Подробнее: |
ВВЕДЕНИЕ
Одной из проблем современной российской экономики является поиск путей совершенствования управления интеллектуальными активами и бизнес-процессами организаций, улучшения внутриорганизационного взаимодействия. Внедрение корпоративной информационной системы является одним из способов решения указанной проблемы, при этом одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является информационная система управления документами (ИСУД). Это объясняется следующим образом: любая организация, независимо от вида деятельности – это совокупность взаимодействующих элементов (сотрудников и подразделений), которые связаны между собой функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса) и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т.д.). Информационное взаимодействие осуществляется при помощи документов.
Сегодня документ является основным способом управления и представления информации, его значение в деятельности организации повышается. Более того, развитие электронной формы представления документа предоставляет сотрудникам организации новые возможности, связанные с созданием, распространением и поиском знаний, содержащихся в разнообразных документах, создаваемых в организации на различных этапах жизненного цикла производства продукции или оказания услуг.
Поэтому использование информационных систем управления документами, упорядочивающих процессы подготовки, исполнения и хранения документов, систематизирующих процессы работы с документами как составные части процессов управления и принятия решений, создающих единое информационное пространство организации, является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.
Тематика внедрения информационных систем управления документами актуальна и вызывает повышенный интерес у российских организаций, что находит своё отражение в большом количестве внедрений указанных систем, однако в современной российской действительности проведения проектов внедрения ИСУД часто не достигаются все поставленные цели, встречаются случаи неуспеха проектов внедрения, в результате информационные системы эксплуатируются в ограниченном объёме, что не позволяет организациям получить преимущества от применения указанных систем и дискредитирует в их глазах данный способ совершенствования системы управления.
В целом вопросы информатизации управления, комплексной автоматизации организаций нашли своё отражение в отечественной и зарубежной литературе, в трудах учёных: И. Ансофф, К. Грей, Р. Гудфеллоу, Д.А. Гаврилов, А.П. Градов, М. Хаммер, Дж. Чампи, Д.В. Исаев, Д. Ландватер, Н.А. Оладов, Д. О’Лири, С.В. Питеркин, Ф. Раафата, М. Сафизаде, А. Стрикленд, О. Уайт и др. К сожалению, часто предложения авторов носят общий характер или ориентированы на внедрение корпоративных информационных систем управления ресурсами предприятия (ERP), недостаточно учитывают российскую специфику ведения подобных проектов. Как следствие, применительно к решению задачи совершенствования системы управления организации при помощи внедрения информационных систем управления документами указанные методики требуют переосмысления, основывающегося на основных положениях теории управления проектами, представленных в трудах следующих отечественных и зарубежных учёных: В.Н. Бурков, В.И. Либерзон, Д.А. Новиков, А.С. Товб, Г.Л. Ципес, В.Д. Шапиро, В.И. Воропаев, В.Н. Лившиц, М.Л. Разу и др.
Основным недостатком многих работ, посвящённых совершенствованию системы управления организацией с помощью информационных технологий, в частности, за счёт внедрения информационных систем управления документами, является недооценка взаимосвязи процессов внедрения с корпоративной культурой организации. Осмысление культуры организации связано с именами М. Кубра, Т. Петерса, Р. Ватермана, А. Петтигру, Г. Ховстеде, Э. Шейна, Л. Смирсич, Дж. Мартина и др., также данная проблематика также нашла своё отражение в работах отечественных учёных: В.А. Спивака, О.С. Виханского, А.И. Наумова, Э.А. Капитонова, О.С. Причиной, Т.Н. Персиковой и др. Однако большинство работ лишь частично рассматривает корпоративную культуру как особую сущность, оказывающую собственное влияние на процессы проведения организационных изменений, выступающую в качестве интеллектуального актива современной организации. Более того, из-за узкого понимания не учитывается значимость понятия «документационная культура», заключающего в себе отношение организации к информации, оно просто не рассматривается как составная часть корпоративной культуры организации.
Целью дипломной работы является разработка организационного механизма совершенствования системы управления организации за счет улучшения её документационной культуры.
Для достижения указанной цели были поставлены и решены следующие задачи дипломной работы:
1. Определение современного значения понятия «документ», требований к системе управления документацией организации.
2. Рассмотрение значения корпоративной культуры в деятельности организации, выделение и изучение особой её составляющей – документационной культуры.
3. Совершенствование методов выбора, внедрения и эксплуатации информационных систем управления документами, направленное на улучшение документационной культуры организации.
4. Изучение эффективности предложенных методов на примерах проектов внедрений ИСУД.
Объектом дипломной работы является система управления документооборотом современной организацией. Предметом дипломной работы является анализ взаимного влияния системы управления организации и процессов внедрения и использования информационных систем управления документами, совершенствование методов внедрения указанных систем.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Деятельность любой организации (предприятия, учреждения), в том числе финансовая, отражается в различного рода документах. С учетом общественной значимости документирования управленческой деятельности, необходимости обеспечения эффективного взаимодействия государственных органов и организаций различных отраслей эти вопросы охватываются системой государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативных актов. Вместе с тем значительная часть вопросов, связанных с организацией и технологией работы с документами, на государственном уровне не регламентируется, да и не должна регламентироваться. Данные вопросы составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления, которое должно быть направлено на создание системы работы с документами, учитывающей особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.
Практически в каждой организации проявляются "центростремительные" и "центробежные" тенденции, связанные как с закреплением правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил. Под влиянием одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (изменения организационной структуры, новые информационные технологии, проявление корпоративной культуры и индивидуальной управленческой культуры, квалификация работников и др.) существует постоянная необходимость оптимизировать применяемые методы и приемы работы, устранять устаревшие и неэффективные.
В последнее время растет число организаций, занимающихся оптимизацией своих бизнес-процессов, включая такие вопросы, как информационное и документационное обеспечение, расширение применения компьютерных технологий и электронного документооборота. Отношение к работе с документами как к составляющей основных бизнес-процессов позволяет добиться ощутимого эффекта. Вместе с тем существуют проблемы, которые не решаются в рамках "процессного" подхода, если при этом вне поля зрения остаются вопросы более общего характера. Дальнейшее повышение эффективности управления документооборотом возможно, если оптимизацию бизнес-процессов сочетать с использованием новых возможностей автоматизации документооборота на уровне организации или предприятия в целом. В этом случае работа с документами рассматривается как один из ресурсов управления, способствующий повышению управляемости организации.
В настоящее время комплекс вопросов оптимизации и автоматизации документооборота выходит за рамки традиционного делопроизводства. Анализ практики корпоративного регулирования информационного и документационного обеспечения управления последних лет по сравнению с предыдущим периодом позволяет выделить ряд новых подходов. Рассмотрим некоторые из них.
Использование корпоративных информационных систем, в том числе систем документооборота, объединяющих информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений (в том числе территориально обособленных). Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети и объединяют информационные ресурсы в рамках целой организации, а возможно, и нескольких организаций, объединенных корпоративным соглашением.
Корпоративные системы документооборота получили распространение с середины 90-х годов и сейчас внедряются прежде всего в учреждениях, организациях и на предприятиях, стратегия которых нацелена на длительное функционирование. Для значительной части организаций внедрение и использование таких систем могут рассматриваться как насущная потребность или ближайшая перспектива. Корпоративные системы документооборота предусматривают не только автоматизацию традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом: выполнение справочно-информационной и аналитической работы, а также использование электронного документооборота. В условиях корпоративной системы появляется возможность, не осуществимая при традиционной технологии, - вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе территориально удаленных. При этом можно изменять организационные формы работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных.
Расширение применения электронных документов в сфере управления. Использование электронных документов способствует качественному преобразованию работы в различных сферах деятельности, включая государственное управление и бизнес. Сегодня стало возможным строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и решать реальные задачи, которые встают перед организациями при переходе от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
Проблемы, касающиеся внедрения и расширения применения электронного документооборота, заключаются не только в изменении психологии людей, о чем говорится довольно часто. При увеличивающемся разнообразии технологических решений в области автоматизации документооборота особое внимание следует уделять:
регулированию делопроизводства и документооборота (как на государственном уровне, так и на корпоративном), в том числе сочетанию традиционного (бумажного) и электронного документооборота;
организационным аспектам, связанным с процессом внедрения и использования современных корпоративных систем документооборота, и конкретным методическим подходам, позволяющим повысить эффективность их использования и применять элементы электронного документооборота на практике.
Изменение приоритетов в пользу оптимизации работы с документацией в организации в целом, т.е. на корпоративном уровне, а не на уровне отдельных подразделений или только делопроизводственной службы. По мере развития организации, ее структуры, взаимосвязей с другими учреждениями и предприятиями, увеличения числа работников, формирования территориальных подразделений и т.д. возрастает значение интеграционных процессов в менеджменте.
Современный подход к управлению документооборотом предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организацией в целом. Внедрение и использование корпоративных систем документооборота, с одной стороны, являются следствием интеграционных процессов, а с другой - выступают важным фактором повышения интеграции и управляемости.
Корпоративная система документооборота считается системообразующим фактором, поэтому при ее внедрении и использовании необходимо не только проанализировать массивы управленческой информации, информационные потоки и применяемые информационные технологии в структурных подразделениях, но и выработать оптимизирующее решение для организации в целом. Такое решение должно приниматься в рамках общей концепции развития информационной системы организации, учитывать государственные и корпоративные нормы и правила работы с документами.
Использование методологии информационного менеджмента. Безусловно, основы комплексного и системного подхода к совершенствованию делопроизводства и документооборота закладывались еще в предшествующий период. Однако применение новых информационных технологий, охватывающее практически все стороны деятельности организации и создающее новые возможности для передачи информации, потребовало еще более высокого уровня системности и интеграции в вопросах информационного и документационного обеспечения, в работе с различными видами информации и документации. В результате возник новый подход, получивший название "информационный менеджмент".
Формирование концепции информационного менеджмента и ее дальнейшее развитие связаны с двумя группами факторов:
необходимость повышения эффективности решений в сфере информатизации, внедрения новых информационных технологий;
возрастание сложности принятия управленческих решений в условиях растущих объемов информации и высокой степени ее неопределенности, отражающей особенности рыночной экономической среды и развития социально-политических и других общественных процессов; повышение требований к профессиональной организации процессов работы со всеми видами управленческой информации.
Данные группы факторов действуют одновременно. Первая из них послужила основой для более "узкого" понимания информационного менеджмента, задачами которого являются:
переход от частичной автоматизации к комплексной;
стратегическое и оперативное планирование развития информационных систем, использования программно-технических средств;
повышение эффективности капиталовложений в эту сферу;
защита информационных ресурсов.
Более широкое понимание информационного менеджмента обусловлено анализом информационных потребностей руководителей и специалистов, совершенствованием массивов информации, информационных потоков, информационных технологий и технического обеспечения на основе системного подхода и координации работ в целях формирования единого информационного пространства организации.
Можно выделить следующие основные компоненты информационного менеджмента (кроме финансовых ресурсов): документированная информация (информационные ресурсы), персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов (см. рисунок). Каждый из указанных четырех компонентов связан с остальными и оказывает на них влияние, поэтому при решении любого вопроса оптимизации документооборота эту взаимосвязь надо учитывать.
Регламентация работы с документами в организации должна исходить из принципа "необходимости и достаточности", поскольку излишняя формализация может затруднить работу. При этом важно отметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы документооборота внедряются, тем более пристальное внимание следует уделять вопросам нормативно-методического обеспечения.
Опыт применения корпоративных систем документооборота и элементов электронного документооборота подтверждает, что ряд вопросов не является характерным для прежних инструкций по делопроизводству и требует специальной регламентации (например, порядок подключения пользователей к системе, ведения справочников (классификаторов), работы с электронными файлами и др.). Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном, едином для организации документе, либо в отдельных (но взаимоувязанных по требованиям) документах, регламентирующих работу службы делопроизводства и структурных подразделений.
Система документооборота должна поддерживаться также корпоративной культурой организации и ее фирменным стилем. Регулирующая функция корпоративной культуры проявляется в формировании стиля работы и форм поведения, характерных для данной организации. Вместе с тем корпоративная система документооборота сама является важным средством формирования корпоративной культуры и повышения качества менеджмента.
Эти особенности носят взаимообусловленный характер и связаны с возросшим уровнем системности и интеграции в вопросах информационного и документационного обеспечения в условиях внедрения новых информационных технологий и электронного документооборота.
|
обратная связь
