Принципы эффективного бюджетирования

При использовании полноценных вариантных расчетов в процессе бюджетирования возникает большое количество рутинных, повторяющихся операций, что, в свою очередь, обуславливает выделение существенного ресурса рабочего времени всех сотрудников, задействованных в процессе внутрифирменного планирования. Поэтому процесс бюджетирования и составления консолидированной отчетности должен быть автоматизирован на единой платформе и с использованием единых алгоритмов и программных подходов. Установлено, что одним из критериев успешного внедрения системы бюджетирования является наличие автоматизированной системы, базирующейся на единых подходах к формированию информационного пространства, созданного на предприятии.
Значительное место отводится обзору и анализу существующих на рынке программных продуктов для автоматизации бюджетного управления. Автором обоснован тезис о том, что в процессе внедрения бюджетирования необходимо в первую очередь проанализировать, установить и описать факторы эффективного развития предприятия и формализовать их во внутренних нормативных документах – положениях и регламентах бюджетирования. Процедуры автоматизации описывают модели и алгоритмы, созданные на этапе определения целей, задач, функций и принципов системы бюджетирования и должны учитывать специфические особенности деятельности анализируемого предприятия. Процесс автоматизации является связующим звеном между применением традиционного – структурного и процессно-ориентированного подхода и является отдельным бизнес-процессом, определяющим функции каждого структурного подразделения - ЦФО.
В работе обоснованы процедуры автоматизации и предлагается технология внедрения системы поддержки принятия управленческих решений в рамках процессно-структурного подхода, которая состоит из следующих этапов, представленных на рис. 3.1:
    предпроектное обследование;
    проектирование систем;
    составление технического задания (параллельно с составлением основных положений и регламентов бюджетирования)
    реализация проекта АИС;
    тестирование программного продукта;
    опытная эксплуатация;
    обучение.
В процессе обоснования основных процедур автоматизации бюджетного процесса были выявлены преимущества создания АИС, к которым относятся:
1. Возможность создания единого информационного пространства, основанного на стандартизации данных оперативного и бухгалтерского учета
2.  Возможность кодификации учетных данных на нескольких уровнях по статьям затрат и структуре ЦФО
3. Возможность создания единой (сквозной) системы оперативного контроля, основанной на использовании единой информационной сети и базы данных.
4. Возможность определения степени доступности ключевых информационных ресурсов через систему полномочий сотрудников, соответствующей уровням организационной структуры предприятия.

 
Рис. 3.1. Алгоритм внедрения автоматизированной системы бюджетирования в ООО «Трансгаз»

В работе предлагается полноценная технология формирования   инструмента управления – системы бюджетирования, способствующей созданию эффективной информационной среды, базирующейся на основе учета и анализа организационно-экономических аспектов деятельности и целей конкретного предприятия. Основной целью создания системы бюджетирования является   формирование условий для создания обширной информационно-методической     и     организационной   базы распределения управления предприятием по уровням, соответствующим выделенным на этапе формирования ключевым бизнес-процессам. Полноценная реализация потенциала предприятия возможна только при создании организационно-методического инструментария, используя который, высшее руководство может декомпозировать стратегические цели развития предприятия до бизнес-процессов структурных подразделений через систему целей сотрудников.
Как показывает опыт ведущих международных компаний, сочетание специализированной системы бюджетирования с корпоративной системой является наилучшим решением, обеспечивающим весь комплекс функций бюджетирования, столь необходимых для полноценного управления современным предприятием.
Определившись с ценой, следует сформировать бюджет движения денежных средств, исходя из бюджета доходов и расходов.
Проанализировать результаты следует с помощью таких показателей, как средневзвешенная стоимость капитала, эффект финансового рычага, экономическая добавленная стоимость, соотношение между оборачиваемостью дебиторской и кредиторской задолженности. Можно при необходимости рассчитать оптимальную для смоделированной ситуации среднюю процентную ставку по кредитам.
На основе прогнозного бюджета денежных средств формируется прогнозный отчет о движении денежных средств.
Основная задача прогнозного отчета о движении денежных средств — определить результаты деятельности фирмы с точки зрения генерации потока наличности и избежать кассовых разрывов, когда запланированные в каком-либо периоде платежи не обеспечиваются начальными остатками и текущими поступлениями периода.
Прогнозный отчет о прибылях и убытках включает информацию о доходах и расходах (прибылях и убытках), которые организация планирует получить в будущем отчетном периоде (бюджет доходов и расходов).
Целью данного отчета является оценка планируемой деятельности фирмы с точки зрения получения прибыли, структуры затрат и рентабельности вложений. Как правило, отчет о прибылях и убытках составляется в разрезе центров финансовой ответственности и (или) проектов, чтобы можно было оценить вклад каждого сегмента в формирование финансового результата по фирме в целом. В конфигурации "Финансовое планирование" отчет о прибылях и убытках строится на основании оборотов по статьям, заданных документами "Учет фактических данных", "План по подразделению" и "План по проекту" и отобранных при настройке правил формирования соответствующего бюджета.
Прогнозный баланс представляет информацию о планируемой величине активов организации (денежных средств, дебиторской задолженности, запасов сырья и материалов, внеоборотных активов) и планируемых источниках формирования активов, состоящих из заемных средств организации и ее собственного капитала.
В конфигурации "Финансовое планирование" прогнозный баланс строится на основании остатков по показателям на начало каждого цикла планирования, введенных документами "Ввод значений показателей" и изменений остатков по показателям, определенные как обороты по соответствующим статьям в документах "Учет фактических данных", "План по подразделению" и "План по проекту". Для формирования прогнозного баланса используется отчет "Значения показателей". Возможно формирование отчета как по реальным остаточным показателям, выбранным для контроля, так и по статьям уплотненного аналитического баланса, которые они формируют. Отчет, сформированный по второму способу, используется для вертикального анализа структуры средств и источников финансирования с точки зрения ликвидности, платежеспособности и финансовой устойчивости предприятия.
При   работе   над   составлением   бюджетов,   отправной   точкой   достаточно   часто   служат данные о деятельности предприятия за предыдущие периоды. В процессе осуществления текущей деятельности, оперативно поступающие данные управленческого учета служат базой для принятия управленческих решений. Далее, естественное следствие планирования деятельности предприятия —желание проанализировать соответствие фактических результатов деятельности запланированным, провести мониторинг и анализ исполнения бюджета. Таким образом, при работе с системой бюджетирования необходимо организовать оперативное поступление и хранение информации о фактической деятельности предприятия в тех же аналитических разрезах, в которых ранее осуществлялось планирование.
В конфигурации "Финансовое планирование", данные о фактической деятельности предприятия хранятся, как и плановые, в виде вариантов бюджета [25]. При этом возможно хранение нескольких вариантов фактических данных, которые могут отличаться следующим:
Во-первых, достоверностью информации. Как правило, используются два уровня достоверности.
•    Оперативная информация, на основании которой ежедневно оценивается текущее состояние предприятия и принимаются управленческие решения. Подобная информация должна поступать в базу данных в максимально короткий срок с момента совершения той или иной хозяйственной операции. Для этого, необходима организация центров учета хозяйственных операций, приближенных к точкам их совершения. Источники получения информации могут быть любыми, вплоть до устных сообщений, но для повышения дисциплины лиц, ответственных за предоставление данных, рекомендуется организовать управленческий документооборот, чтобы иметь возможность в любой момент выявить первоисточник той или иной информации.
•    Документально подтвержденные данные, которые используются для долговременного анализа деятельности организации и определения качества предоставленной оперативной информации. Регистрация данных происходит по мере поступления документов в финансовую службу предприятия. Анализ документальной информации производится, когда есть уверенность в поступлении всех документов, описывающих выбранную для анализа область деятельности организации за отчетный период.
Сравнение оперативной и документальной информации для определения качества предоставленных в течение периода оперативных данных производится, как правило, после закрытия финансового периода (месяц, квартал, год).
Хранение оперативной и документальной информации в различных планово-учетных вариантах позволяет осуществить взаимный контроль полноты и достоверности предоставленных данных, а при использовании для получения фактической информации механизмов выгрузки данных из бухгалтерских учетных систем —оценить корректность отражения документальных операций в базе данных бухгалтерского учета.
Во-вторых, варианты фактических данных, хранимых в конфигурации, могут отличаться временной детализацией хранимой информации. Например, максимальный уровень детализации для документально подтвержденной информации определяется периодом деятельности организации, который охватывает тот или иной документ. Документальная информация о поступлении денежных средств, объемах реализации и других операциях, по которой можно точно определить момент фактического совершения операции, может храниться в базе данных с детализацией до дня. С другой стороны, не имеет смысла хранить с такой детализацией документально подтвержденные данные, описывающие счета за услуги, предоставленные за определенный период, информацию о списании материалов в производство за период, или, например, данные о фактически начисленной заработной плате. Как правило, оптимальный период детализации документально подтвержденной     информации —месяц.     В     этом     случае     можно     достаточно     точно анализировать деятельность организации, с учетом всех поступивших данных, описывающих как хозяйственную деятельность по дням, так и весь период целиком.
Учет фактических данных в конфигурации "Финансовое планирование" можно вести двумя способами:
 Оперативно поступающая информация вносится в базу данных конфигурации и отражается в структуре управленческой аналитики вручную.
 Документально подтвержденные хозяйственные операции, которые уже получили отражение в какой -либо учетной системе, могут переноситься в базу данных конфигурации "Финансовое планирование" автоматически и отражаться в структуре управленческой аналитики по заранее определенным правилам.
Информацию о фактических результатах деятельности можно использовать различными способами:
•    консолидировать данные по нескольким предприятиям в один бюджет;
•    рассмотреть обороты в пересчете по курсам различных валют, чтобы устранить эффект инфляции;
•    провести многомерный сравнительный анализ данных;
•    анализировать прибыльность, ликвидность и платежеспособность по фактическим данным;
•    провести статистический анализ данных
•    использовать фактические данные для автоматического создания бюджетов на будущие периоды, с возможностью отбора и индексации данных (обработка "Копирование данных");
•    использовать фактические данные для организации так называемого "скользящего" планирования. По мере поступления фактической информации часть плановых данных заменяется на реальные, что позволяет более точно оценить вероятность достижения запланированных результатов и, при необходимости, скорректировать планы на оставшиеся периоды.
В конфигурации "Финансовое планирование" существует несколько отчетов, предназначенных для сравнения данных между различными  планово-учетными вариантами. Это отчеты "Сравнение значений показателей", "Сравнение оборотов по
статьям", "Сравнение оборотов по периодам", "Сравнение оборотов по подразделениям" и "Сравнение оборотов по проектам". Указанные отчеты вызываются при выборе соответствующего пункта меню "Отчеты" / "Сравнение данных". Первый из этих отчетов
предназначен для сравнения остатков по контролируемым показателям, остальные — для сравнения значений оборотов по статьям финансовой деятельности в различных аналитических разрезах.
Наиболее часто используются следующие варианты сравнения данных:
•    Сравнение между собой вариантов плана на один и тот же период, для выбора наиболее соответствующего текущим целям и задачам организации
•    Сравнение плановой или фактической информации текущего периода с документально подтвержденной информацией прошлых периодов (например, аналогичного периода прошлого года при выраженной сезонности).
•    Сравнение плановой и фактической информации, описывающей деятельность предприятия за один и тот же период (план-фактный анализ).
•    Сравнение утвержденного стратегического плана по направлениям деятельности фирмы и оперативного плана, составленного на основе бюджетов по центрам финансовой ответственности, для взаимной коррекции планов при необходимости.
•    Сравнение результатов, достигнутых различными организациями.
•    Сравнение оперативно поступившей и документально подтвержденной информации за один и тот же период, для взаимного определения качества, полноты и достоверности предоставленной информации.
Выявленные отклонения важно изучить и соотнести с центрами ответственности. Анализ может осуществляться на разных уровнях в зависимости от сроков и решаемых на каждом уровне разных задач, что определяет степень сложности реализации. От уровня его проведения зависят полнота, глубина и способ осуществления таких функций управления как оценка деятельности предприятия в целом и вклада каждого центра ответственности, выявление факторов (причин), вызвавших отклонения, мотивация деятельности, оценка вклада каждого сотрудника в выполнение программы, регулирование деятельности.
Таким образом, конфигурация "Финансовое планирование" является в то же время хранилищем данных.
При так называемом скользящем планировании, реализованном в конфигурации,  происходит поэтапное уточнение плана по мере поступления данных о фактической деятельности предприятия за время, прошедшее с начала цикла планирования и, соответственно, открытие новых периодов планирования при закрытии очередного. Схематично процесс скользящего планирования выглядит следующим образом [25]. Пусть План 1...План 4 плановые данные по периодам планирования, Опер 1..Опер 4 и Докум 1...Докум 4 два вида фактической информации по периодам планирования (о степени достоверности см. выше). В этом случае, по мере поступления фактической информации, план предприятия будет изменяться следующим образом (в скобках —текущий вариант плана):
    Период 1    Период 2    Период 3    Период 4
Период 1    План 1(1)    План 2(1)    План 3(1)    План 4(1)
Период 2    Опер 1    План 2(2)    План 3(2)    План 4(2)
Период 3    Докум 1    Опер 2    План 3(3)    План 4(3)
Период 4    Докум 1    Докум 2    Опер 3    План 4(4)

При каждой итерации (замене данных планово-учетного периода) пересматриваются с учетом новых данных общие результаты деятельности организации в пределах цикла планирования. При необходимости, планы на оставшиеся периоды деятельности корректируются.
Такое бюджетирование:
•    сокращает разовые затраты на составление годового плана, распределяя их более равномерно в течение года;
•    позволяет непрерывно контролировать будущее состояние предприятия на заданный срок вперед, в то время как при традиционном планировании горизонт прогноза изменяется "пилообразно" с течением времени.