Целью договорной работы ЗАО «ПТП СТЕК» является установление стандартов оборота договорной документации, повышение контроля над прохождением ее между должностными лицами и подразделениями организации, определение порядка ее учета и доведения до исполнения.
В ЗАО «ПТП СТЕК» основные положения договорной работы:
1. Устанавливает единый порядок организации работы с гражданско-правовыми договорами.
2. Определяет порядок оформления, согласования, заключения, регистрации, хранения, распространения и исполнения договоров, а также порядок изменений, дополнений и расторжения договора.
3. Настоящее Положение обязательно для исполнения всеми работниками Организации.
1. Оформление проекта Договора
1.1. Оформление проекта Договора осуществляется юридической службой.
1.2. Юридическая служба по согласованию с руководителями других структурных подразделений может привлекать к подготовке, разработке и оформлению проекта Договора специалистов этих структурных подразделений.
Круг заинтересованных структурных подразделений и отдельных сотрудников, не входящих в структуру какого-либо подразделения, привлекаемых к подготовке, разработке и оформлению проекта Договора, определяется руководителем юридической службы (с учетом специфики конкретного вида Договора).
1.3. При оформлении проекта Договора с организацией, договорных отношений с которой ранее не было, юридическая служба обязана затребовать у контрагента представления:
а) копий учредительных документов контрагентов (для иностранных контрагентов - выписки из торгового реестра или иные документы, подтверждающие правоспособность организации, с заверенным переводом на русский язык);
б) копии лицензии при заключении договоров на работы, услуги и т.п., выполнение которых в соответствии с действующим законодательством лицензируется;
в) документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих Договор (доверенность либо выписка из протокола избрания (назначения) на должность, выписка из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
На основании представленных документов формируется единое "Дело контрагента".
1.4. При оформлении проекта Договора с организацией, договорные отношения с которой ранее имели место, юридическая служба обязана затребовать у контрагента представления:
а) письма с информацией о дате последних изменений в учредительные документы;
б) выписки из Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
При обнаружении расхождений между информацией, содержащейся в "Деле контрагента", и данными, представленными контрагентом на текущую дату, запросить новую редакцию документов, в которые были внесены изменения;
в) документов, подтверждающих полномочия лиц, подписывающих Договор.
1.5. Юридическая служба совместно другими структурными подразделениями Организации проверяет правоспособность контрагента, наличие либо отсутствие в учредительных документах ограничений на совершение сделки и т.п.
По результатам проверки контрагента юридическая служба заполняет "Анкету контрагента" и прикладывает ее к проекту Договора, представляемому на визирование.
2. Визирование и подписание проекта Договора
2.1. Проект Договора до его подписания в обязательном порядке должен быть завизирован последовательно следующими должностными лицами Организации:
а) руководителем ответственного подразделения;
б) начальником службы безопасности;
в) главным бухгалтером;
г) коммерческим директором;
д) руководителем исполняющего структурного подразделения.
2.2. При визировании проекта Договора заинтересованное структурное подразделение вправе запросить у юридической службы документы, полученные последним от контрагента, а также иную дополнительную информацию.
2.3. Замечания и предложения к проекту Договора, имеющиеся у заинтересованных структурных подразделений, излагаются в форме служебной записки, прикладываемой к проекту Договора.
2.4. Юридическая служба учитывает в проекте Договора замечания и предложения заинтересованных структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию.
При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям, юридическая служба решает их в рабочем порядке с привлечением заинтересованных структурных подразделений.
2.5. Руководитель заинтересованного структурного подразделения при отсутствии замечаний по проекту Договора должен завизировать его не позднее 15.00 рабочего дня, следующего за днем поступления к нему проекта.
2.6. Ответственность за согласование проекта Договора с заинтересованными структурными подразделениями возлагается на руководителя юридической службы.
2.7. Договор подписывает генеральный директор Организации, действующий на основании Устава, либо уполномоченное им лицо на основании надлежащей доверенности.
2.8. После подписания Договоры скрепляются печатью Организации.
2.9. Заключенные (подписанные и заверенные печатями сторон) Договоры и договорная документация, являющаяся неотъемлемой их частью, подлежат:
а) регистрации;
б) хранению в установленном порядке;
в) контролю над исполнением.
3. Регистрация Договора
3.1. Подписанный договор передается в юридическую службу для его регистрации путем последовательного проставления на оригиналах регистрационного номера и занесения этого номера в журнал регистрации.
Все подлинные экземпляры документации об урегулировании разногласий с контрагентом передаются в юридическую службу для формирования единого "Дела контрагента".
3.2. После регистрации экземпляра Договора в юридической службе с него снимается копия для помещения в "Дело контрагента", а завизированный и заключенный Договор помещается на оперативное хранение в бухгалтерию Организации.
4. Учет и контроль исполнения обязательств по Договору
4.1. После регистрации Договора юридическая служба изготавливает необходимое количество копий Договора и передает в другие структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле над исполнением договорных обязательств.
4.2. Контроль над исполнением договора в зависимости от его вида осуществляет:
4.2.1. За договорами продажи продукции - отдел продаж.
4.2.2. За договорами на приобретения комплектующих и расходных материалов, закупки машин и оборудования - отдел снабжения.
4.2.3. За договорами аренды - юридическая служба.
Вне зависимости от видов договоров финансовая служба осуществляет контроль над сроками движения денежных средств.
В случае если договор не относится ни к одной из вышеперечисленных категорий, подразделение, осуществляющее контроль над его исполнением, определяется решением Генерального директора.
5. Распространение, допуск и хранение Договора
5.1. Беспрепятственным доступом (с выдачей расписки) к оригинальной договорной документации обладают генеральный директор, коммерческий директор, главный бухгалтер и руководитель юридической службы.
Доступ иных лиц к договорной документации может осуществляться только по прямому указанию генерального директора Организации.
5.2. Оригиналы договора и сопутствующих документов могут быть извлечены из мест хранения только в целях представления в суд (также арбитражный либо третейский суд) либо по запросу уполномоченных органов государственной власти, а также кратковременно, с выдачей обязательной расписки для санкционированного копирования.
Контроль над ознакомлением с настоящим положением руководителей структурных подразделений возлагается на руководителя юридической службы.
Контроль над ознакомлением с настоящим положением сотрудников структурных подразделений возлагается на руководителей подразделений.
Контроль над исполнением настоящего положения возлагается на руководителя юридической службы.
|
обратная связь
