Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Порядок ведения кассовых операций регламентирован Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Письмом ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.
Так, Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (далее по тексту - Постановление N 88).
Предприятия, оформляя прием или выдачу денежных средств из кассы, должны обязательно использовать в работе именно формы приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением N 88.
Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации используется счет 50 "Касса".
К счету 50 "Касса" в соответствии с Планом счетов могут быть открыты субсчета:
50-1 "Касса организации",
50-2 "Операционная касса",
50-3 "Денежные документы" и др.
Счет 50 "Касса" - счет активный. Следовательно, увеличение денежных средств в кассе (поступление средств в кассу) отражается по дебету счета, уменьшение (выдача) - по кредиту счета.
Если с простой кассой все понятно, то понятия "операционная касса" и "денежные документы" требуют пояснения.
Операционная касса - это касса, открываемая по необходимости. Операционные кассы могут открываться в товарных конторах (пристанях), на эксплуатационных участках, остановочных пунктах, на речных переправах, на судах, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), на вокзалах, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п.
Под денежными документами понимаются следующие документы: почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1) (далее - по тексту ПКО), подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. Также ПКО подписывает кассир (Приложение 1).
ПКО в отношении наличия подписей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающим нареканий со стороны проверяющих, если содержит две росписи (главного бухгалтера или лица, его заменяющего, и кассира). О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Например, подотчетное лицо сдает неиспользованную подотчетную сумму в кассу предприятия. Как ему доказать впоследствии, что деньги он действительно сдал, а не растратил? Таким подтверждением будет служить оторванная от самого ПКО квитанция. Говоря о ПКО, мы тем самым говорим о поступлении денежных средств. Следовательно, счет 50 "Касса" будет дебетоваться. Счет, корреспондирующий со счетом 50, будет отражаться в соответствующей графе ПКО.
Поступление денежных средств в кассу предприятия будет отражаться по дебету счета 50 "Касса" в следующей корреспонденции счетов (Приложение 2).
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) (далее по тексту - РКО) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. Также ПКО подписывает кассир и, конечно, лицо, получающее денежные суммы (Приложение 3).
РКО в отношении наличия подписей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающим нареканий со стороны проверяющих, если содержит четыре подписи (руководителя, главного бухгалтера или лиц, их заменяющих, кассира и лица, получающего деньги). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Разовые выплаты (выдача под отчет аванса отдельному работнику, оплата поставщику и т.д.) обычно оформляются РКО. Если на предприятии производится массовая выплата (например, заработной платы, стипендий, пособий по социальному страхованию), то выдача может оформляться платежными (расчетно-платежными) ведомостями без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Платежная ведомость (форма N Т-53) утверждена Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 6 апреля 2001 г. N 26. В этом случае на титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.
Выдавая деньги по РКО или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и следит, чтобы получатель поставил дату и расписался. Если вместо РКО составлена платежная ведомость на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится (Приложение 4).
Работникам предприятия кассиру не обязательно производить выдачу денег только по предъявлении паспорта. Своим работникам деньги можно выдать по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Говоря о РКО, мы тем самым говорим о выдаче (расходовании) денежных средств. Следовательно, счет 50 "Касса" будет кредитоваться. Счет, корреспондирующий со счетом 50, будет отражаться в соответствующей графе ПКО.
Поступление денежных средств в кассу предприятия будет отражаться по кредиту счета 50 "Касса" в следующей корреспонденции счетов (табл. 2.1).
Таблица 2.1.
Поступление денежных средств в кассу предприятия
Хозяйственная операция Дебет
Сданы денежные средства на расчетный счет 51 "Расчетные счета"
Сданы денежные средства на валютный счет 52 "Валютные счета"
Сданы денежные средства на специальные счета в
банке 55 "Специальные счета
в банках"
Переданы деньги инкассатору для отправки в банк 57 "Переводы в пути"
Произведена оплата поставщику из кассы предприятия 60 "Расчеты с
поставщиками и
подрядчиками"
Выплачены из кассы покупателю денежные средства.
Такая выплата может быть произведена в случае
возврата покупателю излишне полученной суммы 62 "Расчеты с
покупателями и
заказчиками"
Произведено погашение краткосрочного кредита или
займа 66 "Расчеты по
краткосрочным кредитам
и займам"
Произведено погашение долгосрочного кредита или
займа 67 "Расчеты по
долгосрочным кредитам
и займам"
Выплачена из кассы заработная плата 70 "Расчеты с
персоналом по оплате
труда"
Выданы из кассы под отчет денежные средства 71 "Расчеты с
подотчетными лицами"
Выплачены из кассы предприятия денежные средства
работникам в счет расчетов по прочим операциям 73 "Расчеты с
персоналом по прочим
операциям"
Выплачены денежные средства по расчетам с
учредителями 75 "Расчеты с
учредителями"
Выплачены денежные средства из кассы предприятия
по расчетам с разными дебиторами и кредиторами 76 "Расчеты с разными
дебиторами и
кредиторами"
Выплачены денежные средства по прочим операциям,
не связанным непосредственно с основной
деятельностью. Например, выплачена из кассы
предприятия сумма штрафа за нарушение условий
договора 91 "Прочие доходы и
расходы"
Выявлена недостача денежных средств при
инвентаризации кассы 94 "Недостачи и потери
от порчи ценностей"
И др.
При работе с кассовыми документами необходимо обращать внимание на то, чтобы:
- ПКО и квитанции к ним, а также РКО и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства;
- в наличии должны быть все разрешительные подписи, предусмотренные формой документов. Причем должны быть не любые подписи, а подлинные подписи лиц, имеющих право подписывать такие документы;
- в приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Если в РКО или ПКО указаны прилагаемые документы, то эти документы должны быть в наличии;
- выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается;
- прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления;
- расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается;
- выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, находящиеся в кассе, но не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия;
- сумма прописью должна начинаться с большой буквы и с начала строки, что позволит избежать злоупотреблений кассира. Ведь в ряде случаев достаточно легко, например, "одну тысячу двести рублей" превратить в "Двадцать одну тысячу двести рублей";
- приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения либо выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы наряду с самими ПКО и РКО погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). На многих предприятиях согласно логике на приходных документах ставят штамп "Получено", а на расходных документах штамп "Оплачено". На наш взгляд, это не является фактическим нарушением требований Порядка кассовых операций, хотя формально нарушение есть. Ведь согласно Порядку ведения кассовых операций должен стоять штамп "Оплачено". В результате некоторые проверяющие - приверженцы формализма пишут замечания. Поэтому, не хотите даже небольшой проблемы - ставьте штампик "Оплачено". Хотелось бы вкратце пояснить, собственно, для каких целей необходим этот штампик. Представим такую ситуацию. Работник пишет заявление директору с просьбой оказать ему материальную помощь. Его просьба находит отзыв в душе руководителя, и работник получает, например, 5000 руб. материальной помощи. Кассир подшивает данный документ к кассе, однако штамп "Оплачено" не ставит. Это дает работнику не совсем "моральную" (но мы сейчас говорим о возможностях, а не о морали) возможность, если это заявление вновь окажется в его руках, получить эти 5000 руб. еще раз, подделав даты и выдав этот документ за новое заявление. Наличие штампа "Оплачено" автоматически исключит возможность такой аферы, т.к. будет наглядно видно, что деньги по данному заявлению уже были выплачены.
Но в соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций мало оформить поступление и выдачу денежных средств ПКО и РКО. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. Образец заполнения такого журнала (Приложение 5).
Требование о ведении журнала регистрации ПКО и РКО и заменяющих их документов часто не выполняется в ходе практической деятельности. В то же время ведение такого журнала обеспечивает выполнение мер дополнительного контроля за движением денежных средств. Несомненно, ведение данных журналов вручную приносит дополнительные хлопоты бухгалтеру. Хотя если бухгалтерия ведется в автоматизированной программе компьютерного учета, то рассматриваемые журналы формируются автоматически без дополнительных трудозатрат.
Но и на этом обязанности по ведению кассы не заканчиваются. Кассир должен все поступления и расходование денежных средств учесть в кассовой книге. В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций кассовая книга должна быть на предприятии только одна. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия (Приложение 6).
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. То есть это тот же самый документ, но называемый отчетом кассира. А первые экземпляры листов остаются в кассовой книге и представляют собой собственно кассовую книгу. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Если учет ведется на компьютере, то отчет кассира ничем не будет отличаться от кассовой книги, разве что название будет "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". В последнем за каждый месяц вкладном листе кассовой книги, сформированном на компьютере, должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Получая наличные деньги в оплату за проданный товар, необходимо пробить кассовый чек на ККМ и зафиксировать поступление выручки. Причем согласно Закону о ККТ пробивать кассовый чек необходимо как при расчетах с физическими лицами, индивидуальными предпринимателями, так и при расчетах с организациями. На основании показаний контрольно-кассовой техники организация или предприниматель будут вести учет своих доходов, полученных наличными денежными средствами.
Оплачивая те или иные расходы наличными деньгами, предприниматель получит от продавца товаров, работ, услуг документ, подтверждающий факт оплаты: чек ККМ, корешок к приходному кассовому ордеру, товарный чек и др.
Перечисленные документы и будут являться теми первичными учетными документами, которые необходимы для отражения расходных операций в учете. А выписывать расходный ордер при этом ему совсем не обязательно.
Наделяя полномочиями по учету наличных денежных средств сотрудника, необходимо заключить с ним договор о полной материальной ответственности. Такой договор заключается с работниками, достигшими 18 лет. Если с кассиром заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме. Для учета указанных документов индивидуальный предприниматель или руководитель организации может самостоятельно разработать журнал учета денежных документов.
В кассе организации могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы, например почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные документы.
Чтобы контролировать сохранность наличных денежных средств, целесообразно вести их учет с использованием первичных документов по учету кассовых операций. Никаких ограничений и запретов в этом вопросе для предпринимателя не установлено.
Согласно Постановлению Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 первичными учетными документами по учету кассовых операций являются:
- Приходный кассовый ордер (N КО-1);
- Расходный кассовый ордер (N КО-2);
- Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3);
- Кассовая книга (N КО-4);
- Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (N КО-5).
В Постановлении содержатся указания по заполнению этих документов. При заполнении расходных кассовых ордеров предприниматель должен ставить свою подпись в строке "Подпись руководителя организации". Никакие исправления вносить в кассовые документы нельзя.
К оформлению первичных документов нужно относиться очень внимательно. И особенно это касается документов, подтверждающих движение наличных денежных средств. На это приходится обращать серьезное внимание, чтобы не допустить хищений.
Формы приходных и расходных кассовых ордеров не могут быть произвольными. Вы должны следить за тем, чтобы бланки первичных документов соответствовали утвержденным формам. Документы, оформление которых не соответствует требованиям действующего законодательства, не могут быть приняты к учету!
Утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету движения наличных денежных средств.
Необходимо учитывать, что общий порядок внесения исправлений в первичные документы не распространяется на приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Эти документы считаются недействительными с любыми, даже оговоренными исправлениями.
Приходный кассовый ордер (ПКО) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. ПКО выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";
- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Расходный кассовый ордер (РКО) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
В расходном кассовом ордере:
- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Сумма прописью в РКО должна быть проставлена от руки человеком, получающим денежные средства.
Строка "Документ" обязательно заполняется не только на лиц, не работающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.
На выплату денег по расчетно-платежной ведомости РКО можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подписанная руководителем ведомость.
По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:
а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
б) составить реестр депонированных сумм;
в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:
а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
б) правильность оформления документов;
в) наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда, регистрируются после выдачи по ним денежных средств.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.
Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. К последним также относятся подотчетные суммы, выданные на закупку сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита. Не допускается выдача денежных средств под отчет, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо не отчиталось либо не полностью отчиталось.
В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2008 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 000 руб.
Выдача наличных денег на нужды предприятия производится с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). В соответствии с указанным Порядком выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. А при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
В настоящее время достаточно часто люди пользуются кредитными карточками. Расчеты при помощи пластиковых карт приравниваются к наличным расчетам. Таким образом, если предприятие не выдавало наличных средств подотчетному лицу, но перечислило средства на кредитную карточку сотрудника, такая операция приравнивается к обороту наличных средств. Как следствие, на такие платежи распространяются требования указанного Порядка ведения кассовых операций.
Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, которые определяются руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для отчета используется унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов. Если составляется авансовый отчет по командировке, то к нему также прикладываются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. После проверки авансового отчета, в случае признания расходов обоснованными, руководитель организации ставит на авансовом отчете свою подпись.
При оформлении авансовых отчетов следует обратить внимание на то, чтобы к оправдательным документам, подтверждающим траты, были приложены кассовые чеки. Наличие кассового чека обязательно, так как именно его налоговики считают главным оправдательным документом. Такое мнение налоговые органы высказывали неоднократно, в частности, оно содержится в Письме УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. N 29-12/44158. Чек ККТ может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счетов 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Не допускается выдача денежных средств под отчет, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо не отчиталось либо не полностью отчиталось.
На какой срок может быть выдана сумма подотчетному лицу? Во-первых, на предприятии должен быть оформлен приказ с указанием срока, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по выданным денежным средствам.
Деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не отчитался в положенный срок. У организации эти деньги числятся в составе задолженности за сотрудником. Кроме того, у предприятия всегда есть возможность ее истребовать, например, путем удержания из заработной платы. Дебиторская же задолженность должна числиться на балансе до ее погашения либо до истечения срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ, п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н).
Мобильная связь сегодня используется настолько же, как и стационарная. Удобство мобильной связи неоспоримо. Поэтому все чаще предприятия пользуются услугами мобильной связи в производственных целях. Итак, организация решила приобрести аппараты мобильных телефонов. В таком случае сделку нужно проводить от имени организации. Если мобильный телефон приобретает подотчетное лицо, то ему организация должна выдать доверенность на его покупку и подключение. Согласно Плану счетов суммы, выданные работнику под отчет, учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
В случае представления доверенности продавцом и оператором связи выписываются счета-фактуры и накладная на отпуск телефона и оказанные услуги.
ООО «Академия» через Смирнову М.Н. по доверенности приобрело мобильный телефон в офисе МТС, одновременно с оператором сотовой связи был заключен договор на подключение к телефонной сети. На эту покупку из кассы было выдано под отчет 9200 руб. Телефонный аппарат был приобретен за 8000 руб. (в том числе НДС - 1220,34 руб.). Авансовый платеж по договору на оказание услуг связи составил 1200 руб. (в том числе НДС - 183,05 руб.).
В бухгалтерском учете ООО «Академия» будут оформлены следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50
- 9200 руб. - выданы денежные средства под отчет;
Дебет 08, субсчет "Приобретение отдельных объектов основных средств", Кредит 60
- 6779,66 руб. (8000 руб. - 1220,34 руб.) - учтены расходы на приобретение аппарата;
Дебет 19 Кредит 60
- 1220,34 руб. - отражен "входящий" НДС;
Дебет 60 Кредит 71
- 9200 руб. - произведена оплата за телефон, а также внесен аванс оператору связи;
Дебет 01 Кредит 08, субсчет "Приобретение отдельных объектов основных средств",
- 6779,66 руб. - принят в эксплуатацию мобильный телефон;
Дебет 68 Кредит 19
- 1220,34 руб. - принят к вычету НДС по приобретенному телефону;
Дебет 26 Кредит 01
- 6779,66 руб. - списана стоимость аппарата на расходы в момент ввода в эксплуатацию, так как стоимость основного средства меньше 10 000 руб.
В процессе инвентаризации кассы в ООО «Академия» инвентаризационная комиссия пересчитывает деньги в кассе и сверяет полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия должна проверить сохранность денежных документов: ценных бумаг, почтовых марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и т.д.
Ценные бумаги и бланки строгой отчетности проверяются по видам бланков (например, акции: привилегированные и обыкновенные, именные и на предъявителя) и с учетом их начальных и конечных номеров.
Для акта инвентаризации предусмотрен типовой бланк по форме N ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств". В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе ООО «Академия» в момент проведения ревизии.
Главный бухгалтер фирмы указывает в акте стоимость ценностей в кассе по данным бухгалтерского учета. Здесь же указывают номера последнего на дату ревизии приходного и расходного кассовых ордеров. Оборотная сторона акта будет заполняться, если во время ревизии комиссия обнаружит недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).
В результате инвентаризации была выявлена недостача, в связи с чем руководитель ООО «Академия» может принять следующее решение:
- во-первых, удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
- во-вторых, списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира). Решение руководителя фиксируется на оборотной стороне акта.
Кассир ООО «Академия» хранил в кассе свои личные сбережения. Излишек денег является нарушением Порядка ведения кассовых операций. Такие излишки, выявленные при инвентаризации, должны быть изъяты комиссией и оприходованы.
По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15).
В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:
- по инициативе руководителя организации;
- по требованию налоговой инспекции.
Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).
Результаты ревизии отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма N КМ-9) (Приложение 7).
На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях такие проводки:
Дебет 50 Кредит 91-1
- оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);
Дебет 94 Кредит 50
- отражена недостача наличных денег в кассе организации;
Дебет 73 Кредит 94
- сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.
В соответствии со ст. 238 Трудового кодекса РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Под прямым действительным ущербом понимается, в частности, реальное уменьшение наличного имущества работодателя. За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ), за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами, когда на работника может возлагаться материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба (ст. 242 Трудового кодекса РФ). Случаи полной материальной ответственности предусмотрены ст. 243 Трудового кодекса РФ.
Сумма недостач денежных средств, взыскиваемая с виновного работника, отражается по кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба".
Обязанность банков осуществлять контроль за соблюдением кассовой дисциплины установлена актами Банка России, в частности Положением ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (п. 2.14) и Письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. N 18 "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".
В соответствии с п. 2.14 указанного выше Положения учреждения банков в целях максимального привлечения наличных денег в свои кассы за счет своевременного и полного сбора денежной выручки от предприятий не реже одного раза в два года проверяют соблюдение определенного Банком России Порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью. Материалы проверок оформляются справкой по форме 0408026. Справки направляются в налоговые органы для принятия мер ответственности.
Статья 15.2 "Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций" КоАП РФ предусматривает ответственность должностных лиц учреждений банка за невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций.
Сохранение соответствующих контрольных функций за кредитными организациями представляется в настоящее время нецелесообразным по следующим основаниям.
Отсутствие заинтересованности банков в проведении таких проверок очевидно. Отношения банков со своими клиентами являются сферой гражданско-правового регулирования, вмешательство в которую противоречит интересам как клиентов, так и самих банков. Наделение банков большим объемом контрольных полномочий по отношению к своим клиентам является одним из факторов, снижающих спрос на банковские услуги, и приводит к завышению стоимости банковских услуг. |
обратная связь
