Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций наличные денежные средства принимаются в кассу по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма кассового ордера N КО-1). Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия. Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером организации, регистрируется в книге регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3) и передается кассиру. Приняв деньги в кассу, кассир выдает лицу, от которого принимаются деньги, квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера организации и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг). В зависимости от источника поступления денег оформление операций производится по-разному. Общим для них является одно - на все поступившие в кассу деньги выписываются приходные кассовые ордера.
В кассу организации также могут быть внесены денежные средства в следующих ситуациях. В случае неполного использования сумм, полученных под отчет, подотчетные лица сдают неизрасходованный остаток в кассу. При этом также заполняется приходный кассовый ордер с выдачей квитанции подотчетному лицу. В бухгалтерском учете такая операция отражается записью:
Д-т 50, К-т 71 - получены денежные средства от подотчетного лица.
При возврате сотрудником в кассу организации полученного ранее займа или возмещение нанесенного организации ущерба производится запись:
Д-т 50, К-т 73 - возврат займа сотрудником.
Организация может получить заем от другой организации:
Д-т 50, К-т 66 (67) - получены денежные средства по договору займа.
Сторонняя организация, взявшая денежные средства по договору займа, может вернуть их в кассу организации:
Д-т 50, К-т 58 - возвращены средства по договору займа.
Общим для всех перечисленных случаев является то, что при осуществлении кассовых операций не требуется использования кассового аппарата. Достаточно выписать приходный кассовый ордер. Обратите внимание, внизу квитанции приходного кассового ордера находится надпись "в том числе". Здесь следует указать сумму НДС, если она включена в платеж, в противном случае нужно сделать запись "без НДС".
Порядок работы с наличными деньгами в настоящее время регулируют:
- Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П;
- Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Наличные деньги, принятые в кассу организации, подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Сумма наличных денег, которую организация может оставить в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе.
Размер лимита остатка наличных денег в кассе (лимит кассы) ежегодно устанавливает банк, в котором у организации открыт счет.
Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У определен порядок расходования наличной выручки, поступившей в кассу организации или индивидуального предпринимателя.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы, на следующие цели:
- заработную плату, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы;
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
- выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
- выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.
В 2008 г. ЦБ РФ своим Указанием от 28.04.2008 № 2003-У внес новые ограничения в порядок расходования наличной выручки. Ограничения коснулись организаций и предпринимателей, которые принимают от физических лиц платежи в пользу иных лиц (это, например, организации, принимающие оплату за услуги сотовой связи). Наличные деньги, принятые от физических лиц в качестве платежей в пользу иных лиц, подлежат сдаче в полном объеме в банк. Эти наличные деньги нельзя расходовать ни на какие цели, в том числе нельзя их пустить на выплату заработной платы работникам, осуществление иных выплат работникам, оплату командировочных и общехозяйственных расходов.
3.2. Организация документооборота для учета денежных средств
Форма журнала регистрации платежных ведомостей (N Т-53а) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Журнал применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.
Таблица 3.2. Первичная учетная документация по учету кассовых операций ООО «Фламир М»
Номер формы Наименование формы
КО-1 Приходный кассовый ордер
КО-2 Расходный кассовый ордер
КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
КО-4 Кассовая книга
КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов составляется по форме № КО-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Кроме ордеров, в этом журнале регистрируются платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и другие документы.
Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней воз-можны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. В отчете кассира подсчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день и определяется остаток на конец дня.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По указанию руководителя предприятия перед составлением годово-го отчета не ранее 31 декабря проводится инвентаризация средств в кассе. Ее осуществляет комиссия, назначаемая руководителем предприятия. Инвентаризация оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия, а недостача средств списывается на счет 94 «Недоста-чи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы.
Предприятие может приобрести иностранную валюту на внутреннем валютном рынке Российской Федерации в уполномоченных банках для оплаты командировочных расходов работников. Покупка иностранной валюты для оплаты командировочных расходов осуществляется на ос-новании представляемых предприятием заявок, в которых указываются номера и даты приказов по предприятию о командировании ее работников за границу.
По окончании служебной зарубежной командировки командируемое лицо обязано представить авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания командировки.
Для учета операций с наличной валютой к счету 50 «Касса» Откры-ваются субсчета «Валютная касса».
Учетные регистры служат важным средством систематизации и накапливания информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах синтетического и аналитического учета. Данные о хозяйственных операциях в первичных учетных документах, сгруппированные по определенным признакам, позволяют получить необходимые учетные показатели и сведения, используемые для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетной регистрацией.
Возможны два варианта формирования учетных регистров:
1) данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов непосредственно по мере их поступления в бухгалтерию записываются в учетные регистры;
2) данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов в течение текущего месяца накапливаются, а по его окончании используются для заполнения регистров аналитического и синтетического учета.
Первый вариант характерен для регистров учета движения денежных средств в кассе и на расчетных и валютных счетах в банках. Так, для учета кассовых операций ежедневно на основании отчета кассира с приложенными к нему расходными документами заполняется учетный регистр - журнал-ордер N 1, составляемый по кредиту счета 50 "Касса". Учетным регистром по дебету сч. 50 "Касса" является ведомость N 1, где также ведутся ежедневные записи по данным отчета кассира.
Видами хронологических регистров являются журнал регистрации хозяйственных операций за отчетный год, регистрационный журнал при мемориальной форме бухгалтерского учета, журнал учета продаж, книга учета депонентов и др. В табл. 1 приведены форма и содержание журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов унифицированной формы N КО-3, являющегося хронологическим регистром бухгалтерского учета.
Унифицированная форма N КО-3
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ
ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
200...
------ г.
Бухгалтер ООО "________" Петрова Нина Николаевна
------------------------ --------------------------
должность фамилия, имя, отчество
Приходный
документ Сумма,
руб. коп. Примечание Расходный
документ Сумма,
руб. коп. Примечание
дата но-
мер дата но-
мер
1 2 3 4 5 6 7 8
03.01 1 3210-45 - - -
04.01 2 4000-00 04.01 1 2000-00
и т.д. и т.д.
Систематические регистры предназначены для группировки хозяйственных операций, являющихся однородными по экономическому содержанию. Они предназначены для записей как в синтетическом, так и аналитическом разрезах. Примером систематического регистра по счетам синтетического учета служит оборотная ведомость по счетам синтетического учета, главная книга, журналы-ордера и др. Для учета данных по счетам аналитического учета используют ведомость учета нематериальных активов и амортизации по ним, оборотную ведомость учета материалов на складах, ведомость учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами и др.
Упрощенная форма журнала-ордера N 1 по кредиту счета 50 "Касса", представляющего регистр с шахматной записью, приведена в табл.
ЖУРНАЛ-ОРДЕР N 1
за январь 200... г.
по кредиту счета 50 "Касса" - в дебет счетов
(в руб.)
┌────────────┬───────────────┬──────────┬────────────────┬──────┬─────────┐
│ Дата (или │Сч. 71 "Расчеты│ Сч. 51 │ Сч. 70 "Расчеты│и т.д.│ Итого │
│ за какие │ с подотчетными│"Расчетные│ с персоналом │ │ │
│ числа) │ лицами" │ счета" │по оплате труда"│ │ │
├────────────┼───────────────┼──────────┼────────────────┼──────┼─────────┤
│ 01.01 │ 12 300-00 │ 28 600-00│ - │ │30 900-00│
│ 02.01 │ 15 000-00 │ - │ - │ │15 000-00│
│и т.д. │ │ │ │ │ │
├────────────┼───────────────┼──────────┼────────────────┼──────┼─────────┤
│ Итого │ │ │ │ │ │
└────────────┴───────────────┴──────────┴────────────────┴──────┴─────────┘
В процессе проверки записей, выполненных в первичных учетных документах, в регистрах аналитического и синтетического учета возможно выявление ошибок. Они должны быть исправлены для обеспечения полноты, достоверности, точности, временной определенности фактов хозяйственной деятельности и других характеристик учетной информации.
Исправление ошибочных записей в бухгалтерском учете может быть организовано корректурным способом или способом дополнительной проводки.
Корректурный способ заключается в том, что ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над ошибочной записью выполняется верная запись. Исправлению может быть подвергнута как текстовая запись, так и цифровая. Исправление оговаривается, т.е. указывается "исправленному верить", подтверждается подписью лица, выполнившего его, с обязательным указанием даты исправления. Указанный порядок исправительных записей в первичных учетных документах и учетных регистрах установлен п. 5 ст. 9 и п. 3 ст. 10 Федерального закона "О бухгалтерском учете".
3.3. Контроль денежных средств и документов ООО «Фламир М»
При выдаче денег из кассы необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными. На основании инструктивного письма Центрального банка РФ от 16 марта 1995 г. № 14-4/95 «Разъяснения по отдельным вопросам "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" и условий работы с денежной наличностью» штраф взыскивается в одностороннем порядке с юридического лица, совершившего платеж (с покупателя). Расчеты наличными с участием физических лиц (даже если это касается ведения предпринимательской деятельности) проводятся без ограничения суммы платежа (указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У).
Фирма может хранить деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк . Причем согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. N 14-П (далее - Положение N 14-П) лимит кассы необходимо согласовывать с банком ежегодно. Если к концу рабочего дня у компании оказалось денег больше, чем установлено, то "лишние" деньги фирма обязана сдать в банк.
Сверх установленного лимита фирма может хранить только деньги на заработную плату и выплаты социального характера. Однако срок хранения не должен превышать трех дней, включая день, когда деньги были получены в банке (п. 2.6 Положения N 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций, утв. ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40). Фирмы не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Таким образом, если к вам поступила наличная выручка и тем самым лимит кассы оказался превышен, то излишки средств необходимо сдать в банк - даже если на следующий день предстоит выплачивать зарплату.
Согласно Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях - таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23.5, 23.3 КоАП).
Проверку кассовой дисциплины производят банки, а укомплектованность и защищенность помещения кассы - милиция. Протоколы же об административной ответственности составляют только сотрудники милиции и налоговые органы (по сообщениям банков). Правда, налоговики могут счесть, что они тоже вправе производить подобные проверки, но с этим можно поспорить в суде.
Существуют так называемые Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий (Приложение N 3 к Порядку ведения кассовых операций). Согласно этому документу руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег в кассе:
- помещение кассы должно быть изолированным;
- кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);
- касса должна закрываться на две двери: "...внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы";
- необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;
- помещение должно располагать сейфом или металлическим шкафом для хранения денег, "...в обязательном порядке прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами";
- необходимое условие - наличие огнетушителей.
Как видно из этого списка, найти нарушения в порядке хранения денег несложно. Поэтому шансы на то, что посещение фирмы сотрудниками милиции приведет к штрафу, очень высоки.
Многие фирмы считают, что личные деньги можно хранить в сейфе фирмы. Достаточно только заключить договор хранения между фирмой и владельцем наличности, прописать в нем переданную сумму, оговорить срок хранения и брать с поклажедателя (того, кто хранит деньги) оплату. Конечно, с точки зрения Гражданского кодекса так поступить можно, ведь договор хранения - один из видов гражданско-правовых договоров, и стороны свободны в его заключении.
Но нужно учитывать и то, что фирма, которая ведет кассу, должна исполнять Порядок ведения кассовых операций. Пункт 29 Порядка разъясняет, что касса - это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.
В кассе деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Таким образом, кассой считается не просто сейф, а именно помещение, где он расположен. Далее, в п. 30 Центральный банк указывает, что хранить в кассе личные деньги и другие ценности, которые не принадлежат фирме, запрещено.
Помимо лимита кассы, Положением N 14-П оговорено, что фирмы должны еще и согласовывать с банком, на какие конкретные цели фирма собирается тратить наличность из кассы (п. 2.7 Положения). Причем компания должна подать заявление в банк, в котором указать цели расходования. После этого тот составляет предписание о том, на какие нужды фирме можно направлять свою наличность.
Фирмы должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 г. Центральный банк установил новый предел расчетов наличными, который составляет 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У). За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях установлен ряд штрафов (ст. 15.1 КоАП). В этот список входят:
- расчеты наличными деньгами с другими фирмами сверх установленных размеров;
- неоприходование денег в кассу;
- несоблюдение порядка хранения наличности;
- накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.
Как видно из этого перечня, ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент административным законодательством не установлена.
Штраф выписывается на должностное лицо, и его сумма составляет от четырех до пяти тысяч рублей. Как говорится в Кодексе об административных правонарушениях, должностное лицо может быть наказано в случае совершения им "правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей" (ст. 2.4 Кодекса). Причем должностными лицами фирмы в данном случае считаются, помимо директора, также и лица, которые осуществляют "организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции".
|
обратная связь
