Несмотря на многоаспектность понятия договора, понятие «договорная работа» можно определить более точно. По своей сути договорная работа - это деятельность сотрудников организации, направленная на согласование условий договора (соглашения), фиксацию этих условий в договоре-документе и контроль над их исполнением. Договорная работа в организации требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для установления эффективной договорной работы организации требуется если не юридическая служба, то, по крайней мере, аутсорсинговая помощь специализированных консалтинговых компаний.
Организация работы юридической службы может быть различной, но логика экономической деятельности все же требует выделения функций договорной и претензионной работы в особый блок. На крупных предприятиях он может быть оформлен в особый отдел в рамках юридической службы, на более мелких - закреплен за отдельным юристом. Если же юрист работает в единственном числе, то, по крайней мере, четко выделен в его должностной инструкции.
По сути, договорная работа состоит из трех основных блоков:
1) проведение преддоговорной работы. Это прежде всего переговоры и согласование условий, подготовка проекта договора;
2) заключение договора;
3) контроль над исполнением условий договора, а в случае необходимости - понуждение контрагента к его исполнению или, в крайнем случае, расторжение договора.
Как видим, единственной службой организации, причастной к ней на всех этапах, является юридическая. Именно она берет на себя основные функции организации и поддержание эффективности договорной работы. Рассмотрим все этапы более подробно.
Преддоговорная работа.
Проведение переговоров - довольно сложный процесс, очень часто граничащий с настоящим искусством и требующий незаурядных способностей. Мы не будем останавливаться на психологических особенностях их проведения как выходящих за рамки нашей статьи. Обратим лишь внимание на ряд технических моментов, тесно связанных с эффективностью договорной работы.
1. Прежде чем выходить на любые переговоры, необходимо четко определить свою позицию. Как правило, определяются границы коридора принятия решений - от наиболее благоприятного варианта до варианта с минимально возможными показателями достижения соглашения. В случае если в переговорах принимает участие более чем один представитель, позиция и границы коридора решений должны быть доведены до сведения каждого из участников.
2. При проведении переговоров необходимо четко фиксировать их ход. Идеальным вариантом является ведение протокола, который по окончании переговоров подписывается всеми сторонами, принимавшими в них участие. Составление протокола преследует несколько целей. Прежде всего, он служит для "кристаллизации" позиций сторон, высказанных в ходе переговоров. Он позволяет структурировать последовательность высказанных мнений и создает атмосферу делового сотрудничества. Кроме того, протокол позволяет более точно отразить позицию каждой из сторон при подготовке проекта договора-документа, что значительно ускоряет его подписание.
Вместе с тем проведение "классических" переговоров - делегация от одного партнера и делегация от другого - в повседневной экономической деятельности скорее экзотика, чем норма. Две трети, если не более, договоров заключаются путем направления прайс-листа или как максимум по результатам телефонных переговоров менеджера по продажам с агентом по закупкам. Особенно это справедливо для договоров поставки. При этом максимум, что согласовывается, - это цена товара и место его передачи. В этих условиях на службу, отвечающую за заключение договоров, ложится максимальная ответственность. По сути, она отвечает за согласование большей части условий.
В большинстве организаций процесс повседневной договорной работы выглядит следующим образом:
Первый этап - поиск возможного контрагента. Этим обычно занимается менеджер по продажам (закупкам). В его обязанности входит анализ рынка, первичные контакты с рядовыми исполнителями контрагента с целью выяснения стандартных условий сотрудничества, подбор 2 - 3 наиболее приемлемых с его точки зрения вариантов.
Второй этап - выбор контрагента. По результатам предварительного анализа рынка несколько предложений предоставляются лицу, ответственному за принятие решений. В небольших фирмах это может быть первое лицо, в более крупных - один из его замов или начальник отдела продаж (закупок).
Третий этап - проверка контрагента, направление проекта договора, обмен протоколами разногласий и согласование окончательных условий.
Четвертый этап - подписание договора.
Схема проста по сути, однако очень часто оказывается несовершенной по своему содержанию. Она в состоянии эффективно работать, только базируясь на двух основных моментах:
- высокой квалификации менеджеров, работающих на первом этапе;
- эффективной юридической поддержке на всех этапах ее функционирования.
Отсутствие любого из этих двух условий легко приводит к полной ее профанации. К сожалению, в большинстве случаев юрист подключается к работе над договором только на третьем этапе, а на повышении квалификации менеджеров по продажам (закупкам) частенько экономят. Таким образом, первым краеугольным камнем эффективной договорной работы является ее четкая организация и высокая квалификация персонала на всех ее этапах.
Вместе с тем существуют достаточно простые способы повышения эффективности работы менеджеров по продажам (закупкам), не требующие особых затрат. Во-первых, это "протоколы переговоров", точнее, опросные листы-анкеты, которые менеджеры заполняют во время общения с потенциальным контрагентом. Такие листы, как правило, разрабатываются юридической службой и содержат наиболее важные условия договора. Для каждого типа договоров они разрабатываются отдельно. Анкета значительно убыстряет согласование условий договора впоследствии, а также может использоваться для контроля над рядовыми исполнителями, точно отражая проделанный ими объем работы. Второй способ - это стандартные проекты договоров. Использование шаблонов, разработанных юридической службой организации, помогает значительно разгрузить всю схему работы с договорами. Она позволяет сосредоточиться на согласовании ключевых условий, не отвлекаясь на второстепенные моменты.
В соответствии с действующим законодательством договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в таких случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. При этом законодательство под "существенными" понимает условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение .
Большая часть договоров между юридическими лицами совершается в письменной форме. В понятии "письменная форма договора" содержатся, по сути, три различных способа заключения договора:
- составление единого документа, подписанного сторонами;
- обмен документами, позволяющий достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору;
- в ответ на полученную оферту с соблюдением срока, установленного для ее принятия, сторона совершает действия по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.).
Первый случай как будто самый простой. Однако и в нем таятся свои подводные камни. Прежде всего это касается необходимости проверки полномочий лиц, его подписывающих, а также четкого понимания, что использование факсимиле подписи требует соблюдения ряда условий. Основными задачами юридической службы при заключении договора путем подписания единого документа являются:
- проверка идентичности всех подписываемых экземпляров договора;
- проверка полномочий лица, подписывающего договор со стороны контрагента.
Обмен документами - наиболее сложный из всех трех случаев. На первый взгляд законодатель очень четко его прописал, даже дал перечень видов связи, которые можно при этом использовать, - почтовая, телеграфная, телетайпная, телефонная, электронная. Однако стоит присмотреться к ним внимательнее, как мы приходим к выводу, что при использовании большинства из них соблюдение главного условия - наличия подтверждения, что документ исходит от стороны по договору, - оказывается непростым. Прежде всего речь идет о факсимильной и электронной связи. При факсимильной связи практически невозможно доказать, с какого телефонного аппарата был отправлен документ, а при электронной единственным таким подтверждением может служить электронная цифровая подпись, использование которой строго регламентировано и на практике достаточно сложно.
Поэтому при заключении договора посредством обмена документами в задачи юридической службы входят:
- подтверждение достоверности документа, направленного контрагентом;
- обеспечение дополнительных доказательств заключения договора. Таким доказательством может служить, например, товарно-транспортная накладная, подписанная уполномоченным лицом контрагента. В этом случае, даже если нет возможности доказать, что договор был подписан на согласованных условиях, всегда можно доказать, что вообще-то он был заключен.
Достаточно посмотреть на эти случаи, чтобы понять важность еще одного краеугольного камня эффективной договорной работы. Это - отлаженный документооборот на предприятии. Необходимо фиксировать путь каждого из документов, поступающих в организацию, четко отслеживать его перемещение между структурными подразделениями и контролировать, кто и как "выпускает" документы за пределы организации, чтобы хорошо понимать, какие обязанности на нее это возлагает.
Последний по счету, но далеко не последний по значимости этап договорной работы - это контроль над соблюдением его условий. Данный этап требует максимальной слаженности работы юридической службы и непосредственно лиц, осуществляющих действия по выполнению договора. Действительно, при определенных условиях даже один-два дня просрочки в выполнении юридически значимых действий могут оказаться критичными. Хрестоматийный пример - необходимость вызова представителя поставщика, если она предусмотрена договором, при приемке продукции по качеству или количеству. Небольшая просрочка может лишить покупателя возможности предъявлять претензии поставщику. Поэтому о любых отклонениях в выполняемых контрагентом обязательствах необходимо ставить в известность сотрудников юридической службы.
При этом необходимо ясно понимать, что лучшей политикой является четкая фиксация любых отклонений от исполнения договора, что называется, "на бумаге". Лучший способ для этого - направление контрагенту претензии в письменном виде. Подобный документ может сыграть неоценимую роль при дальнейших нарушениях и в случаях последующего обращения в суд. Например, ответ оппонента может послужить в судебном процессе доказательством признания долга должником, что позволит существенно продлить сроки исковой давности. В определенной ситуации оставление претензии без ответа или нарушение сроков ответа на нее может послужить основанием для отнесения на должника судебных расходов независимо от исхода дела в суде (п. 1 ст. 111 АПК РФ).
Кроме того, достаточно часто письменной претензии бывает достаточно, чтобы исправить ситуацию.
При получении претензии от контрагентов можно рекомендовать следующий порядок работы с ней:
1) проверяем правильность адресации и оформления претензионного заявления;
2) проверяем наличие права на заявление претензии (имелись ли с лицом, от которого поступила претензия, какие-либо договорные отношения, в чем заключается их нарушение с нашей стороны);
3) проверяем приложенные к заявлению документы, подтверждающие право на заявление претензии, и документы, подтверждающие обстоятельства, послужившие основанием к возникновению претензии, оцениваем размеры суммы претензии;
4) проверяем соблюдение срока на заявление претензии.
При этом необходимо обращать внимание на правильность оформления копий документов (фактур, нарядов, выписок из прейскурантов, счетов, платежных требований и поручений, справок и т.п.).
Поступившие к рассмотрению претензии нужно зарегистрировать, определить срок, в течение которого на них необходимо ответить, и ответственных лиц для подготовки и направления ответа контрагенту.
В случае если возникшие разногласия не удается решить в претензионном порядке, предприятию не остается ничего другого, как обратиться за защитой своих интересов в судебные органы.
Договорная работа по своей сути - это взаимосвязанный комплекс мероприятий, начиная с предварительных переговоров и заканчивая прекращением договорных обязательств. И от того, как взаимодействуют в ходе реализации этого комплекса все подразделения и службы организации, во многом зависит ее прибыль.
В заключение хотелось бы заметить, что для облегчения всего договорного процесса необходимо принять локальный нормативный акт (см. пример), посвященный договорной работе в организации. В справочных правовых системах, а также в Интернете, можно найти разнообразные проекты этого документа, однако надо помнить, что их обязательно следует адаптировать под нужды и специфику организации. |
обратная связь
