательными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира под расписку бухгалтера в первом экземпляре с указанием количества приходных и расходных документов. Оба экземпляра нумеруются одинаковыми номерами.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». В конце дня подсчитываются итоги за день по приходу и расходу и исчисляется остаток на конец рабочего дня с указанием «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии».
Синтетический учет по счету 50 ведется в журнале-ордере № 1 (кредитовый оборот) и в ведомости (дебетовый оборот). Основанием для внесения бухгалтерских записей в журнал-ордер и ведомость является кассовая книга, которая служит регистром аналитического учета.
Таблица 1. Основные корреспонденции по счету 50 «Касса»
Содержание операции Дебет Кредит
Денежные средства, снятые с расчетного счета, оприходованы в кассу 50 51
Иностранная валюта, снятая с валютного счета, оприходована в кассу 50 52
Поступили в кассу денежные средства, числившиеся в пути 50 57
Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные суммы; поставщик вернул в кассу аванс под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг) 50 60
Поступили денежные средства в кассу в погашение дебиторской задолженности за проданную им продукцию (работы, услуги), основные средства и прочие активы; покупатель вносит в кассу аванс за предстоящую поставку продукции (работ, услуг) 50 62,76
Поступили в кассу денежные средства, полученные в качестве кредита, займа 50 66,67
Возвращены в кассу неизрасходованные подотчетные суммы 50 71
Денежные средства, ранее предоставленные сотруднику в виде займа, возвращены в кассу 50 73-1
Денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба, оприходованы в кассу 50 73-2
Внесены денежные средства в кассу наличными в качестве вклада в уставный капитал 50 75-1
Поступило в кассу страховое возмещение от страховой организации 50 76-1
Поступили в кассу денежные средства от признанной (присужденной) претензии 50 76-2
Получены в кассу денежные средства в счет причитающихся дивидендов (доходов) от участия в других организациях 50 76-3
Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги) 50 90-1
Поступили в кассу средства от продажи прочего имущества организации 50 91-1
Внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет 51 50
Внесена на валютный счет наличная иностранная валюта 52 50
Перечислены денежные средства из кассы, но еще не зачислены по назначению 57 50
Произведены финансовые вложения (выданы займы, вложения в ценные бумаги) 58 50
Выданы из кассы денежные средства в погашение долгов перед поставщиками и прочими кредиторами 60,76 50
Возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные средства 62 50
Возвращен из кассы кредит, заем 66,67 50
Выдана из кассы заработная плата работникам организации 70 50
Выданы денежные средства работникам организации под отчет 71 50
Выданы займы работникам организации 73-1 50
Выданы дивиденды учредителям 75-2 50
Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата 76-4 50
Выявлена недостача денежных средств в кассе 94 50
Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций наличные денежные средства принимаются в кассу по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма кассового ордера N КО-1). Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия. Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером организации, регистрируется в книге регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3) и передается кассиру. Приняв деньги в кассу, кассир выдает лицу, от которого принимаются деньги, квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера организации и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг). В зависимости от источника поступления денег оформление операций производится по-разному. Общим для них является одно - на все поступившие в кассу деньги выписываются приходные кассовые ордера.
В кассу организации также могут быть внесены денежные средства в следующих ситуациях. В случае неполного использования сумм, полученных под отчет, подотчетные лица сдают неизрасходованный остаток в кассу. При этом также заполняется приходный кассовый ордер с выдачей квитанции подотчетному лицу. В бухгалтерском учете такая операция отражается записью:
Д-т 50, К-т 71 - получены денежные средства от подотчетного лица.
При возврате сотрудником в кассу организации полученного ранее займа или возмещение нанесенного организации ущерба производится запись:
Д-т 50, К-т 73 - возврат займа сотрудником.
Организация может получить заем от другой организации:
Д-т 50, К-т 66 (67) - получены денежные средства по договору займа.
Сторонняя организация, взявшая денежные средства по договору займа, может вернуть их в кассу организации:
Д-т 50, К-т 58 - возвращены средства по договору займа.
Общим для всех перечисленных случаев является то, что при осуществлении кассовых операций не требуется использования кассового аппарата. Достаточно выписать приходный кассовый ордер. Обратите внимание, внизу квитанции приходного кассового ордера находится надпись "в том числе". Здесь следует указать сумму НДС, если она включена в платеж, в противном случае нужно сделать запись "без НДС".
Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируют:
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П;
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Наличные деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.
Размер лимита остатка наличных денег в кассе (лимит кассы) ежегодно устанавливает банк, в котором у организации открыт счет.
Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У определен порядок расходования наличной выручки, поступившей в кассу организации или индивидуального предпринимателя.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы, на следующие цели:
- заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
В 2008 г. ЦБ РФ своим Указанием от 28.04.2008 № 2003-У внес новые ограничения в порядок расходования наличной выручки. Ограничения коснулись организаций и предпринимателей, которые принимают от физических лиц платежи в пользу иных лиц (это, например, организации, принимающие оплату за услуги сотовой связи). Наличные деньги, принятые от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц, подлежат сдаче в полном объеме в банк. Эти наличные деньги нельзя расходовать ни на какие цели, в том числе нельзя их пустить на выплату заработной платы работникам, осуществление иных выплат работникам, оплату командировочных и общехозяйственных расходов.
|
обратная связь
