Количество проектов по подбору персонала растет на российском рынке день ото дня. Количество кадровых компаний, а также HR-служб, занимающихся самостоятельным рекрутингом, достаточно, чтобы подбор персонала был грамотным, качественным, быстрым. Однако в российских деловых СМИ, профессиональных форумах активно обсуждаются следующие темы: низкое качество рекрутинга, кадровый кризис, долгие сроки подбора персонала. Подобные темы, на мой взгляд, не имеют ничего общего с действительностью. И вот почему. Если процесс рекрутинга рассматривать с точки зрения проектного менеджмента, то мы спокойно можем управлять скоростью и качеством подбора персонала. Подробные рекомендации рекрутерам - в настоящей статье.
Итак, что мы относим к проектному управлению рекрутингом :
- точное описание всех необходимых действий для выполнения проекта;
- последовательность работ;
- ответственность, разделенную между участниками проекта;
- бюджет;
- трудозатраты;
- временное планирование.
Рассмотрим каждый из этих шагов подробнее.
1. Точное описание всех необходимых действий - это самый первый и весьма важный шаг.
Чтобы проект оказался успешным, необходимо определить, какие операции будут выполняться. Есть ли в нашей системе анализ кадрового рынка или больший акцент мы сделаем на инструментах оценки персонала? Здесь все будет зависеть от стратегии работы. Поэтому проектный план рекрутинга помогает определить нашу стратегию. Чтобы описать стратегию, достаточно перечислить все предполагаемые по проекту работы, затем выполнить группировку по какому-либо признаку, и если вид работы недостаточно понятен - необходимо выполнить детализацию работ. Для удобного и скорейшего выполнения типового проекта мы условно разделили процесс рекрутинга на 5 этапов: проведение переговоров, поиск персонала, оценка персонала, собеседование с заказчиком, выход кандидата на работу. В связи с этим мы получили 36 подэтапов или отдельных видов работ, которые обеспечат качественное выполнение проекта (заметим, что это не жесткий план, и он может подлежать корректировке). Давайте опишем работы в табличном редакторе, либо в программе, предназначенной для проектного планирования (табл. 3.4).
Таблица 3.4.
Этапы процесса рекрутинга
1. Проведение переговоров
1.1. Установление контакта с заказчиком
1.2. Выявление потребности (заполнение бланк-заказа)
1.3. Оценка выполнения проекта (реалистичность, сложность)
1.4. Подготовка коммерческого предложения с примерным указанием
сроков и цены подбора
1.5. Подготовка и подписание договора
1.6. Заполнение процедуры выполнения заказа
2. Поиск персонала
2.1. Аналитический обзор рынка труда (мониторинг зарплат)
2.2. Первый отчет о ситуации на рынке труда, корректировка заказа
2.3. Поиск персонала по наработанной базе данных
2.4. Поиск персонала в периодической печати
2.5. Поиск персонала в Интернете
2.6. Поиск персонала посредством рекомендаций
2.7. Формирование длинного списка
2.8. Проведение телефонного интервью
2.9. Оценка соискателей в соответствии с критериями телефонного
интервью
2.10. Второй информационный отчет клиенту о проделанной работе
3. Оценка персонала
3.1. Анализ письменных документов
3.2. Проведение интервью
3.3. Проведение case-study
3.4. Проведение тестирования
3.5. Сбор рекомендаций на финалистов
3.6. Подготовка резюме, написание отчетов на кандидатов
4. Собеседование с заказчиком
4.1. Представление резюме кандидатов заказчику
4.2. Утверждение графика проведения собеседований
4.3. Подготовка заказчика к проведению собеседования
4.4. Подготовка кандидатов к собеседованию
4.5. Проведение собеседований с заказчиком
4.6. Выбор кандидата
5. Выход кандидата на работу
5.1. Подготовка предложения со стороны заказчика
5.2. Подготовка предложения со стороны кандидата
5.3. Подготовка кандидата к 1 рабочему дню
5.4. Помощь в проведении адаптации кандидата
5.5. Получение оплаты за выполненную работу
5.6. Подписание акта выполненных работ
5.7. Обратная связь с кандидатом и заказчиком на протяжении всего
гарантийного срока
5.8. Получение отзыва о проделанной работе
Скрининг - поверхностный подход к подбору персонала, заключающийся в просеивании по формальным признакам резюме из общего потока. Возможные формальные признаки: должность, возраст, пол, опыт работы и др. Мотивация и личностные качества кандидатов при скрининге не исследуются.
Отдельные подэтапы проекта в силу своей величины раскрываются глубже для того, чтобы было точное и четкое понимание необходимого выполнения работ. При этом уровень глубины в данном случае не ограничен, если для понимания процесса требуется дополнительная расшифровка, то мы разделяем подэтап на более мелкие работы, понятные работникам (табл. 3.5).
Таблица 3.5.
Детализация (подэтапы) процесса рекрутинга
2.6. Поиск персонала посредством рекомендаций
2.6.1. Проведение мозгового штурма в агентстве
2.6.2. Формирование списка рекомендателей
2.6.3. Работа с рекомендателями на предмет выявления кандидатов
2.6.4. Обзвон потенциальных соискателей
2.6.5. Оценка эффективности работы с рекомендателями
3.4. Проведение тестирования
3.4.1. 16-ФЛО Кетелла
3.4.2. Стратегии поведения в конфликте Томаса
3.4.3. Тест на измерение IQ
3.4.4. MBTI
3.4.4.1. Проведение тестирования по методике Кейрси
3.4.4.2. Поиск пограничных параметров, перепроверка данных
3.4.4.3. В случае низкой надежности результатов тестирования -
проведение интервью на выявление соционического типа
3.4.4.4. Анализ интертипных отношений
3.4.4.5. Подготовка экспертного отчета и заключения
3.4.5. Тестирование на предмет выявления профессиональных знаний
(тест бухгалтера, маркетолога и пр.)
Самые главные условия для первого шага:
а) четкое определение конкретных видов работ (например, для поверхностного отбора и активного рекрутинга они будут разными);
б) детализация работ для исключения возможного искажения смысла (если мы используем интервью, то каким оно будет просто биографическим или интервью по компетенциям, или и то и другое вместе?);
в) отсутствие лишних работ, которые не предусмотрены условиями заказа (например, клиент заказывает скрининг, а ему предлагается глубокая оценка кандидатов).
2. Последовательность работ - это второй шаг для проектного рекрутинга. Его задача - определить порядок работ, что за чем следует, что может выполняться одновременно, а что будет являться критической задачей.
Критическая задача - это такая задача, срок выполнения которой влияет на общий срок выполнения проекта. Критический путь - это проектный план, состоящий из критических задач. В случае работы в проектной программе построим значения в поле "Предшественник". Если же мы используем обычный табличный редактор, то для определения последовательности работ в нашей таблице создадим поле R (рейтинг). Сюда заносим значения порядка работ. Первая задача будет иметь номер 1, вторая задача, выполнение которой возможно только после выполнения первой, будет иметь номер 2 (первая задача по отношению ко второй носит название "предшественник"). Параллельные задачи должны иметь один номер. Для критической задачи рядом с номером проставляется буква "к", для того чтобы была возможность проследить критический путь. Пример такой работы приведен в табл. 3.6.
Таблица 3.6.
Проектный план рекрутинга
2. Поиск персонала R
2.1. Аналитический обзор рынка труда (мониторинг зарплат)
2.1.1. Определение минимума, максимума, средней на основе БД 1к
2.1.2. Опрос участников HR-клуба, экспертный опрос 2
2.1.3. Контент-анализ объявлений в СМИ 2к
2.1.4. Опрос агентов отраслевых предприятий 2
2.1.5. Сведение статистической информации 3к
2.2. Отчет о ситуации на рынке труда, корректировка заказа
2.2.1. Подготовка отчета с информацией о рынке труда 4к
2.2.2. Обсуждение полученных результатов с заказчиком 5
2.2.3. Внесение необходимых коррективов в заказ 5к
2.3. Поиск персонала по наработанной базе данных
2.3.1. Поиск по заданным критериям 6к
2.3.2. Контекстный поиск по интересующим организациям 7к
2.3.3. Просмотр и анализ предыдущих заказов 7
2.3.4. Обзвон потенциальных соискателей 8к
2.3.5. Оценка эффективности БД, статистика рынка труда 9к
2.4. Поиск персонала в периодической печати
2.4.1. Размещение объявления в газете 1 6
2.4.2. Размещение объявления в газете 2 6
2.4.3. Работа с мини-резюме в газетах 1 и 2 7
2.4.4. Оценка эффективности размещения объявлений в СМИ 9к
3. Теперь поговорим о разделении ответственности между участниками проекта.
Довольно часто в кадровом агентстве, когда проект выполняется несколькими сотрудниками, случаются ситуации, при которых проект не завершается. Все участники утверждают, что срыв проекта произошел не по их вине, и разобраться бывает сложно в причинах срыва. После внедрения проектного принципа работы можно четко устанавливать, кто отвечает за конкретную работу, на каком этапе произошли ошибки, кому возможно переделегировать работу, сколько необходимо трудовых ресурсов для успешного выполнения проекта. Поэтому в нашем проекте создадим поле "Ответственный", где назначим сотрудников агентства, отвечающих за 100%-ный результат конкретного вида работы. Например, account-manager отвечает за установление контакта с заказчиком, recruiter за проведение психологического тестирования, а researcher за аналитический обзор рынка труда (мониторинг зарплат). Если работа по проекту довольно объемная, а сроки сжатые - возможно подключение дополнительных участников. Допустим, согласно условиям проекта ответственность за поиск персонала лежит на ресечере. В случае необходимости, часть обязанностей, не относящихся к критическому пути, можно возложить на консультанта или секретаря агентства. При правильном делегировании данное перераспределение обязанностей между дополнительными участниками проекта уменьшит общее количество времени проекта без потери качества работ.
4. Следующий шаг - это определение бюджета проекта.
Здесь важно отразить все предполагаемые расходы, относящиеся к проекту: транспортные, представительские, прямые (оплата рекламы в СМИ, интернет-доступ к страницам), оплата услуг поставщиков (тестирование) и прочие. Дело в том, что подчас некоторые заказы, которые тянутся во времени слишком долго или имеют завышенные прямые расходы или высокие транспортные издержки, могут сделать проект невыгодным. Вместо получения прибыли агентство потерпит убытки. Поэтому необходимо уделять внимание данному шагу. Мы полагаем, что на бюджет проекта можно выделить не более 15% от общей стоимости заказа, лучше 10%, поскольку значительную долю в расходной части выполнения проекта составляет ФОТ и налоги (около 60%), есть еще и общие расходы агентства: аренда офиса, канцтовары, Интернет, телекоммуникации (около 25 - 30%). Грамотная работа с бюджетом позволит оптимизировать финансовую сторону проекта и расставить акценты, приоритеты при инвестировании денежных средств. Предположим, что у нас есть заказ на подбор торгового представителя. Стоимость проекта составляет 36 000 руб. Заложим в бюджет проекта 3600 руб. Мы можем распределить денежные средства следующим образом: 1600 руб. - оплата рекламы в СМИ, 1500 руб. - оплата услуг поставщика тестов, 500 руб. - оплата транспортных издержек. Или таким: 3100 руб. - оплата рекламы в СМИ и доступ к интернет-ресурсам, 500 руб. - оплата транспортных издержек. В первом случае мы получим более точную оценку, а во втором - больший пул кандидатов. Поэтому при формировании бюджета важно учитывать стратегию проекта.
5. Этот шаг предназначен для обозначения трудозатрат проекта.
Грамотно проработанное определение трудозатрат позволит точно установить сроки выполнения проекта, отдельных этапов и подэтапов. Особенность планирования на данной стадии заключается в том, что необходимо обязательно учитывать предыдущий опыт и производительность труда конкретных участников проекта. Однако если опытного знания о производительности труда нет - предположение сроков возможно только по отдельным видам работ, не превышающих двух трудовых часов. Практический совет при планировании трудозатрат: определите чистое время, необходимое для выполнения работы, затем умножьте его на коэффициент 1,665 и округлите до целого часа. Данная процедура позволит установить реальные сроки, поскольку в процессе выполнения работ часто возникают ситуации, требующие дополнительного времени, составляющего приблизительно 40% рабочего времени (незапланированные телефонные звонки, встречи и пр.) Поле "Трудозатраты" на вкладке нашего проекта содержит информацию о времени, отведенном на выполнение того или иного вида работ, и измеряется в часах (табл. 3.7).
Таблица 3.7.
Планирование трудозатрат
N Работы Лицо Труд R Начало Конец
2. Поиск персонала Ресечер 38 1 01.10.2007 05.10.2007
2.1. Аналитический обзор рынка
труда (мониторинг
зарплат) Ресечер 16 1 01.10.2007 01.10.2007
2.1.1. Определение минимума,
максимума, средней
на основе БД Ресечер 2 1к 01.10.2007 01.10.2007
2.1.2. Опрос участников HR-
клуба, экспертный опрос Ресечер 2 2 01.10.2007 01.10.2007
2.1.3. Контент-анализ объявлений
в СМИ Ресечер 4 2к 01.10.2007 01.10.2007
2.1.4. Опрос агентов отраслевых
предприятий Ресечер 6 2 02.10.2007 02.10.2007
2.1.5. Сведение статистической
информации Ресечер 2 3к 02.10.2007 02.10.2007
2.2. Отчет о ситуации на рынке
труда, корректировка
заказа Рекрутер 7 4 03.10.2007 03.10.2007
2.2.1. Подготовка отчета с
информацией о рынке труда Ресечер 4 4к 03.10.2007 03.10.2007
2.2.2. Обсуждение полученных
результатов с заказчиком Рекрутер 2 5 03.10.2007 03.10.2007
2.2.3. Внесение необходимых
коррективов в заказ Рекрутер 1 5к 03.10.2007 03.10.2007
2.3. Поиск персонала
по наработанной базе
данных Ресечер 15 5 03.10.2007 05.10.2007
2.3.1. Поиск по заданным
критериям Ресечер 4 5 03.10.2007 03.10.2007
2.3.2. Контекстный поиск
по интересующим
организациям Ресечер 2 6к 04.10.2007 04.10.2007
2.3.3. Просмотр и анализ
предыдущих заказов Ресечер 2 6 04.10.2007 04.10.2007
2.3.4. Обзвон потенциальных
соискателей Ресечер 6 7к 04.10.2007 05.10.2007
2.3.5. Оценка эффективности БД,
статистика рынка труда Ресечер 1 8к 05.10.2007 05.10.2007
6. Далее следует планирование времени.
При временном планировании в поле "Начало план" вводятся даты начала работы, в поле "Конец план" - соответственно даты окончания. Значения полей "Начало план" и "Конец план" должны рассчитываться на основании значений полей "R" и "Трудозатраты", а также с учетом рабочего времени ответственного лица. Пример расчета смотри в табл. 4. При планировании времени обязательно учитываются продолжительность рабочего дня и количество рабочих дней.
Теперь желательно составить наглядный временной план. Для этого возможно использование диаграммы Гантта.
С учетом этих полей, полей плана, а также диаграммы Гантта всегда возможно своевременно информировать участников проекта, а также заказчика об изменениях в сроках работ, о возможном увеличении ресурсов и прочее. Последнее поле необходимое нам для ведения структурированной работы - это "% освоения". В это поле заносятся значения, насколько выполнена та или иная работа. При просмотре работ проекта мы всегда можем отметить выполненные, выполняемые и подлежащие выполнению.
Подводя итог, отметим, что если рекрутер уделит особое внимание правильности изложения принципов проекта подбора персонала, то получит высокие результаты качества работ. Опишите полный перечень проектных работ, выделите этапы и подэтапы, не бойтесь, если количество работ перевалит за 100, а то и за 150 отдельных работ. Пронумеруйте последовательность работ и назначьте ответственных лиц. Сформулируйте бюджет проекта, чтобы не допустить перерасхода средств, а в случае невозможности выполнения проекта своевременно произвести корректировку либо завершить проект с минимальными временными и финансовыми убытками. Определение трудозатрат позволит определить оптимальные сроки проекта подбора персонала. Если рекрутинг рассматривать в рамках проектного менеджмента, то скорость и качество работ всегда будут высокими, несмотря на проблемы кадрового рынка.
|
обратная связь
