Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования) каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.
В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.
На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недоб-росовестного отношения к своим обязанностям.
Договор о материальной ответственности с кассиром заключается в соответствии со ст. 244 ТК РФ и постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности».
Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста, занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке .
Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклада.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.
Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций должны быть заперты с внутренней стороны.
Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель (директор) предприятия.
Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.
В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.
Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности и сферы деятельности. Сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня, превышающая лимит остатка, подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет организации. Предприятия, не имеющие лимита остатка, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.
Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия. Лимит определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей .
Рассмотрим пример по расчету лимита остатка наличных денег в кассе на основе материалов ЗАО «Гидроинжстрой».
Наличная денежная выручка ЗАО «Гидроинжстрой» за 3 месяца составила 1200,0 тыс. руб., количество рабочих дней составило 22 + 20 + 18. Режим работы — с 9 до 18 ч. Наличными деньгами за эти три месяца выплачено 450 тыс. руб. (кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера). Среднедневная выручка составила
1 200 000 : (22 + 20 + 18) - 20 000 руб. Среднечасовая выручка составила
20 000 : 8 - 2500 руб. Среднедневной расход составил
450 000 : (22 + 20 + 18) - 7500 руб. Таким образом, лимит остатка наличных денег в кассе, испрашиваемый организацией, будет составлять 7500 руб.
Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать непосредственно в дневные или вечерние кассы банков, а также инкассаторам.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».
Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.
В том случае, когда предприятие имеет несколько счетов в разных банках, лимит остатка кассы устанавливает один из банков, а в другие банки достаточно представить копию такого решения.
Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец рабочего дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой, имеющим лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.
Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением БР от 9 октября 2002 г. № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ».
Заключив договор, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.
Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки, организация представляет в подразделение инкассации. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр — в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. Количество сумок, выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.
Таблица 2.1.
Унифицированные формы по учету кассовых операций
Номер унифицированной формы Наименование формы Порядок применения
КО-1 Приходный кассовый ордер Для оформления поступления наличных денег в кассу организации
КО-2 Расходный кассовый ордер Для оформления выдачи наличных денег из кассы организации
КО-3 Журнал регистрации при-ходных и расходных кассо-вых документов Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов
КО-4 Кассовая книга Для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе
КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям
Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:
проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;
оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;
получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;
регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами .
Документы заполняются в одном экземпляре четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Кассовые операции - операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ.
Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях - бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.
Наличные деньги и денежные документы хранятся в кассе - специально оборудованном помещении организации или сейфе.
Работая с наличными деньгами необходимо соблюдать следующие правила:
1. Соблюдение лимита остатка кассы. Ежегодно организация обязана предоставлять на утверждение в банк, осуществляющий ее кассовое обслуживание, Расчет сумм лимита (предельно допустимой суммы наличности в кассе на конец дня). Когда лимит не установлен, он признается равным нулю. Ежедневно в случае превышения лимита на конец дня излишек должен быть сдан в банк (кроме 3х рабочих дней для выплаты зарплаты, когда допускается хранение неограниченного количества денег).
2. Использование наличной выручки. Расходование наличной выручки согласовывается с банком и ограничено конкретным перечнем расходов на выплату зарплаты, пособий, премий, закупку с/х продукции, скупку тары и вещей у населения, командировочные расходы, хозяйственные нужды. Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.
3. Соблюдение предельного размера расчетов наличными между юридическими лицами. Согласно указанию ЦБ РФ "Об установлении предельного размера расчетов между юридическими лицами" данный предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т.е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. К расчетам с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями данное ограничение не применяется.
4. Применение контрольно-кассовой техники. При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Гос. Реестр.
Нарушение правил работы с наличными деньгами влечет административную ответственность должностных лиц организации в размере от 4000 до 5000 рублей и организации как юридического лица - 40000 - 50000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).
Наличные деньги поступают в кассу организации:
• с банковских счетов организации
• от покупателей (выручка от продаж)
• от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм)
• в оплату за денежные документы
• от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба)
• от учредителей (внесение уставного капитала) и т.д.
Операции по поступлению денежных средств в кассу оформляются унифицированным первичным документом - Приходным кассовым ордером (форма КО-1) (приложение 5). Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) необходимо заверить печатью и выдать лицу, внесшему деньги в кассу.
Деньги, которые поступают в кассу как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.
Таблица 2.2.
Заполнение приходного кассового ордера.
Строка Содержание
Номер документа Номер по порядку
Дата составления Дата получения денег
Дебет Счет 50
Код структурного подразделения Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам
Корреспондирующий счет Счет в кредит которого относится поступившая сумма
Код аналитического учета Код по системе аналитического учета
Сумма Сумма поступивших денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения Заполняется, если в кассу поступили деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций)
Принято от ФИО физического или наименование юридического лица, вносящего деньги
Основание Содержание операции по поступлению денег (например: "поступила выручка от продаж", "поступили деньги из банка" и т.д.)
Сумма Сумма поступивших денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается
В том числе Ставка и сумма (цифрами) налога НДС (если операция не облагается НДС - "без налога НДС")
Приложение Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому поступили деньги (договор, корешок банка, счет-фактура и т.д.)
Выписанный приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).
Таблица 2.3.
Корреспонденция счетов по приходу денежных средств.
№ Содержание операции Дебет Кредит
1. Поступила выручка от реализации за наличный расчет 50 91-1
2. Поступили деньги с расчетного счета 50 51
3. Поступили деньги от покупателей 50 62
4. Возвращен остаток подотчетных сумм 50 71
5. Поступления от сотрудников организации 50 73
6. Поступления от учредителей 50 75
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.
К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:
1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.
Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.
Операции по выдаче денежных средств из кассы оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2) (приложение 6). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).
Таблица 2.4.
Заполнение расходного кассового ордера.
Строка Содержание
Номер документа Номер по порядку
Дата составления Дата выдачи денег
Код структурного подразделения Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам
Корреспондирующий счет Счет в дебет которого относится выдаваемая сумма
Код аналитического учета Код по системе аналитического учета
Кредит Счет 50
Сумма Сумма выдаваемых денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения Заполняется, если выдаются деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций)
Выдать ФИО физического или наименование юридического лица, получающего деньги
Основание Содержание операции по выдаче денег (например: "выдано в подотчет", "сдана выручка в банк" и т.д.)
Сумма Сумма выданных денег - прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается
Приложение Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому выдаются деньги (заявление сотрудника, квитанция банка, платежная ведомость и т.д.)
Получил Получатель денег прописью пишет полученную сумму, пустое место прочеркивается
По Реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя денег
Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).
Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:
1. выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)
2. выдача денег под отчет сотрудникам организации
3. сдача наличных денег в банк
4. выплаты поставщикам
5. выплаты учредителям
Таблица 2.5.
Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы.
№ Содержание операции Дебет Кредит
1. Выплачена зарплата из кассы 70 50
2. Выдано под отчет на хозяйственный расходы 71 50
3. Выданы дивиденды учредителям 75 50
4. Переданы деньги инкассатору 57 50
5. Оплачена задолженность поставщикам 60 50
Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств.
В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (гл.бухгалтер) должен вести Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.
Движение наличных денег учитывается в Кассовой книге (форма КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.
Кассовую книгу ведет кассир. Каждый лист кассовой книги состоит из 2х одинаковых частей, одна из которых заполняется как первый экземпляр, а другая - через копировальную бумагу - как второй. Второй экземпляр отрезается и служит отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером.
В случае, если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями.
Таблица 2.6.
Заполнение кассовой книги
Графа Содержание
Номер документа Порядковый номер приходного или расходного кассового ордера
От кого получено или кому выдано ФИО физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции
Номер корреспондирующего счета, субсчета Номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 "Касса" отражается движение денег
Приход Сумма, полученная по приходному ордеру
Расход Сумма, выданная по расходному ордеру
Итого за день Общие суммы по приходным и расходным ордерам
Остаток на конец дня Определяется по формуле: Остаток на начало дня + Приход за день - Расход за день
Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.
К денежным документам НЕ относятся:
• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)
• ценные бумаги (учитываются на счете 58)
• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)
• выкупленные у акционеров акции (счет 81)
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.
Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).
В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.
Рассмотрим корреспонденцию на следующем примере: Организация приобрела путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей).
№ Содержание операции Дебет Кредит
1. Оприходована путевка от поставщика - 10 000 руб; 50-3 76-1
2. Оплачено поставщику за путевку - 10 000 руб. 76-1 51
3. Путевка реализуется сотруднику - 10 000 руб.; 76-4 50-3
4. Сотрудник оплатил в кассу льготную стоимость путевки - 3 000 руб. 50 76-4
5. Часть стоимости путевки компенсирована за счет средств ФСС - 7 000 руб.или
Часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли - 7 000 руб. 69-1
84 76-4
76-4
6. С работника удержан НДФЛ с суммы компенсации за путевку - 910 руб. (7000*13%) 70 68-4 |
обратная связь
