Чтобы система документооборота обслуживала весь управленческий персонал предприятия, в ней наряду с карточкой документа должен появиться файл с его электронной версией. Только в этом случае в технологический контур системы документооборота включаются специалисты и руководители, работающие с документами. Система электронного документооборота знаменует конец эпохи разделения делопроизводственных функций и функций по содержательной работе с документами и интеграцию их в рамках одной системы, охватывающей весь управленческий персонал предприятия.
Система электронного документооборота позволяет существенно расширить и модифицировать рамки традиционного делопроизводства. Рассмотрим наиболее значимые аспекты.
Поддержка полного жизненного цикла документа. При традиционном делопроизводстве регулируется только работа с готовыми официальными документами с момента их регистрации и до передачи на архивное хранение.
Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам.
Сегодня любая система делопроизводства и архивного дела предполагает существование как электронных, так и бумажных документов. При этом даже один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Поэтому система электронного документооборота должна обеспечивать управление как электронными, так и бумажными документами.
Корпоративный документооборот в системе территориально распределенных предприятий. Традиционное делопроизводство предполагает (в силу естественных технологических ограничений), что в каждом автономном подразделении, например в самостоятельном филиале предприятия, учет и контроль документов ведутся автономно. Это означает, в частности, что документ, отправленный из головного предприятия в филиал, адресуется не конкретным исполнителям, а филиалу в целом, а при получении он вновь регистрируется и затем направляется на исполнение.
Современные сетевые технологии позволяют включить все структуры предприятия в единый контур электронного документооборота. Однако понятно, что полностью централизованное управление крупной корпоративной структурой неэффективно. Следует создать новую концепцию корпоративного документооборота, сочетающего в необходимой степени сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях.
В заключение следует отметить, что благодаря применению полноценной системы электронного документооборота:
повышается скорость принятия решений и их исполнения за счет работы с электронными документами в компьютерной сети;
решения принимаются более обоснованные, поскольку при подготовке решений руководители располагают полной и достоверной управленческой информацией;
руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия;
экономятся значительные материальные и временные ресурсы на изготовление, размножение и перемещение бумажных документов;
снижается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по оформлению и учету документов, поскольку основная часть рутинных процедур по обработке электронных документов выполняется автоматически.
Сводные данные об использовании документов "1С:Бухгалтерии 8.0" для регистрации основных операций розничной торговли приведены в таблице 8.
Таблица 8
┌──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┐
│ Документ │ Периодичность │ Отражаемая операция │ Проводки │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│АТТ, учет товаров по продажной стоимости │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.11 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(по каждому товару) │
│ │ │Доведение до продажной стоимо-│Дт. 41.11 - Кт. 42.01 │
│ │ │сти │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отчет о розничных про-│ Ежедневно │Списание проданных товаров │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дажах │ │Отражение розничной выручки и│Дт. 90.02 - Кт. 41.11 │
│ │ │дохода от реализации │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Закрытие месяца │В конце месяца │Списание торговой наценки по│Дт. 90.02 - Кт. 42.01 │
│ │ │реализованным товарам │(сторно) │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│АТТ, учет товаров по стоимости приобретения │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.02 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отчет о розничных про-│ Ежедневно │Списание проданных товаров │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дажах │ │Отражение розничной выручки и│Дт. 90.02 - Кт. 41.02 │
│ │ │дохода от реализации │(по каждому товару) │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│НТТ, учет товаров по продажной стоимости │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.12 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(на общую сумму) │
│ │ │Доведение до продажной стоимо-│Дт. 41.12 - Кт. 42.02 │
│ │ │сти │(на общую сумму) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Приходный кассовый ор-│Ежедневно │Прием розничной выручки │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дер │ │Списание проданных товаров │Дт. 90.02 - Кт. 41.12 │
│ │ │Доход от реализации │(на общую сумму) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Закрытие месяца │В конце месяца │Списание торговой наценки по│Дт. 90.02 - Кт. 42.02 │
│ │ │реализованным товарам │(сторно) │
├──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┤
│НТТ, учет товаров по стоимости приобретения │
├──────────────────────┬───────────────┬──────────────────────────────┬────────────────────────────┤
│Поступление товаров и│ - │Поступление товаров от постав-│Дт. 41.02 - Кт. 60 │
│услуг │ │щика в торговую точку │(по каждому товару) │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Приходный кассовый ор-│Ежедневно │Прием розничной выручки │Дт. 51 - Кт. 90.01 │
│дер │ │Доход от реализации │ │
│ │ │ │ │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Инвентаризация │В конце месяца │ - │ - │
├──────────────────────┼───────────────┼──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│Отчет о розничных про-│В конце месяца │Списание проданных товаров по│Дт. 90.02 - Кт. 41.02 │
│дажах │ │результатам инвентаризации │(по каждому товару) │
└──────────────────────┴───────────────┴──────────────────────────────┴────────────────────────────┘
Помимо хозяйственных операций, отраженных в таблице 7, "1С:Бухгалтерия 8.0" позволяет зарегистрировать такие операции, как переоценка товаров в рознице (в случае изменения розничных цен решением руководства), перемещение товаров между местами хранения (в том числе возврат товара из торговой точки на оптовый склад); возврат товар поставщику и т.п.
Таким образом, редакция 1.5 конфигурации "Бухгалтерия предприятия" позволяет автоматизировать учет в организациях розничной торговли для самых разнообразных учетных схем. Предполагается, что в 2006 году новая методика учета товаров в розничной торговле в ценах продажи будет реализована в программе "1С:Управление торговлей 8.0".
Произведем расчет экономического эффекта от предложенного мероприятия. Соответствующие исходные данные приведены в таблице 9.
Таблица 9
Исходные данные для расчёта годовой экономической эффективности по внедрению автоматизации учета и внутреннего контроля
Показатели Усл.обоз-начение Единицы измерения Значение показателей
1.Численность работающих, охваченных мероприятием Ч Чел. 5
2.Реальный фонд рабочих дней на 1 рабочего Рд Дни 180
3.Затраты рабочего времени на охрану автотранспорта гостей
-до внедрения мероприятия
-после внедрения мероприятия
Зрв1
Зрв2
Час
Час
1,30
0,50
4.Сокращение затрат рабочего времени после проведения мероприятия Сзрв Мин 48
5.Фонд зарплаты среднегодовой на одного рабочего до и после мероприятия Фз/пср Руб 7680
6.Годовой фонд рабочего времени на одного бухгалтера Фвр Час 234
7.Затраты на внедрение мероприятия З Руб 24000
Расчёт производим по следующей схеме:
1. Экономия времени, час.
Эвр = Ч Сзрв Рд / 60 (5)
Эвр = 5 48 180 / 60 = 720
2.Условное высвобождение численности, чел.
Эч = Эвр / Фвр (6)
Эч = 720 / 234 = 3,0.
3.Повышение производительности труда, %.
Птр = [Эч 100] / [Чср –Эч] (7)
Птр= [3,0 100] / [10- 3,0] = 42,86.
4.Экономия зарплаты, руб.
Эз/пл = Эч Фз/пл ср (8)
Эз/пл = 3 7680 = 23040
5.Экономия отчислений на социальные нужды, руб.
Эсоц = Эз/пл 26,0 / 100 (9)
Э соц = 23040 26,0 / 100 = 5990
6.Экономия фонда заработной платы, руб.
Эс/б = Эз/пл + Эсоц (10)
Эс/б= 23040 + 5990 = 29030
7.Годовой экономический эффект, руб.
Эг = Эс/б – З (11)
Эг = 29030 – 24000 = 5030.
Таким образом, годовой экономический эффект от внедрения системы учета и составит по составит 5030 рублей.
|
обратная связь
