Сумма заработной платы зависит от отработанного за месяц времени, которое фиксируется в табеле учета рабочего времени. Таким образом, данный первичный документ является для бухгалтера основанием для начисления заработной платы, подтверждая исполнение работником обязательств по трудовому договору.
Ведение табеля учета рабочего времени осуществляется лицами, назначенными приказом по организации в целом или в разрезе структурных подразделений по установленной форме (0301008). Табель открывается ежемесячно за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Внесение в табель вновь поступивших на работу в организацию (структурное подразделение) сотрудников и исключение из него выбывших производятся только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении. В верхней строке табеля проставляются условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней - продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
По окончании месяца работником, ответственным за ведение табеля, подводится итог общего количества дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет, руководителем структурного подразделения и сотрудником кадровой службы.
Заполненный табель в установленные сроки сдается в бухгалтерию для проведения расчетов, после утверждения руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости, в которой отражается начисление заработной платы и выплат, произведенных работникам в течение месяца и причитающихся им для окончательного расчета, а также удержанных из заработной платы налогов и других сумм.
Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций - расчетного документа, платежного документа и, кроме того, регистра аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.
Из начисленной заработной платы работодателем могут производиться удержания, но только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами (ст. 137 ТК РФ). Чтобы произвести удержания из заработной платы, организация должна иметь на то основание. Удержания из начисленных в пользу работников сумм заработной платы и прочих вознаграждений условно можно разделить на обязательные и произведенные по инициативе работодателя.
К обязательным относятся удержания, обязанность по осуществлению которых возлагается на организации на основании Налогового кодекса, а также федеральных законов и иных нормативных актов:
- налог на доходы физических лиц;
- алименты;
- удержания по прочим исполнительным документам.
Статьей 137 ТК РФ предусмотрены некоторые обстоятельства, с возникновением которых работодателю предоставлено право производить удержания из заработной платы работника по своей инициативе. Они производятся на основании приказа руководителя, в котором указываются причины удержания и его размер. С данным приказом следует ознакомить сотрудника, с которого производятся удержания, под роспись.
Такие виды удержаний, как членские профсоюзные взносы, погашение ранее выданных ссуд, займов, платежи по добровольному медицинскому, имущественному и прочему личному страхованию, производятся по соглашению между работником и организацией на основании письменных заявлений работника.
Как следует учитывать в бухгалтерском учете удержания из заработной платы? В соответствии с п. 196 Инструкции № 25н для расчетов по удержаниям из заработной платы, стипендий, безналичным перечислениям на счета во вклады сотрудников организации, взносам по договорам добровольного страхования; взносам на пенсионное страхование, суммам членских профсоюзных взносов, исполнительным листам и другим документам применяется счет 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из оплаты труда".
Алименты и иные удержания из оплаты труда (кроме удержанного НДФЛ) отражаются проводкой:
Дебет счета 1 (2) 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"
Кредит счета 1 (2) 304 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда".
Перечисление удержанных сумм учитывается следующим образом:
- перечисления с лицевого счета организации в органе казначейства:
Дебет счета 1 (2) 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда"
Кредит счетов 1 304 05 211 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате", 2 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов".
Для наблюдения за состоянием расчетов с бюджетом по НДФЛ применяется аналитический счет 303 01 000 "Расчеты по налогу на доходы физических лиц".
Удержанные из доходов работников суммы НДФЛ отражаются проводкой:
Дебет счетов 1 (2) 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"
Кредит счета 1 (2) 303 01 730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц".
Операция по перечислению НДФЛ оформляется следующим образом:
Дебет счета 1 (2) 303 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц"
Кредит счетов 1 304 05 211 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате", 2 201 01 610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов".
Сумма начисленной заработной платы за минусом удержаний либо выплачивается работникам наличными денежными средствами из кассы бюджетной организации, либо перечисляется на открытый физическому лицу в кредитной организации счет с последующим зачислением на пластиковую карточку.
Согласно п. 95 Инструкции N 25н при выдаче заработной платы из кассы бюджетного учреждения составляется проводка:
Дебет счета 1 (2) 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 "Выбытия из кассы".
Не полученная в установленный срок заработная плата подлежит учету в составе депонентской задолженности. Эта операция сопровождается проводкой (п. 195 Инструкции N 25н):
Дебет счета 1 (2) 302 01 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"
Кредит счета 1 (2) 304 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами".
Выдачу депонированной заработной платы работнику следует оформить проводкой:
Дебет счета 1 (2) 304 02 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами"
Кредит счета 1 (2) 201 04 610 "Выбытия из кассы".
Начисленные суммы заработной платы являются объектом обложения ЕСН и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее - взносы на страхование от НС и ПЗ).
Учет расчетов по ЕСН ведется на счете 303 02 000 "Расчеты по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации".
Взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний отражаются на счете 303 06 000 "Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
Начисленные суммы ЕСН и взносов на страхование от НС и ПЗ отражаются такой проводкой:
Дебет счетов 401 01 213 "Расходы на начисления на оплату труда", 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)"
Кредит счетов 303 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по единому социальному налогу и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Российской Федерации", 303 06 730 "Увеличение кредиторской задолженности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
Операции по начислению заработной платы штатным сотрудникам бюджетного учреждения, работающим по трудовым договорам и соглашениям, и работникам, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, в бюджетном учете отражаются на разных статьях экономической классификации расходов (ЭКР) [19, с. 9].
Порядок отнесения различных видов заработной платы на соответствующие статьи ЭКР регламентирован Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, а также уточнен и детализирован Письмом Минфина России от 1 апреля 2005 г. N 02-14-10/607 «О применении экономической классификации расходов бюджетов Российской Федерации».
Начисление заработной платы отражается в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями (табл. 1):
Таблица 1. Начисление заработной платы
Корреспонденция счетов Содержание операции
Дебет Кредит
1 401 01 211 1 302 01 730 Начислена заработная плата работникам,
состоящим с учреждением в трудовых
отношениях
1 401 01 262 1 302 14 730 Начислено единовременное пособие при
увольнении работника
1 401 01 225 1 302 06 730 Начислена заработная плата работникам,
не состоящим в штате учреждения, по
договору подряда на работы, связанные
с содержанием имущества
1 106 01 310 1 302 01 730 Начислена заработная плата работникам,
занятым на работах, связанных с
приобретением основных средств
1 106 02 320 1 302 01 730 Начислена заработная плата работникам,
занятым на работах, связанных с
приобретением нематериальных активов
1 106 04 340 1 302 01 730 Начислена заработная плата работникам,
занятым на работах, связанных с
приобретением и изготовлением
материалов
При начислении и выплате работникам бюджетных учреждений пособий за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации следует иметь в виду, что в соответствии с требованиями ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2004 г. N 202-ФЗ пособие по временной нетрудоспособности (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) выплачивается работникам за первые два дня временной нетрудоспособности за счет средств работодателя, а с третьего дня временной нетрудоспособности - за счет средств Фонда.
Бюджетные учреждения при выплате пособий по временной нетрудоспособности за первые два дня отражают их в подстатье 211 "Заработная плата" ЭКР [12].
Пособия по социальному страхованию теперь отражаются в бюджетном учете отдельно от начисленной заработной платы в связи с выделением для выплаты данных пособий отличной от затрат на оплату труда статьи ЭКР.
При этом затраты на выплату различных видов пособий в соответствии с бюджетной классификацией расходов подлежат отражению на разных кодах видов расходов:
- 750 - пособия по временной нетрудоспособности по обязательному социальному страхованию;
- 751 - пособия по временной нетрудоспособности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
- 752 - пособия по беременности и родам;
- 753 - пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;
- 754 - пособия при рождении ребенка;
- 755 - другие пособия и компенсации.
Однако, учитывая, что бюджетные ассигнования на выплату пособий учреждениям не выделяют, указывать вышеперечисленные коды видов расходов в 15 - 17-м разрядах соответствующих счетов бюджетного учета нецелесообразно.
Начисление пособий по временной нетрудоспособности отражается на счетах бюджетного учета следующим образом:
Таблица 2. Начисление пособий по временной нетрудоспособности отражается на счетах бюджетного учета
Корреспонденция счетов Содержание операции
Дебет Кредит
1 401 01 211 1 302 13 730 Начислено пособие по временной
нетрудоспособности за первые два дня
1 302 13 830 1 302 01 730 Начисленные за первые два дня суммы
пособия включены в фонд оплаты труда
1 303 02 830 1 302 13 730 Начислено пособие по временной
нетрудоспособности за период, начиная
с третьего дня нетрудоспособности
1 302 01 830 1 201 04 610 Выплачены полученные с лицевого счета
в кассу учреждения суммы пособий по
временной нетрудоспособности в части
средств, выплачиваемых за счет
средств учреждения
1 302 13 830 1 201 04 610 Выплачены полученные с лицевого счета
в кассу учреждения суммы пособий по
временной нетрудоспособности в части
средств, выплачиваемых за счет средств
ФСС
Из начисленной заработной платы производятся следующие удержания:
- налог на доходы физических лиц (НДФЛ);
- профсоюзные взносы;
- подотчетные суммы, не подтвержденные авансовым отчетом и не возвращенные вовремя;
- суммы материального ущерба, подлежащие взысканию с виновных лиц;
- алименты.
В Плане счетов бюджетного учета предусмотрен счет 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из заработной платы".
Отражение в бюджетном учете удержаний из заработной платы осуществляется следующими записями (табл. 3):
Таблица 3. Отражение в бюджетном учете удержаний из заработной платы
Корреспонденция счетов Содержание операции
Дебет Кредит
1 302 01 830 1 303 01 730 Удержан НДФЛ с заработной платы
штатных работников
1 302 06 830 1 303 01 730 Удержан НДФЛ с заработной платы
работников по договору подряда
1 302 01 830 1 208 14 660 Удержаны из заработной платы работника
неизрасходованные подотчетные суммы,
выданные на закупку материальных
запасов
1 302 01 830 1 304 03 730 Удержаны профсоюзные взносы
1 302 01 830 1 304 03 730 Удержаны алименты по исполнительным
листам
Порядок начисления на заработную плату (единый социальный налог (ЕСН)) и платежи по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев рассмотрен в разделе "Налогообложение бюджетных учреждений". Операции по начислению ЕСН на заработную плату в бюджетном учете следует отражать следующими записями (табл. 4):
Корреспонденция счетов Содержание операции
Дебет Кредит
1 401 01 213 1 303 02 730 Начислен ЕСН на заработную плату
штатных работников
1 401 01 225 1 303 02 730 Начислен ЕСН на вознаграждения
работников по договору подряда
1 106 01 310 1 303 02 730 Начислен ЕСН на заработную плату
работников, занятых на работах по
приобретению основных средств
1 303 02 830 1 303 02 730 Начислены платежи по обязательному
пенсионному страхованию (на страховую
часть трудовой пенсии)
1 303 02 830 1 303 02 730 Начислены платежи по обязательному
пенсионному страхованию (на
накопительную часть трудовой пенсии)
1 401 01 213 1 303 06 730 Начислены платежи по обязательному
страхованию от несчастных случаев на
заработную плату штатных работников
1 106 01 310 1 303 06 730 Начислены платежи по обязательному
страхованию от несчастных случаев на
заработную плату работников, занятых
на работах по созданию основных
средств
В бюджетном учете операции по выплате заработной платы из кассы учреждения отражаются следующими записями (табл. 5):
Корреспонденция счетов Содержание операции
Дебет Кредит
1 302 01 830 1 201 04 610 Выплачена заработная плата штатным
работникам
1 302 07 830 1 201 04 610 Выплачено вознаграждение работникам по
договорам гражданско-правового
характера
1 306 00 830 1 201 04 610 Списаны из кассы учреждения для
зачисления на лицевой счет в органе
Федерального казначейства
1 304 05 211 1 306 00 730 Отражено фактическое зачисление на
лицевой счет в органе Федерального
казначейства депонированных сумм
1 302 01 830 1 304 02 730 Отражены суммы депонированной
заработной платы
1 304 02 830 1 201 04 610 Отражены выданные из кассы суммы
депонированной заработной платы |
обратная связь
