Вопросами делопроизводства занимается бухгалтер.
Бухгалтер в организации обеспечивает:
- точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности (оформление заявлений об акцепте) и контроль за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности организации;
- полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, с помощью правильного оформления первичных документов, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;
- правильное начисление и своевременное перечисление налогов и других платежей в государственный бюджет, взнос на государственное социальное страхование (осуществляет с помощью платежных поручений).
- контроль за составлением достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов (расходных, приходных кассовых ордеров) и бухгалтерских записей, обеспечение своевременного представления отчетности в установленные сроки государственным органам;
- принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства;
- оформление и сохранность документов.
Бухгалтер также ведет работу с корреспонденцией: по поручению руководителя составляет письма, готовит ответы и запросы.
Существенную помощь оказывает бухгалтер в аналитических операциях, связанных с получением информации. Широкие возможности представляет в реализации этой функции глобальная информационная сеть Интернет. Бухгалтер использует и традиционные методы получения информации: анализ опубликованных источников и литературы, изучение изданий и др.
Кроме общего делопроизводства, бухгалтер ведет кадровую документацию: составляет приказы по личному составу, оформляет трудовые договоры, а также страховые медицинские полисы и в случае необходимости страховые свидетельства государственного пенсионного страхования. Бухгалтер также выдает направления на медицинское освидетельствование, а также ведет табель учета использования рабочего времени.
В Приложении 3 приведено среднее количество создаваемых и заполняемых бухгалтером документов разделенных по видам деятельности в среднем за один месяц:
- документы по оформлению заказов;
- документы по ведению бухгалтерского учета;
- документы по работе с кадрами;
- документы по работе с банком;
- документы по работе с поставщиками (услуг и материалов).
Общее количество документов по оформлению заказов в месяц - 24,94, по ведению бухгалтерской деятельности - 9,39, по работе с кадрами - 3,04, по работе с банком - 20, по работе с поставщиками услуг и материалов - 2,5. Соотношение указанных документов можно увидеть на рис. 2.
┌───────┐
│///////│
│///////│
│///////│
│///////│ ┌───────┐
│///////│ │ │
│///////│ │ │
│///////│ │ │
│///////│ │ │
│///////│ │ │
│///////│ │ │
│///////│ │ │
│///////│ │ │
│///////│ ┌───────┐ │ │
│///////│ │\│ │ │
│///////│ │\│ │ │
│///////│ │\│ │ │
│///////│ │\│ │ │
│///////│ │\│ ┌───────┐ │ │
│///////│ │\│ │+++++++│ │ │ ┌───────┐
│///////│ │\│ │+++++++│ │ │ │*******│
┌──┴───────┴──┬──┴───────┴──┬──┴───────┴──┬──┴───────┴──┬──┴───────┴──┐
42% 16% 5% 33% 4%
┌───┐
│///│ По оформлению заказов
└───┘
┌───┐
││ По ведению бухгалтерской деятельности
└───┘
┌───┐
│+++│ По работе с кадрами
└───┘
┌───┐
│ │ По работе с банком
└───┘
┌───┐
│***│ По работе с поставщиками (услуг и материалов)
└───┘
Рис. 2.2. Диаграмма "Процентное соотношение документов мини-типографии
По результатам анализа соотношения документов мини-типографии видно, что на предприятии создается и заполняется в среднем за месяц:
- 42% документов по оформлению заказа;
- 16% документов по ведению бухгалтерской деятельности предприятия;
- 5% кадровой документации;
- 33% документов по работе с банком;
- 4% документов по работе с поставщиками услуг и материалов.
В связи с тем, что документов по работе с кадрами и организационно-распорядительных создается незначительное количество от общего числа в мини-типографии, нецелесообразно выделять отдельную должность кадровика и секретаря по работе с этими группами документов. Но применение альбома унифицированных форм кадровых документов и унификация других документов (создание трафаретных текстов) облегчит их составление бухгалтеру, основная деятельность которого - ведение бухгалтерии предприятия.
Анализ документов, сопровождающих деятельность мини-типографии, позволил выделить следующие группы:
- комплекс документов по работе с кадрами;
- комплекс документов по работе с внешними структурами;
- комплекс документов по оформлению заказа;
- комплекс документов по ведению бухгалтерской отчетности предприятия.
Если сравнить выделенные группы с диаграммой на рисунке 2, то в группу "Документы по работе с внешними структурами" "попали" документы по работе с банками и по работе с поставщиками.
Так как большую долю (42%) в мини-типографии составляют документы по оформлению заказов, рассмотрим их подробнее.
Изготовление полиграфической продукции начинается с оформления договора поставки продукции, для оформления которого разработана унифицированная электронная форма (рис. 3). Порядок оформления и заключения договора регламентируется Гражданским кодексом Российской Федерации.
Пример электронной формы договора поставки продукции, в которой переменная информация затемнена
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Договор │
│12.04.2007 N 15│
│ │
│ г. Пенза │
│ │
│ Поставки продукции │
│ │
│ ОАО стороны, и РА "Голубое небо", именуемое в дальнейшем "Покупатель"
, в лице │
│директора И.З. Земсковой, действующего на основании Устава, с другой│
│стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем: │
│ 1. Предмет договора. │
│ Поставщик в течение всего срока действия договора изготавливает из│
│своего материала печатную продукцию (листовки, буклеты, календари), а│
│Покупатель принимает и оплачивает данную продукцию. │
│ 2. Условия поставки. │
│ 1. Поставщик изготавливает продукцию после получения от Покупателя│
│заявки, в которой указывается ассортимент, количество и дата поставки│
│продукции. │
│ 2. Покупатель самостоятельно определяет ассортимент и количество│
│печатной продукции. Сроки поставки продукции определяются по согласованию│
│сторон. │
│ 3. Доставка готовой печатной продукции производится Покупателем│
│самостоятельно и за счет собственных средств. │
│ 3. Права и обязанности сторон. │
│ 1. Покупатель обязуется: │
│ - заблаговременно предоставлять заявку на изготовление продукции; │
│ - своевременно получать от Поставщика готовую продукцию; │
│ - своевременно производить оплату данной продукции. │
│ 2. Поставщик на основании заявки обязан: │
│ - качественно и в сроки изготовить продукцию; │
│ - подготовить документы (накладные, счета-фактуры) на отгрузку данной│
│продукции. │
│ 3. В случае некачественного выполнения (или брака) продукции│
│Покупатель вправе отказаться от нее в пределах допущенного брака. │
│ ... │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 3
По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки, изготовленную продукцию покупателю для использования в предпринимательской деятельности.
Договор поставки считается измененным или расторгнутым с момента получения одной стороной уведомления другой стороны об одностороннем отказе от исполнения договора полностью или частично, если иной срок расторжения или изменения договора не предусмотрен в уведомлении либо не определен соглашением сторон.
При изменении каких-либо пунктов договора в течение срока действия оформляется дополнительное соглашение к договору, а при изменении стоимости продукции отправляется письмо предприятию-заказчику (рисунок 4), в котором указываются причины повышения цены, а также перечисляются виды продукции, цену которых необходимо согласовать. К письму прилагается протокол согласования цен в двух экземплярах (рисунок 5), который подписывается руководителем предприятия-заказчика и возвращается в мини-типографию (в случае согласия предложенных условий). Договор оформляется в двух экземплярах, заверяется подписями руководителей и печатями организаций.
Пример формы-шаблона письма о согласовании цен
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ОАО Генеральному директору │
│ ул. Комсомольская, д. 38 ООО "XXX" │
│ г. Пенза, 440028 С.П. Петрову │
│ тел. 49-98-29 ул. Гагарина, д. 15 │
│ ИНН 583501166960 г. Пенза │
│ │
│ 12.07.2005 │
│ │
│ О согласовании цен │
│ │
│ В связи с удорожанием расходных материалов прошу согласовать цены│
│на следующие виды продукции: │
│ 1. Xxx; │
│ 2. Xxx. │
│ Приложение: Протокол согласования цен - на 1 л. │
│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 4
Форма-шаблон протокола согласования договорной цены
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Приложение N 1 │
│ к письму │
│ от 12.07.2007 N ____ │
│ │
│ Протокол │
│ согласования договорной цены │
│ │
│ "___" _________ 200_ г. N ____ │
│ │
│ г. Пенза │
│ │
│ (наименование продукции) │
│ │
│ по договору N от "__" __________ 2007 г. │
│ Мы, нижеподписавшиеся, от лица Заказчика │
│ │
│ (полное наименование Заказчика) │
│ и от лица Исполнителя │
│ (полное наименование Исполнителя) │
│ удостоверяем, что сторонами достигнуто соглашение о договорной цене │
│на изготовление │
│ │
│ 1. Изделия А │
│ 2. Изделия Б │
│ │
│ Настоящий протокол является основанием для проведения взаимных│
│расчетов и платежей по договору между Исполнителем и Заказчиком. │
│ Срок действия протокола: │
│ Подписи сторон: │
│ Исполнитель: Заказчик: │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рисунок 5
Если с заказчиком заключен долгосрочный договор, то заказ на продукцию приходит в виде заявки (рисунок 6). Заявка принимается по факсу или ее доставляет заказчик. В заявке указывается вид продукции, количество, а также изменения, произошедшие в тексте или оформлении.
Пример заявки на изготовление продукции
Россия
------------------
Открытое
Акционерное общество
"ИСТОК" Директору
____________________________________ Турбанову С.Ф.
────────────────────────────────────
440600, г. Пенза, ул. Рабочая, 7
Тел.: 49-17-32 Факс: 49-26-25
31.08.2005 03/369
---------- N ----------
на N _____ от
Заявка
ОАО "Исток" просит Вас изготовить следующие этикетки:
┌───────┐
1. Хрустальный исток 1,5 л - │ ... │ шт.
├───────┤
2. Серебряный исток 1,5 л - │ ... │ шт.
└───────┘
Зам. директора по
развитию производства Николаев А.М. Николаев
Начальник цеха Абрамова Т.А. Абрамова
Исп. Матвеева Л.А. Матвеева
т. 49-19-40
Рисунок 6
Следует отметить, что не все организации делают свои заказы в виде заявок и информируют в письменном виде об изменениях, которые необходимо внести в продукцию. Часть заказчиков делает заказы по телефону или при личном визите сотрудника, отвечающего за поставку данного вида продукции.
Далее руководитель анализирует заявку (возможные сроки изготовления и возможные технологические проблемы). Если есть необходимость, созванивается с заказчиком и обговаривает возникшие вопросы, если нет вопросов - передает заявку дизайнеру с рекомендациями и дает указания по подготовке расходных материалов.
Процесс изготовления полиграфической продукции включает в себя три этапа:
1) допечатная подготовка;
2) печать продукции;
3) послепечатная обработка.
Изготовленная продукция упаковывается, и на каждую упаковку прикрепляется одна единица товара (по возможности), например этикетка, и указывается количество товара в упаковке.
Бухгалтер после выпуска продукции оформляет документы заказчику на отпуск товара в двух экземплярах. Такими документами являются накладные и счета-фактуры.
Счет-фактура составляется согласно Приложению N 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (в ред. Постановлений Правительства РФ от 15.03.2001 N 189, от 27.07.2002 N 575, от 16.02.2004 N 84).
Накладная составляется также с использованием унифицированной формы (рисунок 7).
Пример оформления Накладной на отпуск материалов
87
НАКЛАДНАЯ N -------- ┌───────┐
НА ОТПУСК МАТЕРИАЛОВ НА СТОРОНУ │ Коды │
├───────┤
Форма по ОКУД │0315007│
│ │
ОГРН N 304583504800045 ├───────┤
Организация -------------------------------- по ОКПО │ │
└───────┘
Дата
состав-
ления Код
вида
опе-
рации Отправитель Получатель Ответственный за поставку
структурное
подразделение вид
деятельности структурное
подразделение вид
деятельности структурное
подразделение вид
деятельности код
исполнителя
02.09.2004
Основание ____________________________________________________
Кому _____________________ Через кого ________________________
Корреспондирую-
щий счет Материальные ценности Единица
измерения Количество Цена,
руб. коп. Сумма без
учета НДС,
руб. коп. Сумма НДС,
руб. коп. Всего с
учетом
НДС,
руб. коп. Номер Поряд-
ковый
номер
записи
по
складс-
кой
карто-
теке
наименование,
сорт, размер,
марка номен-
клатур-
ный
номер над-
лежит
отпус-
тить отпу-
щено ин-
вен-
тар-
ный паспорта
счет,
субсчет код ана-
литичес-
кого
учета код наиме-
нова-
ние
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Итого:
Одно
Всего отпущено ---------------------------------- наименований
прописью
XXXXX XX
на сумму -------------------- руб. -- коп. в том числе сумма НДС
прописью
XX XX
--------- руб. -- коп.
Турбанов С.Ф.
Отпуск разрешил ___________ ___________ ----------------------
должность подпись расшифровка подписи
Турбанов С.Ф.
Отпустил ___________________ ___________ ---------------------
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер _______________ ____________________________
подпись расшифровка подписи
Получил ____________________ ___________ _____________________
должность подпись расшифровка подписи
Рисунок 7
Заказчику по доверенности отгружается готовая продукция и выставляется один экземпляр накладной и счета-фактуры. На документах ставится подпись ответственного за выдачу продукции (руководителя или бухгалтера) и печать организации. В накладной также указывается должность, подпись и расшифровка подписи того, кто получает продукцию.
Выставленные счета-фактуры заносятся бухгалтером в книгу продаж с указанием даты, номера документа, наименованием покупателя, ИНН покупателя, даты оплаты, всего продаж, включая НДС, стоимости НДС, суммы НДС и помещаются в папку "Выставленные счета-фактуры".
Таким образом, в деятельности мини-типографии образуется значительное количество документов, от качества подготовки которых зависит эффективность работы предприятия. Однако их большая часть касается бухгалтерского учета и выделение отдельной должности работника, занимающегося только общим делопроизводственным обслуживанием, экономически невыгодно. Его обязанности возлагаются на бухгалтера и учитываются в зависимости от объема этой функции, при определении его заработной платы.
|
обратная связь
