Регистрация документов - одна из важнейших операций в информационно-документационном обеспечении управления. По своему определению регистрация - это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записи основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы .
Составные части документооборота и относящиеся к ним операции перечислены в таблице 1.1 . Их состав и последовательность несколько различаются для разных видов документов. Так, жизненный цикл исходящих документов включает в себя большее количество операций в сравнении, например, с жизненным циклом входящих документов.
Таблица 1. Составные части и операции жизненного цикла документов
Составные части
документооборота Операции
документооборота Группы документов
Входящие Исходящие Внутренние Организационно-
распорядительные
1 Делопроизводство Подготовка
проекта
документа
2 Согласование
проекта
документа
3 Отправка
документа на
подпись
4 Отправка
документа на
регистрацию
5 Регистрация
Организация
работы с
документами
6 Ознакомление с
документом
7 Внесение
резолюций и
выдача поручений
8 Постановка
документа,
резолюций и
поручений на
контроль
9 Исполнение
резолюций,
поручений и
документа в
целом
10 Подготовка
отчета об
исполнении
11 Отнесение
документа в дело Вторые
экземпляры
12 Передача
документа на
архивное
хранение
13 Уничтожение
документов
Обязательно
Возможно
Не применяется
Рассмотрим, каким образом система электронного документооборота поддерживает весь жизненный цикл исходящего документооборота.
До регистрации документ проходит следующие стадии:
- подготовка проекта документа;
- согласование документа;
- отправка на подпись и подпись документа (или отказ в подписи).
Как показывает практика, при традиционном, бумажном, документообороте эти три стадии являются самыми трудоемкими. Объясняется это тем, что как в подготовке, так и в согласовании может принимать участие большое количество людей и основные затраты времени по работе с документами на этих стадиях приходятся на передачу документов от одного участника к другому, на отслеживание, какая версия документа является окончательной и устраивает всех участников.
Для автоматизации этих трудоемких операций в системе электронного документооборота может быть реализована возможность совместной подготовки документов, их согласования и визирования.
Реализованная в системе электронного документооборота возможность совместной подготовки позволяет каждому участнику такой операции получать на свое рабочее место исходный вариант документа со всеми замечаниями и правками, выполненными другими участниками, видеть все промежуточные версии документа, а делопроизводителю - отслеживать сроки совместной подготовки документа, чтобы какой-нибудь участник не задерживал его надолго.
Возможность согласования позволяет оперативно собрать мнения участников об окончательной версии документа. Согласование отличается от совместной подготовки тем, что при согласовании нельзя вносить правки в начальный текст документа, а можно только вставлять замечания. Инициатор согласования получает всю информацию о мнениях согласующих, вносит правки в документ и отправляет его на повторное согласование.
Предположим, все участники согласования одобрили документ. В этом случае инициатор согласования с помощью функционала системы электронного документооборота отправляет его на подпись. Как показывает практика, возможность подписи документа в электронном виде не исключает необходимости подписи бумажного документа (в первую очередь из-за того, что документ нужно отослать во внешнюю организацию). Что же дает использование такой функции, если все равно документ придется подписывать в бумажном виде? Экономится время на подпись бумажных экземпляров, так как подписывать (и, соответственно, просматривать) приходится только документы, уже подписанные в электронном виде. Также в любой момент можно отследить, где именно сейчас находится документ, подписан он или нет, а если в подписи отказано, можно, не теряя времени на ожидание возвращения документа, начинать работу над следующим вариантом. Кроме того, можно отслеживать сроки подписания документов, не допуская, чтобы происходили задержки с рассмотрением документов.
Немаловажным фактором повышения качества работы с документами является возможность получения статистических отчетов по реальной загрузке сотрудников. Можно ли говорить о качественной работе с документами, если на работу с одним письмом тратятся десятки минут? Это - уже сигнал для руководства о перекосах в организации труда и необходимости что-то в ней менять.
Представим, что подпись получена, документ зарегистрирован и выслан корреспонденту.
Операция "ознакомление" не часто используется при работе с исходящими документами, поэтому поговорим подробнее о ней, когда будем рассматривать работу в системе электронного документооборота с организационно-распорядительными документами.
Но вернемся к ситуации, когда документ выслан корреспонденту. Зададимся вопросом: может ли быть резолюция или поручение по исходящему документу? В классическом делопроизводстве такого не встречается - руководитель не пишет на них резолюцию. Но в реальности с такими документами идет дальнейшая работа (которую обычно берут на себя исполнители документов): отслеживание получения ответа на исходящий документ и дальнейшие действия с ним.
Можно выделить три группы исходящих документов, различая их по тому событию, которое явилось причиной создания данного документа, и по тем действиям, которые нужно предпринять после отправки документа адресату:
- инициирующий - такой исходящий документ инициирует переписку между организациями (для него необходимо отслеживать получение ответа, по результатам которого предпринимать соответствующие действия);
- промежуточный - такой документ готовится в ответ на входящий, но не является окончательным ответом в переписке по затрагиваемому вопросу (нужно отслеживать получение ответа и после получения ответа готовить еще одно письмо);
- закрывающий - такой документ готовится в ответ на входящий и является окончательным ответом (получение ответа отслеживать не нужно).
Для выполнения всех этих операций важно иметь в составе функций системы электронного документооборота функцию контроля исполнения как самого документа, так и резолюций и поручений.
Можно видеть, что входящие и исходящие документы оказываются связанными между собой, и для удобства работы нужно эти связи отслеживать.
Поэтому при выборе системы электронного документооборота важно обратить внимание на то, есть ли возможность установления связей между документами и классификации этих связей. Например, входящий документ может быть связан с исходящим, но в одном случае входящий является ответом на исходящий, а в другом исходящий - ответом, причем промежуточным. Важно отслеживать эти тонкости, так как такие возможности экономят время на работу с документами. Можно сразу увидеть, ответ на какое письмо задерживается, и предпринять соответствующие меры - и все это без хлопотного перебирания массы бумажных документов.
Связи между документами могут быть более сложными. Так, исходящие документы могут быть связаны с внутренними и организационно-распорядительными документами.
|
обратная связь
