В настоящее время организация работы с документами переживает новый подъем интереса к проблеме со стороны государственных структур, включая регулирующие и контролирующие органы. Признали важность этой работы и фирмы, специализирующиеся на разработке и внедрении систем электронного документооборота и ведении электронных архивов документной информации, сами государственные, муниципальные и коммерческие организации .
По всей видимости, стагнация в этой сфере управления, имевшая место последние десятилетия, заканчивается. Достаточно ярким примером этому служит утверждение Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. N 28-ст Государственного стандарта по управлению документами. Во второй половине XX века в стране велись широкомасштабные работы по совершенствованию документационного обеспечения управления, практическим выходом которых были и 16, а позднее 18 унифицированных систем документации (УСД), и обновление правил работы архивов организаций и сроков хранения документов. И, наконец, Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).
Понятие "документ" возникло в сфере права и в переводе с латинского означает "доказательство", "свидетельство", поэтому первоначально научные знания о документе развивались в рамках юридической науки. Однако как самостоятельная наука о документе она получила международное признание лишь в первой половине XX века. Основоположником документоведения был Поль Отле, благодаря которому значение понятия "документ" расширилось до того, что документом стали считать зафиксированную на любом материальном носителе информацию. А науку о таком документе он предложил назвать библиологией или документологией. Это была наука, которая изучала документационную деятельность: процесс сбора, систематизации, поиска, распространения документов. Идеи П. Отле вплоть до 30-х годов активно развивали библиографоведы, библиотековеды и книговеды. С середины 40-х годов XX века создание документа во всех сферах жизни стало называться книго-архиво-музееведением. Это был первый этап развития документоведения .
В 50 - 60-е годы XX века начинается второй этап развития документоведения, когда процессы коммуникации начинают рассматривать не только в ракурсе одного из средств фиксации информации - документа, но более широко - как информационные. Представления о предмете документоведения приобретают информационное и кибернетическое содержание.
С начала 60-х годов возникает информатика, и начинают развиваться ее составные части - научные направления под названием "документалистика" и "документоведение".
К сожалению, с конца 1980-х годов интерес государственных структур к этой сфере деятельности стал угасать, и, соответственно, стали сворачиваться прикладные разработки в этой сфере управления документами. Достаточно отметить, что уже четвертый год в стране нет ведомства, несущего ответственность за состояние работы с документами, а новые стандарты выпускаются не в системе УСД, а в системе СИБИД.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Управление документами. Общие требования" является, по сути, первым за многие годы нормативно-методическим документом по организации работы с документами в России. Новый стандарт является официальной русифицированной версией аналогичного международного стандарта. Анализ его содержания, прежде всего, показывает, что направление, выбранное специалистами-документоведами почти сорок лет назад, полностью соответствует мировым тенденциям в этой, единой для всех стран, сфере профессиональной деятельности. Конечно, смена экономической формации, ослабление и дальнейшее свертывание руководящей, везде и во всем, роли государства уже внесли и будут вносить свои коррективы в расширение самостоятельности организаций по ведению документации. Но расширение самостоятельности не равнозначно наплевательскому отношению, анархии и дилетантству; и именно на повышение профессионального качества организации работы с документами и направлен новый нормативный документ.
Стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций; руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001-2001 и ГОСТ Р ИСО 14001-98; методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.
В соответствии с ГОСТом управление документами в организации включает в себя:
- принятие политики и внутренних правил в сфере управления документами;
- распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
- установление и распространение процедур документирования обработки документов;
- предоставление конкретных услуг, относящихся к использованию документов;
- проектирование, внедрение и регулирование специализированных, например кадровых, систем для управления документами;
- интегрирование управления документами в общие процессы деловой деятельности организации.
Очень важным является тот факт, что стандарт еще раз подчеркивает - "документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности". Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать подотчетность всем заинтересованным сторонам. Документы позволяют организациям:
- осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;
- предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;
- обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;
- обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
- повышать эффективность деятельности всей организации;
- обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
- соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
- обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
- защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
- обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;
- представлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;
- обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;
- сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества.
В свою очередь, управление документацией предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения). Уточним также, что документация - это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Схематически понятие "делопроизводство" (ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рис. 1.1.
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ Делопроизводство │
│ (документационное обеспечение управления - ДОУ) │
└─────────────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐
│ Документирование │ │ Управление │
│ управленческой │ │ документацией │
│ деятельности │ │ (документационный менеджмент) │
└────────────┬───────────┘ └───────────────────────────────┘
┌────────────┴───────────┐ ┌───────────────────────────────┐
│ Запись информации │ │ Учет документов │
└────────────┬───────────┘ └───────────────────────────────┘
┌────────────┴───────────┐ ┌───────────────────────────────┐
│ Оформление информации │ │ Систематизация документов │
└────────────────────────┘ └─────────────────┬─────────────┘
│
┌───────────────────────────────────────┤
┌────────────┴───────────┐ ┌─────────────────┴─────────────┐
│ Перемещение документов │ │ Хранение документов │
└────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘
Рис. 1.1. Делопроизводство как направление повседневной деятельности по управлению предприятием
Для обеспечения надлежащей эффективности управленческой деятельности, и в частности ее всестороннего обеспечения (в том числе документационного), следует ясно представлять цель, функции и задачи делопроизводства.
В общем случае под целью любой полезной деятельности подразумевается достижение определенного результата. Не будет в этом смысле исключением и делопроизводство предприятия. Исходя из положений главного действующего документа, регламентирующего общую организацию делопроизводства - Основные положения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - представляется правомерным определить цель делопроизводства предприятия следующим образом.
Цель делопроизводства как неотъемлемой составляющей деятельности по документационному обеспечению управления предприятием заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами и используемой для их создания информацией, обеспечивающего эффективное управление деятельностью предприятия, и на этой основе в своевременном и полном достижении предприятием ближайших и перспективных целей своего функционирования и развития.
В том, что между делопроизводством и, условно говоря, финансово-экономической деятельностью предприятия имеется прямая связь, уважаемым читателям предстоит убедиться в процессе знакомства с содержанием настоящего пособия. Пока лишь заметим, что управленческая деятельность - в том числе и деятельность по управлению предприятием - в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами. К слову, и документирование, и управление документами представляется вполне обоснованным рассматривать в качестве двух основных задач делопроизводства предприятия, однако прежде позволим себе сказать несколько слов о его функциях.
Процесс управления делопроизводством как обеспечивающей деятельностью включает:
изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ) - в частности, выявление реального соотношения между потребностями предприятия в реализации тех или иных функций и задач по подготовке и обработке документов и его организационными, финансовыми, материальными, техническими и иными возможностями;
подготовку и принятие управленческих решений;
информирование структурных подразделений (должностных лиц) о принятых решениях и вытекающих из них задачах (действиях), объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;
подготовку структурных подразделений (должностных лиц) к выполнению принятых управленческих решений, включая предоставление им соответствующей информации (в том числе документированной) и полномочий;
организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями (должностными лицами) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
организацию и поддержание обеспечения структурных подразделений (должностных лиц) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
руководство (административное и методическое) структурными подразделениями (должностными лицами) непосредственно в ходе выполнения ими задач (действий), включая адекватное (т.е. своевременное и точное) реагирование на возможные изменения условий их выполнения;
организацию и осуществление надлежащего контроля за ходом выполнения задач (действий);
оказание структурным подразделениям (должностным лицам) помощи, в том числе посредством изменения ранее установленных параметров выполнения задач (действий), - по объемам, содержанию, срокам, последовательности и т.п. (в необходимых случаях);
оценка выполнения задач (действий) на предмет соответствия фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.
Таким образом, в качестве основного объекта управления делопроизводством выступает документированная информация - документы или их упорядоченная совокупность, т.е. документация предприятия. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения.
Однако перечисленные объекты представляют собой лишь один из элементов системы управления, которая в соответствии с канонами современного менеджмента должна включать в себя и другие элементы, в том числе органы (субъекты) управления и каналы управления. Таким образом, схематически управление делопроизводством предприятия можно представить следующим образом (рис. 1.2).
Роль органа управления на предприятии выполняет его руководство - должностные лица с соответствующими полномочиями. При этом следует помнить, что содержание управленческой деятельности весьма многообразно, а делопроизводство представляет собой лишь одно из вспомогательных (обеспечивающих) звеньев этой деятельности, хотя и весьма значимое.
Следовательно, для того чтобы обеспечить требуемую эффективность делопроизводства, руководитель предприятия должен делегировать часть своих управленческих полномочий другому должностному лицу.
┌──────────────┐ Канал информирования ┌─────────────┐
│ │ об управленческих решениях │ │
│ Орган ├─────────────────────────────────────────►│ Объекты │
│ управления │ Канал информирования │ управления │
│ │ о результатах выполнения │ │
└──────────────┘ управленческих решений └──────┬──────┘
▲ │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1.2. Принципиальная схема управления делопроизводством предприятия
В зависимости от объемов и содержания задач (действий), выполнение которых позволит удовлетворить потребности предприятия в документированной информации (в подготовке и обработке документов), эти полномочия могут быть переданы либо "посреднику" - т.е. должностному лицу, которое в свою очередь также уступит часть своих полномочий по управлению делопроизводством, либо непосредственному организатору делопроизводства на предприятии.
Как свидетельствует практика, на больших и средних предприятиях со значительными потребностями в документированной информации соответствующие полномочия передаются от руководителя предприятия, например генерального директора, к одному из его заместителей (допустим, к заместителю по управлению), а от последнего в свою очередь - к должностному лицу, непосредственно отвечающему за организацию делопроизводства предприятия (к примеру, руководителю соответствующего структурного подразделения - службы ДОУ). На предприятиях, испытывающих менее значительные потребности в документированной информации, делегирование полномочий по управлению делопроизводством, как правило, производится минуя "посредника", т.е. от руководителя к непосредственному организатору ДОУ, при этом отнюдь не исключается личное участие уполномоченного должностного лица в выполнении определенных задач (действий) по подготовке и обработке документов предприятия.
Последнее замечание недвусмысленно указывает на необходимость привлечения к выполнению задач (действий), вытекающих из потребностей предприятия в документированной информации, дополнительных ресурсов, и прежде всего персонала соответствующей квалификации и численности - персонала, который представляет собой один из объектов управления делопроизводством. Однако управлять "персоналом вообще" с требуемой эффективностью невозможно. Для этого работники предприятия, в том числе и привлекаемые к выполнению задач (действий) по делопроизводству, должны быть, во-первых, также наделены соответствующими полномочиями, во-вторых, обеспечены необходимыми для надлежащего выполнения задач (действий) ресурсами (в том числе средствами труда) и, в-третьих, должны получить в свое распоряжение должным образом оборудованные рабочие места (помещения).
Кроме того, указанные работники должны выполнять порученные им задачи (действия) согласованно, не мешая, а помогая друг другу. И наконец, кто-то должен время от времени осуществлять оперативное вмешательство в их работу - в частности, оказывая им помощь советом или делом, доводя до их сведения новую управленческую информацию, осуществляя контроль за выполнением тех или иных задач (действий) (т.е., проще говоря, проверяя, насколько своевременно, полно и качественно выполняется данная работа) и т.д.
Наиболее разумным будет сорганизовать этих работников в составе обособленного структурного подразделения, функционально предназначенного именно для того, чтобы гарантированно обеспечить потребности предприятия в документированной информации и надлежащее выполнение вытекающих из них задач (действий). Здесь, видимо, настало время вновь обратиться к некоторым положениям ГСДОУ.
|
обратная связь
