В общем смысле, под финансовой службой предприятия понимается самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием. Обычно таким подразделением является финансовый отдел. Его структура и численность зависят от организационно-правовой формы предприятия, характера хозяйственной деятельности, объема производства и общего количества работающих на предприятии. Финансовая политика в ООО «Форум-Авто Трейд» осуществляется плановым отделом предприятия на основе систематизированных данных экономического, маркетингового отделов и отдела управления персонала.
Согласно структуре предприятия в отдел планирования и учета входят 4 человека: начальник отдела и три инженера.
Характер хозяйственной деятельности и объем производства определяют величину денежного оборота, количество платежных документов, связанных с расчетами с другими предприятиями — поставщиками и покупателями (заказчиками), с коммерческими банками, другими кредиторами, бюджетом. Число работающих влияет на объем кассовых операций и расчетов с рабочими и служащими.
Основные направления финансовой работы ООО «Форум-Авто Трейд» — финансовая политика, направление на повышение устойчивости предприятия, оперативная и контрольно-аналитическая работа.
До недавнего времени финансовая работа на предприятии сводилась к чисто оперативным задачам — оформлению расчетных и платежных документов, организации расчетов с другими предприятиями, бюджетом, банком, рабочими и служащими.
На наш взгляд организационная структура предприятия, а, следовательно, и планово-экономической службы не продумана, что влечет за собой недостатки в финансовом планировании и дальнейшее снижение финансовой устойчивости. Тем более, что руководство планирует расширение производства и увеличение численности персонала.
В настоящее время необходимы финансовые отделы, в обязанность которых вменяются задачи формирования рациональной структуры капитала, оценки обеспеченности предприятия оборотными средствами, управления денежными потоками, проведения финансового анализа, поиска источников финансирования, бюджетирования и др.
Кроме того, в составе бухгалтерии нет аналитической службы, которая проводила бы оценку текущего финансово-экономического состояния предприятия, источников финансирования, инвестиционных потоков.
Для улучшения организации работы и координации деятельности финансово-экономической службы каждое из анализируемых предприятий может и должно оптимизировать организационную структуру этой службы.
Предлагаемая нами усовершенствованная структура финансовой службы может выглядеть следующим образом (рис.5).
Рисунок 5- Предлагаемая структура финансовой службы ООО «Форум-Авто Трейд»
Организационная структура подразделения будет состоять из следующих единиц:
1.Финансово-аналитический отдел:
Группа финансовой политики;
Группа экономики проектов;
Группа управленческого учета;
Группа налоговой оптимизации.
2.Казначейство:
Группа расчетно-кассового обслуживания;
Группа кредитования и работы с банками.
3.Бухгалтерия:
Бухгалтерия предприятия;
Бухгалтерия объектов в реструктуризации.
4.Отдел аудита
К числу наиболее важных задач, возложенных на финансовую службу, по нашему мнению, следует отнести:
1.В области финансовой политики:
Долгосрочное планирование (1-1,5 года – моделирование портфеля проектов, моделирование направлений бизнеса);
Среднесрочное планирование (1-2 месяца);
Текущее планирование (ведение сводного cash-flow, планирование ликвидности, отслеживание приходов, ведение финансового календаря).
2.В области ведения бухгалтерского учета и отчетности:
Ведение и сдача в налоговые органы бухгалтерской отчетности;
Открытие/закрытие банковских счетов.
3.В области расчетно-кассового обслуживания:
Проведение платежей;
Учет и выдача наличных денег;
Сервисное обслуживание (кассовое обслуживание на сделках, оформление справок, оплата счетов и т.д.).
4.В области оптимизации налогообложения:
Оформление и оплата необходимых систем договоров с участием юридических лиц предприятия для оптимизации налогообложения (на основе типовых);
Создание схем оптимизации налогообложения (совместно с юридической службой).
5.В области проектной аналитики и учета:
Анализ эффективности проектов;
Текущий управленческий учет;
Построение сводных финансовых отчетов.
Взаимодействие с остальными структурными подразделения ООО «Форум-Авто Трейд» может осуществляться по схеме, указанной в таблице 12.
Таблица 12
Взаимодействие финансовой службы с остальными структурными подразделениями ООО «Форум-Авто Трейд»
С кем По поводу чего Периодичность
Генеральный директор Получает:
Приказы, распоряжения
Оперативные задания
Предоставляет:
Финансовый план
Отчет
Прочие документы
Постоянно
Ежемесячно
Ежемесячно
По запросу
Все структурные подразделения Получает:
- Бюджеты расходов по подразделениям
- Предварительное уведомление о необходимости получения крупных сумм
- Отчет по затраченным суммам
Предоставляет:
Денежные средства
Визирование заявок на получение денежных средств
Расчет эффективности проектов
Необходимые финансовые консультации
Ежемесячно
Отдел сбыта Получает:
Информация (плановая и фактическая) о возникновении/погашении финансовых обязательств и движении активов
Предоставляет:
- Документацию для проведения официальной части платежей
По запросу
продолжение таблицы 12
Кадровый отдел Получает:
Утверждение кадровых изменений
Отчеты по аттестациям
Отчеты по проведенному обучению
Кадровая отчетность (приказы, ФОТ, количество уволенных/набранных, табель раб. времени, отчетность для налогообложения и т.д.)
зарплатные и премиальные ведомости
Предоставляет:
Заявки на поиск нового сотрудника
Заявки на обучение
Анкеты по проведенному обучению По мере необходимости
Юридическая служба Получает:
- Консультации
Предоставляет:
- Запросы на консультации или содействие
- Консультации По мере необходимости
Административно-хозяйственный отдел Взаимодействие по организации рабочего места и обеспечению нормальных условий труда
Исполнение требований и рекомендаций соблюдения режимов по безопасности
Получает:
Обеспечение необходимых условий труда
Предоставляет:
Стандартные заявки в АХС По мере необходимости
Постоянно
По мере необходимости
Финансовой служба ООО «Форум-Авто Трейд» будет иметь следующие полномочия:
1.Требовать от руководителей подразделений предприятия принятие мер к повышению эффективности использования средств предприятия, сохранности собственности предприятия.
2.Визировать договора, выполнение работ или оказание услуг, акты сверки с различными контрагентами.
3.Оперативно управлять денежными средствами предприятия.
4.Заниматься текущей налоговой оптимизацией.
5.Получать от всех структурных подразделений предприятия материалы, необходимые для выполнения возложенных функций.
6.По поручению руководства представлять предприятие в любых организациях по вопросам, относящимся к компетенции финансовой службы.
В отношении своей работы рассматриваемое подразделение в целом ответственно за ее своевременное выполнение, за непревышение и экономию запланированных расходов, а также за поддержание установленного для результатов работы уровня качества.
Подразделение, прежде всего, будет ответственно за:
-ведение правильной и оптимизированной бухгалтерии, постановку оперативного и управленческого учета;
-координацию и контроль за центрами затрат;
-обеспечение других подразделений и руководства предприятия своевременной, точной и достоверной финансово-аналитической информацией. |
обратная связь
