Финансово-экономический учет как информационная система действующего предприятия в состоянии непрерывно "пополняться" и продуктивно функционировать благодаря документированию всего, что происходит с учетными объектами в экономической жизни хозяйствующего субъекта.
Документы являются первоисточником финансово-экономической информации, ее фундаментом.
Документ, признанный основанием для финансово-экономических процедур, составляется в соответствии с финансовым законодательством или учетными стандартами и оформляется во время совершения того или иного факта хозяйственной деятельности или появления права должностного лица на реализацию инициируемого хозяйственного факта. Являясь материальным носителем учетно-экономической информации, документ свидетельствует о принятом управленческом решении, результатом которого становится действие или событие, регламентирующие состояние и движение хозяйственных средств и источников формирования.
За достоверность документально оформленной информации, как инициатор, так и исполнитель, а также должностное лицо, которому делегировано право утверждать документ, несут ответственность перед законом, акционерами, инвесторами, партнерами. Документация служит основанием для ведения не только всех видов хозяйственного учета, но и информационной базой других функций системы управления: расчета плановых показателей производства продаж, себестоимости, прибыли. На основании документации создаются системы оперативного экономического и финансового анализа, текущего контроля, ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности.
Документы, используемые в хозяйственной практике для бухгалтерского учета, составляются, как правило, на типовых бланках, в каждом из которых данные приводятся по централизованным заранее установленным схемам показателей. В редких случаях, когда в практике предприятия появляются принципиально новые хозяйственные факты, а типовая документация на них отсутствует, руководитель хозяйствующего субъекта вправе внести внутрихозяйственный бланк документа.
Классификация документов финансово-экономического управления предприятия может быть представлена в следующей схеме (рис. 2.2).
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
┌──┤ КлассиФикация финансово-экономических документов │
│ └──────────────────────────────────────────────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐
├─>│По содержанию├─┤Первичные ├─┤Сводные │
│ └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐ ┌──────────────┐ ┌───────────────┐
├─>│По назначению├─┤Оправдательные├─┤Распорядительные├─┤Бухгалтерского├─┤Комбинированные│
│ │ │ │ │ │ │ │оформления │ │ │
│ └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘ └──────────────┘ └───────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐
│ │ По способу │ │Вручную │ │На машинах │
├─>│ обработки ├─┤ ├─┤ │
│ │ информации │ │ │ │ │
│ └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐
├─>│ По месту ├─┤Внутренние ├─┤Внешние │
│ │ составления │ │ │ │ │
│ └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐
│ │ По охвату │ │Разовые │ │Накопительные │
├─>│хозяйственных├─┤ ├─┤ │
│ │ фактов │ │ │ │ │
│ └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐
├─>│По количеству├─┤Однострочные ├─┤Многострочные │
│ │позиций строк│ │ │ │ │
│ └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐ ┌──────────────┐
│ │ По признаку │ │Бланки │ │Денежные │ │Ценные бумаги │
├─>│ повышенной ├─┤документов ├─┤документы ├─┤ │
│ │ ценности │ │ │ │ │ │ │
│ └─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘ └──────────────┘
│ ┌─────────────┐ ┌──────────────┐ ┌────────────────┐ ┌──────────────┐
│ │По содержанию│ │Денежные │ │Материальные │ │Расчетные │
└─>│хозяйственных├─┤ ├─┤ ├─┤ │
│ операций │ │ │ │ │ │ │
└─────────────┘ └──────────────┘ └────────────────┘ └──────────────┘
Рис. 2.2. Классификация финансово-экономических документов ОАО «Метафракс»
По содержанию выделяют первичные и сводные. Первичные содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера), свободные предназначены для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).
По назначению выделяют оправдательные, распорядительные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Оправдательные содержат информацию об исполнении распоряжения (приходные и расходные накладные, кассовые ордера), распорядительные - разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет), бухгалтерского оформления, служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда, справки, расчеты распределения накладных расходов), комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).
По способу заполнения (обработки информации) подразделяют на документы, заполняемые вручную и при помощи средств вычислительной техники.
По месту составления выделяют внутренние и внешние. Внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей, лимитно-заборные карты на получение материалов, авансовый отчет), внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования - поручения, счет-фактура, выписки из расчетных, валютных, специальных счетов в банке).
По охвату хозяйственных фактов выделяют разовые и накопительные. Разовые используют для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, акт приема-передачи основных средств), накопительные - для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта, открываемая для учета отпуска материалов со склада в течение отчетного месяца).
По числу (количеству) учитываемых позиций строк выделяют однострочные, содержащие одну учетную позицию (требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер) и многострочные, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость, лимитно-заборная карта).
По признаку повышенной ценности (бланки документов строгой отчетности) документы подразделяются на бланки, денежные документы и ценные бумаги. Бланки документов предназначены для оформления оплаты за услуги, работы, продукцию и товары для физических и юридических лиц без применения контрольно-кассовых машин (книжки квитанций, бланки удостоверений, трудовых книжек, дипломов, талонов и др.). Денежные документы - это документы строгой отчетности, учитываемые в оценке по фактической себестоимости их приобретения и хранящиеся в кассе предприятия наравне с кассовой наличностью (почтовые марки, проездные документы, вексельные марки и др.). Ценные бумаги удостоверяют имущественные права и право на получение определенных денежных сумм, без предъявления которых указанные права не могут быть осуществлены или переданы другому лицу (векселя, чеки, облигации).
По содержанию хозяйственных операций документы бывают материальные, денежные и расчетные. Материальные служат для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер), денежные предназначены для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение), расчетные используют для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).
На основании общепринятой классификации финансово-экономических документов мы представили видовой состав документации финансово-экономического управления ОАО "Метафракс" в виде следующих групп (табл. 2.1):
Таблица 2.1. Видовой состав документации финансово-экономического управления ОАО "Метафракс"
Планово-экономическая
документация Финансовая документация Бухгалтерская
документация
Оформляется планово-
экономическим отделом Оформляется финансовым
отделом Оформляется главной
бухгалтерией
- Формы статистической
отчетности (форма N 1 -
цены производителей)
- Бюджеты предприятия
- Отчеты о плановой
(фактической)
себестоимости
- Отчет о показателях
работы предприятия
- Анализы
- Расчеты - Формы первичных
учетных документов:
- расчетные документы
(платежное поручение,
реестр счетов);
- документы по учету
кассовых операций
(приходные и расходные
кассовые ордера,
кассовая книга, книга
учета денежных средств,
журнал регистрации
кассовых документов,
авансовый отчет,
денежный и расчетный
чеки)
- Формы налогового
учета и отчетности
(счет-фактура)
- Бюджет движения
денежных средств - Формы бухгалтерской
отчетности (форма N 1 -
N 6)
- Формы налогового учета
и отчетности (налоговые
декларации)
- Формы первичных учетных
документов:
- по учету рабочего
времени и расчетов
с персоналом по оплате
труда;
- по учету материалов;
- по учету основных
средств и нематериальных
активов;
- по учету результатов
инвентаризации.
- Формы статистической
отчетности (форма N 5-З
сведения о затратах
на производство и
реализацию продукции)
- Фактические калькуляции
- Акт сверки взаимных
расчетов
Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется финансово-экономический (бухгалтерский) учет. Первичные учетные документы создаются, как правило, в момент совершения операции.
Первичные учетные документы, для придания им юридической силы имеют, кроме наименования формы документа и ее кода, а также даты составления, следующие обязательные реквизиты: содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и стоимостном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
В необходимых случаях в первичном бухгалтерском документе указываются: основание для совершения хозяйственной операции, другие дополнительные сведения, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.
Список должностных лиц, имеющих право подписи первичных бухгалтерских документов ОАО "Метафракс", утвержден генеральным директором по согласованию с главным бухгалтером предприятия.
Первичные документы, поступившие в финансово-экономическое управление, проверяются как по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). На документах, прошедших обработку, ставят отметку, исключающую возможность их повторного использования. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, также подлежат обязательному гашению штампом "Оплачено" ("Получено") с указанием даты.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Учетные регистры - это разграфленные листы бумаги, используемые для бухгалтерских записей.
Учетные регистры предприятия подразделяются по ряду признаков:
- по внешнему виду;
- объему содержания;
- характеру записей.
По внешнему виду учетные регистры на ОАО "Метафракс" представлены в виде электронных бухгалтерских книг, карточек и свободных листов (ведомостей).
Бухгалтерские книги - это сброшюрованные листы бумаги с необходимой графовкой. Все границы книги нумеруются, указывается общее их количество, что подтверждается подписью бухгалтера. Карточками называются отдельные листы бумаги в виде разграфленных таблиц. Они выпускаются определенных стандартов, что позволяет хранить их вместе в картотеке. Сводные листы - разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеках, а в специальных папках, откуда изымаются для записей, подсчета.
Исходя из признака объема содержания, на предприятии имеются синтетические, аналитические и комбинированные учетные регистры. В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. (Главная книга, в которой отражены итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся на предприятии, - журнал-ордер.)
В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записи того или иного синтетического счета. Комбинированные учетные регистры объединяют в себе синтетический и аналитический учет. Их применение сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показания синтетического учета.
По характеру записи (разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам) на ОАО "Метафракс" выделяют хронологические, систематические, комбинированные учетные регистры.
В хронологических учетных регистрах хозяйственные операции отражают по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности поступления, без группировки и разноски по счетам. Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах (по аналитическим и синтетическим счетам). Комбинированные учетные регистры сочетают в себе хронологические и систематические учетные регистры. В этих регистрах записи более наглядны и зримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещаемом регистре.
Учетные регистры предприятия по форме графления ведутся в линейной - для учета расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами (линейно-позиционной) и шахматной (табличной) формах, которые позволяют сделать запись одновременно по дебету и кредиту счета. Здесь сочетается аналитический и синтетический учет.
Сущность шахматной формы заключается в том, что дебет счета располагается по горизонтали, а кредит - в вертикальных колонках. Каждая клетка в таком регистре представляет собой дебет одного и кредит другого счета. Особенность ее состоит в том, что сумма операций записывается по двум счетам только один раз, но эта запись означает, что сумма отнесена одновременно в дебет одного и кредит другого счета.
По этой форме строится журнал-ордер ОАО "Метафракс". Журнал-ордер - это учетный регистр, объединяющий систематические и хронологические записи как формы регистрации хозяйственных фактов в бухгалтерском учете. Под систематической записью понимается регистрация хозяйственных фактов в соответствии с их экономическим содержанием на бухгалтерских счетах. Хронологическая запись заключается в фиксировании хозяйственных фактов по последовательности их совершения и оформления в бухгалтерских регистрах.
Главная книга как вид учетного регистра представляет собой листы со специальным графлением. На каждый счет отводится для записей определенная страница или несколько страниц, в зависимости от количества корреспондирующих счетов. В Главной книге представляется месяц, за который вносится записи, обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом обороты по дебету данного счета с кредита счетов и в целом оборот по дебету счета, общий итог оборота по кредиту счета и остаток. При указании номера кредитуемого счета должен быть также указан номер журнала-ордера, в котором получила отражение данная сумма. Таким образом, Главная книга используется для обобщения данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным синтетическим счетам (а в ряде случаев - и аналитическим счетам), составления бухгалтером отчетов.
Регистры бухгалтерского учета на ОАО "Метафракс" ведутся с помощью корпоративной информационной системы на базе программного обеспечения Oracle Applications. Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
К специфическим документам финансово-экономического управления ОАО "Метафракс" относятся денежный и кассовый чек. Денежный чек - это распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке. Расчетный чек - распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей. В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т.е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке.
Чеки выписываются на специальных бланках сброшюрованных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка предприятию на основании заявлений. Чеки хранятся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее в банке чековую книжку, несет ответственность за использование чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения, как всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых книжек составляется по соответствующей форме.
Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями, производятся путем безналичного перечисления средств через учреждения банка. Безналичные расчеты осуществляются путем выдачи расчетных чеков сберегательных касс или учреждений банка либо перечислением сумм в уплату за товары и услуги со счетов вкладчиков в банке.
Товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю, называется счет-фактура. Счета-фактуры на ОАО "Метафракс" используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.
Счет-фактура является унифицированной формой первичной учетной документации и имеет следующие реквизиты: наименование и адрес поставщика, местонахождение и номер расчетного счета поставщика, наименование и адрес грузополучателя, местонахождение и номер расчетного счета грузополучателя, порядковый номер, дата, перечень отпускаемых товаров, количество товара, цена, сумма, способ отправления, номер квитанции (накладной), ссылка на договор или заказ, на основании которых произведена отгрузка. Кроме того, предприятие имеет право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для перечня товаров. Счет-фактура представляется в учреждения банка в одном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.
При ревизии кассы проверяют денежное наличие путем полного полистного пересчета всех денег, находящихся в кассе, квитанций на ценности, сданные на хранение, ценных бумаг, лимитированных чековых книжек и бланков строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.
Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, после чего определяется недостача или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается членами комиссии. В случае выявления недостачи или излишка кассир предоставляет комиссии письменные объяснения по данному факту.
Акт ревизии кассы имеет следующие обязательные реквизиты: наименование документа, точное наименование ревизуемого предприятия, дата составления акта, фамилии, имена и отчества, а также должности членов комиссии, номер и дата приказа руководителя предприятия или организации, на основании которого назначены члены комиссии, фамилии, имена и отчества, а также должности лиц, в присутствии которых проводилась ревизия кассы, содержание акта ревизии с обязательным указанием остатка денег по кассовой книге, остатка наличных (предъявленных комиссии) денег, оплаченных платежных ведомостей, результата ревизии (сумма излишков или недостачи), объяснение обстоятельств возникновения излишков или недостачи (прилагается к акту), подписи лиц, участвовавших в составлении акта.
Акт ревизии кассы предприятия составляется в двух экземплярах, причем один экземпляр получает материально ответственное лицо - кассир. Затем акт представляется на утверждение генеральному директору. Далее результаты ревизии отражаются в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материально ответственного лица [35; 40].
Платежное поручение - это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. В случае перечисления средств одновременно нескольким получателям, можно использовать сводное платежное поручение.
Платежное поручение имеет унифицированную форму и имеет следующие реквизиты: наименование и адрес плательщика, местонахождение и номера расчетных счетов получателя и поставщика, сумма платежа, которую перечисляет плательщик, дата, основание, подписи руководителя организации и главного бухгалтера, печать.
Платежными поручениями производятся расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, расчеты по нетоварным операциям, а также целевые переводы министерств, ведомств и других органов хозяйственного управления на погашение просроченной задолженности подведомственных им предприятий за товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по ссудам банков. Банки устанавливают порядок выдачи разрешений на целевые переводы, а также порядок исполнения этих переводов и т.д.
Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, заданий и т.д.) определенной организации или лицу.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.
Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть - платежное поручение, получив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.
Также к специфическим документам финансово-экономического управления относятся ценные бумаги. Ценная бумага - это денежный документ, удостоверяющий имущественное право или отношение займа владельца документа к лицу, выпустившему такой документ; источник формирования уставного капитала акционерных обществ и финансирование расходов государства, территориально-административных органов управления, муниципалитетов; форма вложений денежных средств физическими и юридическими лицами и способ получения ими доходов от этих вложений.
Одним из наиболее распространенных документов этой категории, функционирующих на ОАО "Метафракс", является вексель. Вексель - это ценная бумага, удостоверяющая безусловное денежное обязательство векселедателя уплатить владельцу векселя (векселедержателя) определенную сумму в определенный срок. Вексель выполняет кредитную и расчетную функции; он применяется как средство платежа.
Вексель имеет следующие реквизиты: наименование, указание срока платежа, указание места, в котором должен совершиться платеж, наименование того, кому или по приказу кого платеж должен быть совершен, указание даты и места составления векселя, подпись векселедателя. Вексель выдается в нескольких тождественных экземплярах. Эти экземпляры снабжены последовательными номерами в самом тексте документа (в противном случае каждый из них рассматривается как отдельный вексель).
Кредитную и расчетную функцию выполняет коммерческий вексель, который выпускается предприятием в качестве средства платежа за товары и услуги. Коммерческие векселя выдаются предприятием под залог товаров при совершении торговой сделки как платежный документ или как долговое обязательство, а также применяется как средство платежа.
К специфическим документам финансово-экономического управления можно отнести бюджет организации. Бюджет - это финансовый план, охватывающий все стороны деятельности ОАО "Метафракс", его структурных подразделений, позволяющий сопоставлять все понесенные затраты и полученные результаты в финансовых выражениях на конкретный календарный период времени.
На ОАО "Метафракс" ежегодно утверждается сводный бюджет акционерного общества в составе следующих бюджетов: бюджет продаж; бюджет производственных затрат; бюджет сбытовых расходов; бюджет прибылей и убытков; инвестиционный бюджет; бюджет закупок; бюджет движения денежных средств.
Составление бухгалтерской отчетности является одной из обязанностей финансово-экономического управления ОАО "Метафракс". Состав бухгалтерской отчетности предприятия, формы бухгалтерской отчетности, а также инструкции о порядке их заполнения определяются Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".
Промежуточная и годовая бухгалтерская отчетность состоит из Бухгалтерского баланса (форма N 1), Отчета о прибылях и убытках (форма N 2). В состав приложений к Бухгалтерскому балансу и Отчету о прибылях и убытках бухгалтерской отчетности входят Отчет об изменениях капитала (форма N 3), Отчет о движении денежных средств (форма N 4), Приложение к бухгалтерскому балансу (форма N 5), Отчет о целевом использовании полученных средств (форма N 6), а также аудиторское заключение, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности предприятия, и пояснительная записка.
Пояснительная записка к годовой бухгалтерской отчетности предприятия содержит информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности. Также в пояснительной записке к бухгалтерской отчетности организацией объявляются изменения в своей учетной политике на следующий отчетный год.
По времени составления отчетность предприятия подразделяется на годовую и периодичную (промежуточную). Отчетным годом для предприятия является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Предприятие в течение отчетного года составляет отчетность за месяц, квартал, нарастающим итогом с начала года. Годовая отчетность представляется в течение 90 дней по окончании года, а промежуточная - не позднее 30 дней по истечении отчетного периода. Отчетной датой считается последний календарный день отчетного периода.
Ошибки в финансово-экономических документах, созданных на бумаге, за исключением кассовых и банковских, исправляются в финансово-экономическом управлении ОАО "Метафракс" следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе оговаривается надписью "исправлено", подтверждается подписью лиц, подписавших документ, а также проставляется дата исправления. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.
Наряду с бумажными, бухгалтерские документы создаются на машинных носителях, с соблюдением требований по приданию им юридической силы. Однако по требованию пользователя для визуального контроля документы, созданные на машинном носителе, преобразуют в читаемую текстовую бумажную форму и распечатываются.
На распечатке, являющейся копией документа на машинном носителе, дополнительно проставляются штамп или печать организации, осуществившей преобразование документа в текстовую бумажную форму, удостоверительная надпись и полная подпись заверяющего должностного лица.
Изменение подлинника документа на машинном носителе производится только организацией-создателем документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за произведенные изменения. Регистрацию этих изменений осуществляет организация - создатель записи документа и письменно извещает о них всех пользователей.
При внесении изменений указываются основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, ее расшифровка.
Таким образом, представленная выше классификация и видовой состав финансово-экономических документов позволяют наглядно представить документы, которые в настоящее время применяются в деятельности ОАО "Метафракс". Формы бухгалтерской отчетности и первичных учетных документов унифицированы и представляются контролирующим органам в соответствии с законодательством Российской Федерации. В целом процессу документирования хозяйственных операций на предприятии уделяется большое внимание со стороны не только работников финансово-экономического управления, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения финансово-экономического учета в организации работы с документами, является письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность). На предприятии создана система организации и ведения финансово-экономического учета, позволяющего эффективно работать системе управления при принятии необходимых управленческих решений.
|
обратная связь
