Оперативное финансовое планирование заключается в разработке платежного календаря, а также бюджета движения денежных средств (табл.3), детализирующего на определенный период текущий финансовый план.
Одним из методов оперативного управления финансами является формирование и составления платежного календаря. Платежный календарь - таблица, в которую заносят все поступления денег в организацию: выручку от продаж, кредиты, займы и др . Календарь должен содержать и записи о платежах фирмы. Например, о расчетах с поставщиками, погашении процентов, кредитов и выдаче заработной платы. Главное предназначение этого документа - помогать финансовому специалисту контролировать кредитоспособность и платежеспособность организации.
В календаре сумма доходов, которые компания планирует получить, должна быть не меньше ожидаемых расходов. Если поступления превысят платежи, документ покажет остаток денег на счете. Это будет означать, что компания платежеспособна. В противном случае вовремя рассчитаться по долгам она не сможет.
Чтобы сформировать платежный календарь, финансовому работнику понадобится следующая информация:
- отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации. В нем должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров, контрагентов и ответственных лиц;
- графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;
- графики периодических выплат - налогов, заработной платы и т.п.;
- данные о текущих остатках на счетах.
В первую очередь имеет смысл занести в календарь регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов и пени.
С остальными суммами разумно поступить так. Можно разработать форму заявки на платеж, которую будут подписывать, например, руководители подразделений организации. Эти документы должны поступать в финансовую службу. Задача ее работников - убедиться, что фирма не заплатит больше денег, чем может себе позволить. В противном случае баланс доходов и расходов будет нарушен. Если все в порядке, финотдел может включить заявку в проект платежного календаря. Если нет - ее нужно передать финансовому директору. И уже он решает, будет ли фирма проводить данный платеж.
Поэтому необходимость перечисления денег по "сверхлимитным" или незапланированным заявкам должна быть документально обоснована.
Календарь обычно формируют на определенный период - месяц, декаду, неделю. Чтобы его составить, необходимо все доходы и расходы компании разделить на группы по видам денежных средств (наличные, на расчетном счете, векселя, облигации и т.д.). Затем надо упорядочить платежи и поступления в зависимости от их сроков.
Далее работники финансовой службы должны определить, какими суммами (по видам денежных средств) компания будет располагать на начало планового периода. Для этого текущие остатки корректируют на суммы, которые должны поступить на фирму. После этого рассчитывают остаток для каждого дня планового периода. Формула расчета выглядит так:
Остаток на дату = Остаток предыдущего дня + Сумма поступлений за день - Сумма платежей за день. (3)
Для того чтобы оперативно контролировать расходы компании, финансовому работнику необходимо ежедневно уточнять перечень и суммы планируемых на очередную дату платежей. При этом он не должен забывать учитывать остатки денежных средств на предыдущий день.
Если на фирме недостаточно денег для оплаты всех счетов, часть запланированных платежей можно перенести на другие дни. В соответствии с этими изменениями пересчитывают и платежный календарь. Финансовая служба должна уточнить остатки на текущий день, а также отметить проведенные платежи и поступления. Затем неисполненные обязательства переносят на будущие даты.
Далее нужно пересчитать остатки денег на следующие дни планового периода. Для этого к остатку текущего дня прибавляют ожидаемые поступления и отнимают скорректированные платежи. Расчет проводят для каждого дня планового периода.
Сформированный таким образом новый вариант платежного календаря, как и первоначальный, может оказаться несбалансированным - в нем могут появиться дни с отрицательными остатками. В этом случае календарь также необходимо "оптимизировать" по описанной выше схеме.
Платежный календарь служит средством «ранней диагностики» финансового состояния предприятия, помогает поддерживать платежеспособность предприятия, вовремя привлекать краткосрочные заемные средства для покрытия разрыва во времени поступлений и перечислений средств. В процессе составления платежного календаря формируется информационная база о движении денежных средств предприятия, проводится анализ неплатежей, осуществляется расчет потребности в краткосрочном кредите или размера и сроков временно свободных денежных средств предприятия.
Платежный календарь составляется на месяц с подекадной разбивкой. Реже встречается разбивка на пятидневки и 15 дней. Финансовое планирование на столь короткие периоды времени является процессом непрерывным и требует постоянного контроля за состоянием запасов и дебиторской задолженности, за ходом производства и реализации.
В рамках оперативного финансового планирования помимо платежного календаря составляется кассовый план предприятия.
Кассовый план предприятия отражает поступления и выплаты наличных денежных средств через кассу. Своевременная обеспеченность наличными денежными средствами также является немаловажным фактором в финансовой деятельности предприятия.
Кассовый план разрабатывается на один квартал и отражает предполагаемые выплаты по фонду заработной платы, фонду потребления и прочие выплаты и поступления наличных денег.
Задачи текущего и оперативного финансового планирования на предприятии призвана также выполнять система внутрифирменного бюджетирования, рассматриваемая далее.
В зависимости от способа расчетов оперативный учет можно организовать по-разному. Несколько методов его ведения описаны в таблице 3.
Таблица 3. Методы ведения оперативного учета
Средство оплаты Как вести оперативный учет
Деньги на расчетных
счетах Финансовая служба обрабатывает выписки
банка и передает их в бухгалтерию
Наличные в кассе
бухгалтерии Финансовая служба получает справки
о движении денег по кассе из бухгалтерии
с установленной периодичностью
Векселя и облигации Если векселя и облигации фирмы хранятся
в финансовом отделе, его специалисты
и занимаются их оперативным учетом. Если
ценные бумаги находятся в бухгалтерии,
финансисты должны периодически получать
справку об их наличии и движении
Взаимозачеты Финансовая служба передает в бухгалтерию
распоряжение о подготовке актов сверки
взаимных расчетов
Полученные данные о движении денег сотрудники финотдела обрабатывают при помощи таких способов:
- корректируют текущие остатки;
- вносят изменения в план расходов;
- фактические платежи распределяют по плановым, которые затем отмечают как осуществленные;
- разносят платежи и поступления по конкретным договорам, суммам налогов в бюджет, социальные фонды и т.д. При этом состояние взаиморасчетов с контрагентами корректируют на уже уплаченные суммы.
Таким образом, в отличие от других разновидностей финансовых планов, не существует раз и навсегда утвержденного варианта платежного календаря. Это постоянно корректируемый прогноз поступлений и расходов на каждый день планового периода. Организации он помогает поддерживать ликвидность, а финансовым работникам - эффективно контролировать денежные потоки фирмы.
Принципы планирования определяют характер и содержание плановой деятельности на предприятии.
1. Принцип единства предполагает, что планирование должно иметь системный характер. Понятие «система» означает:
• взаимосвязь между ними;
• наличие единого направления развития подразделений, нацеленного на основные задачи предприятия.
Единое направление плановой деятельности, общность целей всех подразделений становятся возможными в рамках вертикального единства фирмы.
• существование совокупности элементов (подразделений);
2. Координация планов отдельных подразделений выражается в том, что:
• нельзя эффективно планировать деятельность одних подразделений вне связи с другими;
• всякие изменения в планах одних структурных единиц должны быть отражены в планах других. Следовательно, взаимосвязь и одновременность — ключевые черты координации планирования на предприятии.
3. Принцип участия означает, что каждый специалист (менеджер) компании становится участником плановой деятельности независимо от занимаемой должности и выполняемой им функции.
4. Принцип непрерывности заключается в том, что:
• процесс планирования осуществляют систематически в рамках установленного цикла;
• разработанные планы непрерывно сменяют друг друга (план закупок — план производства — план по маркетингу — план движения денежных средств).
В то же время неопределенность внешней среды и наличие непредусмотренных изменений внутренней обстановки требуют корректировки и уточнения планов корпорации.
5. Принцип гибкости тесно связан с предыдущим и заключается в придании планам и процессу планирования в целом особенности изменять свою направленность в связи с наступлением непредвиденных обстоятельств. Поэтому планы должны содержать так называемые «резервы безопасности» (производственных мощностей, ресурсов и т. д.).
6. Принцип точности предполагает, что внутрифирменные планы должны быть детализированы и конкретизированы в той степе ни, в какой позволяют внутренние и внешние условия деятельности компании. |
обратная связь
